Guide pratique : 10 conseils pour bien gérer vos notes de frais et gagner en productivité

Notes de frais

5 outils pour dématérialiser vos processus comptables

Temps de lecture : 3 minutes

Les processus comptables sont encore largement manuels : saisie des écritures, gestion des notes de frais, reporting, recouvrement, mise en paiement… Il existe pourtant de nombreux acteurs sur le marché proposant des solutions pour dématérialiser et automatiser quelques unes de ces tâches les plus pénibles. Nous en avons identifiées 5 pour faciliter une partie de votre quotidien.

Sommaire de l'article

Cleemy Achats pour dématérialiser ses factures

Cleemy Achats orchestre les engagements de dépenses des salariés et permet de régler et comptabiliser les factures fournisseurs. Le logiciel distingue les pièces comptables (facture, avoir ou bon de commande) et les rapproche automatiquement de la demande d’achat. Doté de la technologie OCR (reconnaissance optique de caractère) Cleemy Achats extrait les différents montants devant être comptabilisés (TVA, HT, TTC…) et remplit les champs comptables concernés. Pour chaque achat, les collaborateurs doivent réaliser une demande d’engagement de dépenses et justifier les écarts s’il y en a. Ce procédé permet un contrôle prévisionnel fiable des futures dépenses. Pour les achats en ligne et abonnements, les collaborateurs peuvent également régler avec une carte virtuelle plafonnée et à usage unique.

Cleemy Notes de frais pour automatiser la gestion des notes de frais

Cleemy Notes de frais est un logiciel SaaS doublé d’une application mobile conçu pour gérer tous types de frais (kilométriques, hôtel, repas, transport etc.). De la saisie de la dépense au remboursement, Cleemy automatise l’ensemble du processus de gestion des notes de frais.

Une photo de son justificatif suffit pour que l’OCR fasse le travail de complétion. Nature, date, montants (HT, TVA, TTC) sont extraits par l’application qui crée automatiquement la dépense. Il ne reste plus qu’à la compléter avec des invités et à l’imputer sur une mission, un projet ou un client. Cleemy Notes de frais propose aussi l’archivage à valeur probante permettant de jeter les justificatifs. Enfin, il est possible de synchroniser le logiciel avec des cartes de société ou des cartes de paiement comme Anytime

Sage, Ciel, Navision, SAP, Quadratus, Cleemy Notes de frais sait communiquer avec tous les ERP et logiciels de comptabilité du marché. Les charges sont ventilées dans le compte correspondant, y compris la TVA récupérable.

→ Cleemy Notes de frais propose une grille tarifaire dégressive en fonction du nombre d’utilisateurs.

Testez Cleemy, solution de gestion des notes de frais

Anytime, la néo-banque pour mieux gérer les finances de son entreprise

Anytime met à disposition des cartes de paiement MasterCard qu’il est possible de coupler à un outil de gestion des notes de frais comme Cleemy Notes de frais. Ces cartes évitent aux collaborateurs d’avancer leurs frais et permettent à l’entreprise de contrôler les dépenses professionnelles. 

Anytime propose aux entreprises un compte professionnel complet permettant de gérer en temps réel tous les mouvements financiers, qu’il s’agisse du règlement ou du paiement d’une facture mais aussi les frais professionnels des salariés. Les justificatifs sont dématérialisés et automatiquement associés à chaque transaction du compte.

→ La gamme tarifaire d’Anytime s’adapte à la taille de l’entreprise. Le tarif concernant l’intégration avec Cleemy Notes de frais est de 2 euros par mois et par carte. 

Inside Reporting pour piloter la performance de son activité

Editée par Infineo, Inside Reporting est une solution de Business Intelligence qui facilite la génération de reporting en automatisant toute la chaîne de production, de la collecte des données au partage des états en passant par l’analyse et la consolidation. 

Comptabilité, RH, service achat, direction commerciale, il suffit de sélectionner les données à analyser (comptabilité, trésorerie, ventes, paie, etc.) pour que l’outil génère automatiquement le rapport attendu. 

Inside Reporting centralise les rapports de tous les départements au même endroit pour faciliter le pilotage de l’activité et la prise de décision.

→ Les tarifs sont disponibles sur demande.

Clearnox pour réduire les délais de règlement

Le recouvrement et le suivi des encaissements sont des tâches à la fois pénibles et chronophages, et qui peuvent en plus crisper la relation client. Le service en ligne Clearnox sécurise le niveau de trésorerie de l’entreprise et optimise les encours clients en automatisant les procédures de relances. Le tableau de bord de l’application permet de suivre les encaissements perçus et à venir, et propose des modèles d’emails personnalisables en fonction des profils clients. 

→ L’application est gratuite pendant 14 jours, ensuite la tarification démarre à 149 euros par mois et par utilisateur.

Articles similaires
Notes de frais
Utiliser un modèle de frais kilométriques tout fait : bonne ou mauvaise idée ?
Notes de frais
Modèle de note de frais : peut-on faire confiance aux modèles gratuits ?
Notes de frais
Le barème de remboursement des frais kilométriques en 2022
Notes de frais
Tout savoir sur les frais professionnels