4 conseils pour mettre en place une organisation flexible adaptée aux besoins des collaborateurs

Modes d'organisation

Tels des chercheurs d’or, vous pensiez qu’il fallait découvrir l’innovation de rupture pour instaurer un mode d’organisation flexible en entreprise ? C’est pourtant dans les vieux pots que l’on fait les meilleures confitures. Exit les pratiques soit-disant révolutionnaires. La bonne formule tient plutôt à des mises en œuvres simples et éprouvées qui feront le bonheur de vos salariés. 

La preuve par l’exemple chez Heetch, avec Emilie Caro, HR manager au sein de la start-up française et son appli de VTC. Voici son témoignage.

Mettre en place une organisation flexible
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Qu’entend-on par organisation flexible ?

Avant d’entrer dans le vif du sujet, mettons les points sur les « i », et les barres sur les « t » :  par « organisation flexible », nous entendons toute entreprise offrant une véritable souplesse dans le travail.

Autrement dit, une entreprise peut se dire flexible à partir du moment où elle offre une souplesse dans les horaires de travail, mais aussi dans le ou les lieux de travail proposés à ses salariés, dans sa façon d’aborder les projets et sa volonté d’innover en matière d’organisation.

Pour ce faire, nul besoin de transformer vos collaborateurs en yogistes chevronnés. Une organisation flexible implique le recours à des technologies adaptées et à des collaborateurs sensibilisés à ces pratiques.

Miser sur l'annualisation du temps de travail (ATT)

Pour Emilie Caro, la gestion des temps et des activités (GTA) efficace apporte de la flexibilité à l’organisation et peut favoriser un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, une préoccupation qui est au cœur de la culture d’entreprise chez Heetch.

Côté mise en pratique ? Heetch s’appuie sur un système d’annualisation du temps de travail permettant à certains collaborateurs de conjuguer son poste en entreprise avec une activité de freelance ou une passion. Exemple : un collaborateur pourra cultiver ses talents de musicien à côté de son métier de développeur. Un autre pourra exercer une activité de naturopathe, en parallèle de sa mission de chef de projet client. Pour Emilie Caro, cette flexibilité des horaires est clé car elle contribue à l’épanouissement des collaborateurs.

C’est aussi un moyen pour Heetch de répondre aux éventuels pics et creux d’activité car celle-ci est directement liée à celle des VTC qui utilisent la plateforme. L’activité étant particulièrement sensible aux grèves et aux autres événements sociaux, certaines équipes, comme le service Care de Heetch, officient en temps annualisé, avec des contrats à temps partiel, variant entre 24 à 28 heures.

Comme l’indique Emilie Caro : “Pour instaurer ce système de décompte en heures annuelles, plutôt que mensuelles, il a fallu déterminer un accord de temps de travail, en plus d’utiliser la solution Timmi Temps de Lucca pour le suivi du taux de charge et de la déclaration des temps”. Ce dispositif permet d’effectuer un suivi précis du temps de travail de chaque salarié et de réguler l’activité en fonction des besoins.

Emilie Caro ajoute également que : “cette flexibilité des horaires de travail est aussi un moyen efficace de valoriser la marque employeur de Heetch et de favoriser l’attractivité des talents  Il s’agit d’un avantage à faire valoir lors des recrutements car les candidats y sont particulièrement réceptifs.”.

Instaurer des rituels pour optimiser le travail à distance

Comme le souligne Emilie Caro : “télétravail et organisation en flex office sont complémentaires. Les deux réunis garantissent une plus grande souplesse dans les activités.” Pour optimiser ce travail à distance et maintenir une bonne cohésion d’équipe, les office et event managers de Heetch ont mis en place plusieurs rituels “business” et “informels”. 

Préférer des rituels simples et inscrits dans la durée

Chez Heetch, les managers ont souvent la charge d’implémenter ces rituels. Pour éviter d’alourdir les process, exit les sorties mensuelles aux allures de marathon. Ces rituels doivent plutôt se focaliser sur de petites habitudes faciles à intégrer dans la routine des équipes. 

Le conseil d’Emilie Caro :  vous pouvez décider qu’un événement par trimestre soit co-organisé par plusieurs managers si celui-ci peut être anticipé à l’avance. En revanche, les sorties full team hebdomadaires sont à proscrire car difficilement tenables sur la durée.

Aligner les équipes autour d’objectifs communs : les rituels “business”

Heetch s’appuie sur deux principaux rituels “business” : 

Une réunion “weekly” est organisée de façon hebdomadaire dans un format hybride (en présentiel et en distanciel). Objectif : récapituler les principaux résultats de l’entreprise. C’est aussi l’occasion pour les équipes de présenter leur projet du moment comme la réorganisation d’un service ou l’arrivée d’une nouvelle fonctionnalité. Emilie Caro explique que : “ces rendez-vous sont primordiaux pour aligner les équipes avec les objectifs de l’entreprise et avoir une vision globale des défis qui nous attendent”. Ils permettent de pallier les difficultés de communication que peut engendrer un passage au flex office et de favoriser le partage de connaissances.

Un “reverse day” se déroule chaque mois sur une journée. Il coïncide généralement avec l’onboarding des nouveaux collaborateurs et se présente comme un “weekly” étendu le matin, avec une présentation plus détaillée des résultats de l’entreprise. Les dirigeants annoncent les prochaines étapes de croissance et les orientations stratégiques à venir. C’est aussi le moment d’échanger sur les projets et leurs résultats. Emilie Caro souligne l’importance de fêter les victoires en équipe mais également d’apprendre des expérimentations non concluantes : “Ces apprentissages permettent de tirer les leçons et de cultiver l’intelligence collective.”. En flex office, ce type de rituels est précieux car il permet aux collaborateurs de bénéficier du même niveau d’informations, en plus d’être vecteur de sens. C’est également un moyen de lutter contre les risques d’isolement et la perte de repères que peut provoquer l’absence de bureaux attitrés.

L’après-midi est consacré au travail collaboratif ou à des formations internes/externes sur des sujets aussi variés que la RSE, une fonctionnalité produit ou le développement des soft skills. Ces temps d’échange permettent de faire monter en compétences les collaborateurs.

Il est également possible d’organiser des “Vis ma vie” pendant lesquels un collaborateur découvre le métier d’un de ses collègues pour mieux comprendre son quotidien. En plus de renforcer les liens, cette mise en place permet de mieux appréhender les rôles et les responsabilités de chacun.

Partager des moments de convivialité au cours de rituels “informels”

Chez Heetch, des temps d’échange informels permettent de préserver la cohésion d’équipe. Ceux-ci peuvent avoir lieu à distance ou en présentiel. 

Par exemple, l’entreprise réalise chaque année un séminaire qui se déroule le plus souvent en région parisienne. Pour faciliter l’organisation de ce type d’événements, des applications telles que Naboo prennent en charge l’ensemble de la logistique pour alléger la charge des responsables du projet, en interne.

D’autre part, un événement mensuel est organisé sous forme de soirée d’entreprise. Il peut s’agir d’une sortie bowling ou d’une soirée karaoké.  Enfin, chaque jeudi, un moment est consacré à un petit-déjeuner ou à un repas commun, de manière à entretenir les liens entre collègues. De la Crêpe Party pour la Chandeleur, à la chasse aux œufs de Pâques : “ces temps informels peuvent paraître anodins mais contribuent largement à notre cohésion d’équipe. Ils permettent de cultiver le sentiment d’appartenance à l’entreprise et de se découvrir sous un nouveau jour.”.

Créer des espaces de travail collaboratif

Emilie Caro explique que chez Heetch chaque équipe bénéficie d’un espace dédié mais aucun bureau n’est attitré, ce qui offre davantage de liberté aux collaborateurs

“Nous avons des salles de créativité qui offrent aux collaborateurs des conditions idéales pour faire germer de nouvelles idées fructueuses.”. 

Des bulles de silence et des phone box permettent de s’isoler facilement des bruits environnants. Que ce soit pour réaliser des tâches exigeantes ou pour passer un appel client, ils garantissent une bonne concentration. Enfin, des espaces détente permettent aux collaborateurs de se relaxer ou de pratiquer une session sportive à l’heure du déjeuner.

S’équiper d’outils pour maintenir une communication étroite à distance

Chez Heetch, les collaborateurs échangent à travers 3 canaux de communication principaux.

  • L’outil Calendar qui permet de fixer des réunions lorsque les décideurs ont des messages importants à communiquer. Les collaborateurs peuvent plus aisément poser leurs questions là où ils n’oseraient peut-être pas par l’utilisation de canaux écrits. L’outil Calendar est conjugué à un événement en visio pour que les personnes en remote puissent aussi suivre la réunion.
  • L’outil Slack permet de fonctionner avec un channel par pays, un channel par entité juridique et un channel général avec les informations communes à tous. D’autre part, il permet d’envoyer des messages en asynchrone, ce qui est très utile pour programmer des messages et les délivrer à des heures raisonnables. Un plugin de Slack permet de facilement voir si le collaborateur évolue en présentiel, à distance ou en congé.
  • L’email est très peu utilisé, seulement pour communiquer avec des personnes en externe.

Guide pratique : télétravail, flex office, travail hybride

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