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S’équiper d’un outil de suivi des temps est un projet stratégique. Une décision précipitée est porteuse de risques : solution inadaptée aux obligations légales, installation complexe, maintenance chronophage, réticence des utilisateurs…
Voici 7 points sur lesquels porter votre attention.
1- Un décompte détaillé des journées travaillées
Une convention individuelle de forfait en jours prévoit un nombre maximal de journées travaillées sur une année. L’employeur doit s’assurer que ce forfait n’est pas dépassé. C’est un acte majeur pour assurer un suivi régulier de la charge de travail.
2- Le signalement des temps de repos insuffisants
L’employeur a l’obligation de garantir le droit au repos et la santé des salariés. En pratique, chaque collaborateur, y compris au forfait jours, doit bénéficier a minima de 11 heures de repos chaque jour et de 35 heures chaque semaine. Le collaborateur doit pouvoir déclarer s’il a pu en bénéficier ou non, que cela soit via un outil de gestion des temps ou dans un registre.
En cas de temps de repos insuffisant, le manager et le professionnel RH doivent en être automatiquement informés et prévoir un entretien avec le collaborateur afin de prendre des mesures correctives.
3- Un principe d’auto-déclaration soumis à validation
Les collaborateurs au forfait jours sont considérés autonomes dans la gestion de leur emploi du temps. Le mode auto-déclaratif permet au collaborateur de saisir lui-même ses absences et ses journées travaillées. Le manager valide ensuite les données déclarées. Cette option lève tout risque de partialité en cas de désaccord et les compteurs sont ainsi accessibles par chacun en temps réel.
4- L’archivage des données sur trois années
L’édition d’un document annuel qui détaille les journées travaillées dans le cadre d’un forfait jours est recommandée. L’entreprise doit être en mesure de présenter ces décomptes sur les trois dernières années, à la demande de l’inspection du travail.
5- Un accès en dehors du site principal de l’entreprise
L’activité professionnelle d’un cadre au forfait jours peut se dérouler hors de l’entreprise du fait de ses déplacements ou d’une activité en télétravail. C’est une des principales limites de la badgeuse ou de fiches de présence papier pour tenir ce décompte.
6- Une pré-saisie des absences et jours fériés
L’obligation légale de suivre la charge de travail ne doit pas générer de tâches qui alourdissent l’emploi du temps du collaborateur, tout comme de son manager ou du service RH. Le pré-remplissage automatique des feuilles de temps sur la base des congés posés et des jours fériés simplifie la saisie et la validation. Une déclaration en un clic au sein d’un email de relance automatisé fait également gagner du temps.
7- Une articulation avec la préparation de la paie
Un décompte des absences et des RTT synchronisé avec le processus de paie facilite la préparation des éléments variables de rémunération. Le transfert automatique et sécurisé des données évite les fiches navettes et les ressaisies manuelles.
