Choisir son lieu de travail, gérer ses horaires, organiser ses missions... telles sont les caractéristiques du flexi-travail. Pour l’employeur, tout l’enjeu est de maintenir l’activité de l’entreprise tout en gérant au mieux la charge de travail de chaque salarié. Comment réussir à trouver cet équilibre ?
Choisir son lieu de travail, gérer ses horaires, organiser ses missions… telles sont les caractéristiques du flexi-travail. Pour l’employeur, tout l’enjeu est de maintenir l’activité de l’entreprise tout en gérant au mieux la charge de travail de chaque salarié. Comment réussir à trouver cet équilibre ?
Sommaire de l'article
Et si on commençait par définir le flexi-travail
Comme son nom l’indique, le flexi-travail s’adapte aux besoins des collaborateurs. C’est un mode de travail qui permet à chaque salarié de choisir sa propre organisation, en fonction de ses activités et de son rythme naturel.
- D’abord son lieu de travail : home office permanent ou ponctuel, travail depuis un espace de coworking, etc.
- Mais aussi ses horaires : chaque collaborateur décide de l’heure de début et de fin de sa journée. C’est ce qu’on appelle le « flexitime ». Une plage horaire fixe est généralement indiquée par l’employeur pour que tous les salariés soient présents ou connectés en même temps.
La condition ? Le mode de travail choisi doit être compatible avec le métier exercé et l’organisation de l’entreprise.
Une entreprise qui propose le flexi-travail est considérée comme étant à l’écoute de ses salariés. En effet, une telle entreprise respecte le rythme naturel des collaborateurs, offre le libre choix d’un espace de travail adapté à leurs besoins et à leurs envies. Cela encourage la responsabilisation et l’autonomie.
Une question reste en suspens. Dans un contexte où le bureau et les horaires sont « à la carte », comment gérer la charge de travail des équipes ?
Guide pratique : 7 étapes clés pour une transition réussie vers le flex-office
Anticiper les besoins de chacun en matière de charge de travail
Gérer la charge de travail des collaborateurs en flexi-travail, c’est réussir à appréhender les trois dimensions ci-dessous :
- La charge de travail demandée : ce sont les tâches confiées aux collaborateurs. Plusieurs critères entrent en compte : les délais à tenir, la priorité des missions, les résultats attendus, les procédures à respecter, etc.
- La charge de travail réelle : c’est ce qui est réellement fait pour mener à bien les missions. Des aléas peuvent avoir des impacts sur leur réalisation : problème informatique, temps de prise en main d’un nouvel outil, absence imprévue d’un collègue, etc. Tous ces éléments doivent être pris en compte par les managers et les collaborateurs.
- La charge de travail subjective : cet aspect correspond au ressenti de chaque salarié face à ses missions.
Si le vécu est positif, le collaborateur est satisfait de sa charge de travail. Il se sent soutenu et entendu, réussit à conjuguer vie professionnelle et vie personnelle, donne du sens à son activité, etc.
Si le vécu est négatif, le collaborateur est en surcharge de travail ou en sous-activité. Soit il se sent dépassé, soit il s’ennuie. Dans les deux cas, les conséquences sont désastreuses :
- Baisse de la productivité.
- Erreurs commises dans les rendus et leurs conséquences sur le sérieux de l’entreprise.
- Baisse de la motivation, désintérêt pour le poste.
- Augmentation de l’absentéisme.
- Sentiment d’isolement.
- Burn-out ou bore-out.
Pour atteindre ses objectifs et éviter de faire face à des situations délicates, l’entreprise doit anticiper. Quelles solutions ?
- Avant chaque nouvelle mission, expliquez les tenants et les aboutissants. Répondez aux questions des équipes et écoutez leur ressenti. Ont-elles besoin de plus de temps ? Des logiciels spécifiques ? De compétences particulières ?
- Répartissez les tâches à effectuer sur quelques jours. Une équipe doit réaliser une mission longue et complexe ? Échelonnez les rendus pour éviter une surcharge de travail peu avant la deadline en vous aidant d’un rétroplanning ou encore d’un outil de gestion de projet…
- Organisez un point hebdomadaire avec l’ensemble des membres d’une équipe (en présentiel ou en visioconférence). Donnez des informations claires sur l’avancée du travail et faites preuve de transparence. Si besoin, redéfinissez les objectifs à atteindre.
Quelles sont les bonnes pratiques pour suivre la charge de travail des équipes en flexi-travail ?
Ces astuces permettent d’évaluer et de réguler la charge de travail.
Utilisez l’outil informatique
- Actualisez l’avancée des projets via un logiciel. En quelques secondes, visualisez les tâches qu’il reste à faire et celles qui ont pris du retard. Les objectifs ? Aider les collaborateurs à respecter les délais, soulager ceux qui sont sous l’eau et redistribuer les missions.
- Identifiez les taux de charge des salariés. Quels sont ceux qui sont en surcharge de travail ? Et ceux qui sont en sous-activité ? [LB7] Repérez les déséquilibres et corrigez rapidement la répartition des tâches.
- Automatisez le suivi du temps de travail : il sera possible de voir en temps réel si certains collaborateurs accumulent les heures supplémentaires pendant plusieurs jours d’affilée. C’est certainement le signe d’une surcharge de travail. Parlez-en avec les personnes concernées.
Communiquez avec vos équipes
- Échangez avec chacun des salariés : toutes les semaines, tous les mois… en fonction des besoins. La personne est-elle satisfaite du flexi-travail ? Parvient-elle à gérer son emploi du temps ? Sa charge de travail est-elle adaptée ? Souhaite-elle se voir confier plus de tâches ? Veillez à traiter chaque collaborateur avec égalité. Et rendez visible l’activité réelle en dialoguant.
- Soyez attentif aux signes qui reflètent une potentielle surcharge de travail : sautes d’humeur, augmentation des délais de réponse, erreurs dans le travail rendu… Prenez les devants : certains salariés n’osent pas dire « non ».
Vous l’avez compris : il est indispensable de faire preuve de souplesse et de réactivité. Ajustez la charge de travail dès que cela est nécessaire.
- Un collaborateur avance plus vite que prévu sur une tâche qui lui a été confiée ? Revoyez son planning.
- Un collaborateur est absent de manière imprévue et pour une longue durée ? Redistribuez ses missions en prenant en compte la charge de travail de ses collègues. Si besoin, lancez un processus de recrutement pour soulager les autres collaborateurs.
De plus en plus de salariés souhaitent gagner en flexibilité dans leurs conditions de travail. Pour les entreprises, la clé de la réussite réside dans la gestion des charges de travail. Restez à l’écoute de vos collaborateurs, tirez profit des solutions informatiques et soyez prêts à repenser à tout moment votre organisation.
