La démocratisation du télétravail a poussé les employeurs à revoir leurs méthodes de contrôle sur l’activité des salariés. Afin de s’assurer que les équipes travaillent, même à distance, de nombreux outils numériques sont ainsi venus s’intégrer dans l’organisation des équipes. Gestion du suivi des temps, agenda partagé… L’activité de 45 % des télétravailleurs français est aujourd’hui contrôlée via une de ces technologies. Cependant, la question de la légalité des pratiques de contrôle en est encore à ses balbutiements. En cause, de nombreuses zones d’ombres et des vides juridiques qui ne sont pas encore comblés.
Petit tour de table des pratiques autorisées et quelques conseils pour que contrôle à distance ne rime pas avec surveillance.
La démocratisation du télétravail a poussé les employeurs à revoir leurs méthodes de contrôle sur l’activité des salariés. Afin de s’assurer que les équipes travaillent, même à distance, de nombreux outils numériques sont ainsi venus s’intégrer dans l’organisation des équipes. Gestion du suivi des temps, agenda partagé… L’activité de 45 % des télétravailleurs français est aujourd’hui contrôlée via une de ces technologies. Cependant, la question de la légalité des pratiques de contrôle en est encore à ses balbutiements. En cause, de nombreuses zones d’ombres et des vides juridiques qui ne sont pas encore comblés.
Petit tour de table des pratiques autorisées et quelques conseils pour que contrôle à distance ne rime pas avec surveillance.
Sommaire de l'article
Télétravail et contrôle de l’employeur : un procédé réglementé
Une surveillance de l'activité des salariés autorisée mais très encadrée
Le télétravail reste avant tout une modalité d’organisation de travail. À ce titre, l’employeur a le droit de surveiller l’activité des salariés à distance de la même manière que sur site. Cependant, tout droit implique des limites. Quelles que soient les conditions de la mise en place du télétravail au sein de votre entreprise, il y a des règles à respecter.
D’après l’article L. 1121-1 du Code du travail, l’employeur doit toujours justifier que la mise en œuvre du dispositif :
- est proportionnée à l’objectif poursuivi
- ne porte pas atteinte au respect des droits et libertés des salariés (notamment de la vie privée)
- fait office d’une information préalable auprès des personnes concernées
Afin de prévenir tout risque d’abus, la CNIL précise également que, sauf cas exceptionnels et strictement encadrés, l’employeur ne peut pas utiliser des outils de surveillance de façon permanente (vidéosurveillance, géolocalisation…).
De la même manière, il est formellement interdit d’avoir recours à des stratagèmes visant à piéger un salarié. Il est par exemple totalement prohibé d’utiliser des keyloggers (dispositif d’espionnage informatique qui enregistre les suites de touches tapées sur un clavier), ou de filmer les collaborateurs sur le lieu de travail à leur insu. Alors pour être sûr d’utiliser des dispositifs de contrôle légaux, il faut passer par quelques étapes avant de les mettre en place.
3 conditions préalables à la mise en place d’un dispositif de contrôle
1. La consultation du CSE
Les articles L2312-37 et L2312-38 du Code du travail prévoient une obligation d’information et de consultation du CSE dans le cas de dispositifs de contrôle mis en place par l’employeur. Celle-ci s’applique lorsque l’entreprise souhaite :
- implémenter une solution de traitement automatisé de gestion du personnel (suivi des temps et des activités, plannings et demandes de congés…) et de toute modification de celle-ci
- mettre en œuvre des moyens de contrôle de l’activité des salariés (système auto-déclaratif, badgeuse…)
- introduire des outils informatiques susceptibles de modifier les conditions de santé, de sécurité ou de travail des salariés
À compter de la date où le CSE a été informé d’une telle démarche, il dispose d’un délai d’un mois pour rendre son avis, à défaut d’accord collectif. En cas d’absence de réponse après écoulement de ce délai, le CSE est considéré comme avoir été consulté et avoir refusé la demande. Si l’employeur ne répond pas à cette obligation de consultation, il commet un délit d’entrave et peut être condamné à 7500€ d’amende.
2. L’information des salariés
Conformément à l’article 1171 du Code civil et au respect de la RGPD, l’employeur est tenu à une obligation de loyauté et de transparence envers le salarié. Avant de mettre en place des dispositifs de contrôle de leur activité, il doit donc informer l’ensemble de ses collaborateurs. Par exemple, sont concernés :
- le contrôle de son temps de travail
- le suivi de ses objectifs (obligations de reporting, etc.)
- l’accès restreint à certains usages des outils informatiques (art. L.1222-10 du Code du travail)
En cas de manquement à cette obligation, aucune preuve obtenue par le dispositif utilisé ne justifiera d’une sanction envers le salarié.
Le conseil Lucca : éditez une charte de sécurité dans le cadre du télétravail et communiquez ce document à vos collaborateurs. En plus d’être un gage de sécurité juridique, c’est un facteur de confiance à l’égard des salariés..
3. La déclaration des dispositifs utilisés auprès de la CNIL
D’après la loi « informatique et libertés » de 1978, l’installation de tout système permettant d’identifier et de surveiller à distance l’activité des télétravailleurs doit faire l’objet d’une déclaration préalable auprès de la CNIL. Si les formalités déclaratives ne sont pas remplies, le dispositif de contrôle est considéré comme illicite. L’employeur risque alors une amende et une sanction pouvant aller jusqu’à la peine d’emprisonnement.
Télétravail et contrôle de l’employeur : les pratiques autorisées
Le contrôle des documents de travail
En tant que propriétaire du matériel informatique utilisé dans son entreprise, l’employeur jouit d’un accès libre au contenu qui est stocké. Il peut ainsi consulter librement les fichiers présents sur le disque dur, ou sur tout autre espace de stockage relié à l’ordinateur du bureau. Le fait de télétravailler n’empêche pas l’employeur d’accéder librement au contenu hébergé sur le cloud par exemple. Il bénéficie des mêmes droits d’accès aux matériels et aux documents produits par un salarié travaillant sur site (cloud, clé USB…). Cependant, si la mention « personnel » ou « privé » y est explicitement inscrite, l’employeur n’a pas le droit de consulter les fichiers.
La surveillance d’internet
L’employeur peut contrôler et limiter l’utilisation d’internet des collaborateurs. Il peut par exemple installer un dispositif de filtrage de sites pour restreindre la navigation, accéder à l’historique ou aux favoris… Sachant qu’une interdiction totale de toute utilisation d’internet à des fins autres que professionnelles n’est pas réaliste, une utilisation raisonnable est généralement tolérée.
Le contrôle de la messagerie électronique
Tous les mails échangés sur la messagerie électronique de l’entreprise sont présumés à caractère professionnel. L’employeur est donc libre de les consulter. Il en va de même pour les messageries professionnelles instantanées, comme Slack ou Teams. L’employeur peut contrôler les discussions qui y sont tenues sauf si l’objet revêt la mention « personnel ». Encore une fois, les messages à caractère privé restent admis tant qu’ils ne sont pas abusifs.
La surveillance téléphonique
L’employeur peut contrôler le téléphone professionnel du collaborateur. Ce contrôle doit toutefois s’opérer dans des conditions qui garantissent le respect de la vie privée et des personnes sur leur lieu de travail. Ainsi, l’employeur ne peut pas consulter les applications installées sur le téléphone professionnel si elles sont utilisées exclusivement à titre privé.
Télétravail et contrôle de l’employeur : miser sur l’auto-déclaratif pour instaurer un climat de confiance
Utiliser un système de suivi des temps auto-déclaratif
Tout employeur a l’obligation de contrôler le temps de travail de ses salariés afin de garantir le respect des durées légales. Lorsque les équipes sont en télétravail, ce type de contrôle est plus fastidieux. Il est alors tentant d’utiliser des systèmes tels que la badgeuse, le contrôle des temps de connexion au logiciel de l’entreprise ou même de demander à prévenir systématiquement le manager des temps de pause via la messagerie instantanée. Bien que ce type de procédés soit efficace dans les faits, l’entreprise a plus à perdre qu’à y gagner. Sensation de « flicage », infantilisation ou encore perte de motivation… les effets négatifs sur la durée sont nombreux.
Afin d’effectuer un suivi des temps basé sur la confiance, il existe une solution sûre et simple : le système auto-déclaratif. Le salarié saisit ses temps a posteriori (fin de journée ou de semaine) via une interface dédiée et déclare les heures supplémentaires effectuées. Ce système auto-déclaratif présente alors un double avantage : décharger l’employeur des vérifications chronophages et responsabiliser le salarié.
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Tous ces types de contrôle ne servent finalement qu’à une chose : prouver les heures de travail du salarié. Savoir comme celui-ci occupe son temps est une tout autre affaire. Ainsi, comme il a été vu précédemment, bien que certaines pratiques soient possibles, dans les faits il est rare qu’elles soient utilisées.
La raison ? En plus d’être très encadré par la loi, ce type de contrôle à la « Big Brother », ne peut qu’engendrer une démotivation qui influe sur la performance du collaborateur et donc sur la productivité de l’entreprise. Or, la confiance a un pouvoir immense : celui de motiver son équipe, de créer de l’engagement et d’instaurer un climat de bien-être au travail. En somme , tous les ingrédients nécessaires pour assurer la pérennité d’une organisation.
En France, le coût de la démotivation et du désengagement au sein des entreprises françaises est de 98 milliards d’euros, un montant qui fait réfléchir sur la nécessité d’accorder sa confiance et de responsabiliser ses salariés. Pour instaurer ce rapport de confiance au sein de l’entreprise, l’employeur doit former ses managers : one-to-one, feedback, management par les objectifs… La liste est non exhaustive quand il s’agit d’instaurer des pratiques de management bienveillantes au sein de l’entreprise.
