Les justificatifs de notes de frais sont indispensables lors des contrôles de l’Urssaf et de l’administration fiscale. Ces deux organismes utilisent ces documents pour vérifier respectivement :
- l’Urssaf : que les remboursements de frais sont bien exonérés de cotisations sociales ;
- l’administration fiscale : la déductibilité des charges et la récupération de la TVA.
L'article en 1 minute
- Les justificatifs de notes de frais sont indispensables pour les contrôles de l’Urssaf et de l’administration fiscale.
- La dématérialisation est admise si la numérisation garantit la fiabilité, l’intégrité et un archivage sécurisé des documents.
- Les exigences applicables côté fiscal et côté social ont été harmonisées en 2019.
- Depuis cette harmonisation, un justificatif numérisé selon les règles fiscales peut également être admis sur le plan social.
- L’enjeu pour l’entreprise est de sécuriser son processus de numérisation pour limiter les risques en cas de contrôle.
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Quelles sont les règles à respecter pour dématérialiser ses notes de frais ?
L’enjeu de la dématérialisation des notes de frais est donc de satisfaire aux exigences de ces deux administrations, en d’autres termes de prouver que le justificatif a été numérisé dans des conditions garantissant sa fiabilité par rapport à l’original.
Deux textes décrivent les règles à respecter :
- l’article A102 B-2 du Livre des Procédures fiscales entré en vigueur le 31 mars 2017 concernant les pré-requis du Fisc ;
- L’arrêté du 23 mai 2019, pris en application de l’article L. 243-16 du code de la sécurité sociale, a harmonisé les exigences de l’Urssaf avec celles de l’administration fiscale en matière de dématérialisation des justificatifs.
Ces textes précisent que pour qu’un justificatif numérique soit valable, il doit être numérisé dans des conditions qui garantissent :
- la fiabilité et la valeur probante du document ;
- un archivage sécurisé ;
- une garantie d’intégrité apportée par une signature électronique ou une empreinte numérique.
Tableau des notions clés
Notion clé | Ce qu’il faut retenir |
|---|---|
Justificatif de note de frais | Document utilisé comme preuve lors d’un contrôle |
Urssaf | Vérifie l’exonération de cotisations sociales |
Administration fiscale | Vérifie la déductibilité des charges et la récupération de TVA |
Fiabilité | Le document numérisé doit être fidèle à l’original |
Intégrité | Le justificatif ne doit pas pouvoir être altéré sans trace |
Archivage sécurisé | Le document doit être conservé dans des conditions sûres |
Harmonisation 2019 | Les exigences sociales ont été alignées sur les exigences fiscales |
Jusqu'au 23 mai 2019 : le rôle clé du rescrit social
Avant l’harmonisation de 2019, les entreprises pouvaient recourir au rescrit social pour sécuriser leur pratique lorsque les exigences fiscales apparaissaient plus strictes que celles appliquées par l’Urssaf.
Ce fut le cas d’un client de notre solution de gestion des notes de frais, qui s’était rapproché du service des affaires juridiques de l’Urssaf d’Île-de-France. La réponse reçue s’appuyait sur une analyse des deux textes précédemment mentionnés et contenait un paragraphe-clé : « ainsi, votre société a la possibilité d’appliquer les modalités de numérisation prévues par ce texte fiscal et de ne pas conserver les originaux papiers justifiant du montant de frais engagés par les salariés dans l’exercice de leurs fonctions ou les notes de frais papier dès lors que le procédé électronique de numérisation respecte les conditions rappelées ci-après et issues de l’arrêté fiscal précité. »
Cette réponse était opposable à l’administration lors d’un contrôle jusqu’à l’entrée en vigueur de l’arrêté du 23 mai 2019,
Depuis l’harmonisation des règles fiscales et sociales, une dématérialisation conforme aux exigences fiscales est également recevable sur le plan social, sous réserve du respect effectif des conditions de numérisation et d’archivage.
Le service de dématérialisation des notes de frais proposé dans Lucca Notes de frais est conçu pour répondre aux exigences réglementaires applicables sur les volets fiscal et social, afin de réduire les risques de non-conformité en cas de contrôle.
Avec Lucca Notes de frais, vous reprenez le contrôle sur vos dépenses professionnelles :
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Les questions fréquentes sur la dématérialisation des notes de frais
La dématérialisation des notes de frais est-elle autorisée ?
Oui, à condition que les justificatifs soient numérisés dans des conditions garantissant leur fiabilité, leur intégrité et leur conservation sécurisée.
Pourquoi les justificatifs de notes de frais sont-ils si importants ?
Ils servent de preuve lors des contrôles de l’Urssaf et de l’administration fiscale pour vérifier le traitement social et fiscal des dépenses remboursées.
Peut-on supprimer les justificatifs papier après numérisation ?
Oui, si le procédé de dématérialisation respecte les conditions réglementaires applicables et permet de garantir la valeur probante du document numérisé.
Que faut-il retenir de l’évolution réglementaire de 2019 ?
L’année 2019 marque l’harmonisation des exigences de l’Urssaf avec celles de l’administration fiscale en matière de dématérialisation des justificatifs.