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Organisation du travail

Les clés pour gérer la charge de travail de ses équipes

Temps de lecture : 6 minutes

« Qui veut aller loin, ménage sa monture. » Ce proverbe, né d’une pièce de Racine, n’aura jamais été autant d’actualité qu’aujourd’hui, si l’on en croit l’augmentation des cas de burn-out. La charge de travail est considérée comme la première source de stress dans les entreprises. Ce ne sont pas les 44%* des collaborateurs qui souffrent de détresse psychologique au travail ne diront pas le contraire. 

Si l’employeur est responsable devant la loi, ce sont les managers qui sont en première ligne. Leur rôle : trouver le bon équilibre entre l’atteinte d’objectifs ambitieux et la prise en compte des aspirations post-covid des équipes. Une mission qui semble être de moins en moins évidente à réaliser. 

Voici quelques conseils pour évaluer la charge de travail de vos équipes ainsi que des actions concrètes pour y arriver.

Sommaire de l'article
personne qui gère la charge de travail

Gérer la charge de travail : une question d’équilibre

Ce que dit la loi au sujet de la charge de travail

Le sujet est flou. L’article L3121-60 du Code du travail prévoit que « L’employeur s’assure régulièrement que la charge de travail du salarié est raisonnable et permet une bonne répartition dans le temps de son travail. » Ennoncé comme ça, l’exercice n’a pas l’air bien compliqué.

Or, gérer la charge de travail de son équipe ne se réduit pas à déterminer la quantité de tâches à accomplir et à définir le temps nécessaire pour les réaliser. Il faut prendre en compte plusieurs facteurs tels que les imprévus, les tâches chronophages, les exigences intellectuelles, émotionnelles ou physiques… 

Le difficile exercice de la mesure de la charge de travail

Pour le manager, juger de la gestion de la charge de travail adéquate revient à effectuer un vrai numéro d’équilibriste. Il doit trouver le juste dosage entre ce dont il a besoin que son collaborateur réalise, ce que ce dernier a la capacité d’absorber et comment il le vit au quotidien.

Plus le manager est éloigné des réalités opérationnelles, plus il lui est difficile d’évaluer la charge de travail autrement que par le nombre d’heures effectuées. C’est pourquoi l’Anact recommande de distinguer 3 types de charge de travail : 

  • La charge prescrite correspond à l’ensemble des tâches attribuées à un collaborateur. Pour chaque mission, le manager fixe à son équipe les objectifs à atteindre, les étapes concomitantes, les moyens et ressources disponibles pour y parvenir. Ce sont les tâches qui relèvent du « devoir faire ».

     

  • La charge réelle se rapporte à ce qui a réellement été accompli en tenant compte des impondérables, des ajustements de commande, absence imprévue d’un collègue, etc. Il est impossible de prévoir la charge réelle mais elle peut être ajustée grâce à des points opérationnels réguliers pour identifier les situations à risque, adapter des échéances, …

  • La charge ressentie reflète la manière dont le salarié vit sa charge de travail. Elle est liée à des facteurs subjectifs comme l’idée qu’on se fait du travail à accomplir, des efforts à fournir et ou encore du sens que la tâche revêt. Les facteurs extérieurs à la situation entrent aussi en ligne de compte : vie personnelle, humeur…

Bon à savoir : il est nécessaire de confronter ces trois variables pour décider sur quel élément doit porter les ajustements de la charge de travail. Il peut s’agir d’une question de gestion des effectifs, de quantité attendue de production ou encore de niveau d’exigence de qualité.

Le point d’équilibre entre surcharge et sous-charge de travail

La notion de charge de travail est généralement associée à celle du sentiment de surcharge ou de sous-charge. Autrement dit, en faire trop ou pas assez. Dans les deux cas, les conséquences sont importantes pour le collaborateur avec un impact direct sur la performance de l’équipe :

  • L’épuisement et la démotivation du salarié joue sur la cohésion de l’équipe 
  • La hausse de l’absentéisme perturbe l’organisation
  • Les difficultés à s’organiser dans les missions (retards, travail expédié…) impacte les délais des autres collaborateurs.

Il incombe au manager de bien répartir la charge de travail au sein de son équipe. Par exemple, avec une attribution des tâches équitables, des buts atteignables qui correspondent aux compétences de chacun ou encore une écoute active des besoins exprimés par le salarié. 

Les questions à se poser en tant que manager : Est-ce qu’il y a trop de dossiers pour des délais trop courts ? Est-ce que les attentes sont raisonnables ? Quel est l’ordre des priorités ? Le salarié est-il en mesure de réaliser ce qui est attendu (outils, connaissances et compétences) ? Comment apporter son aide en tant que manager ? ….

Il est important que le manager et son collaborateur abordent librement tous ces sujets pour confronter leurs perceptions et surtout s’aligner sur les objectifs. Car, pour bien mesurer la charge de travail, il est avant tout nécessaire d’évaluer les écarts entre celle qui est prescrite, réelle et ressentie.

4 conseils pour gérer la charge de travail de son équipe

Prioriser les projets

Une des difficultés dans la gestion de projet est de savoir par où commencer pour ne pas se sentir vite débordé et surchargé. Il est donc important de savoir distinguer les tâches urgentes ou importantes et d’éliminer le superflu. Pour faire le tri, il est possible de classer les sujets par ordre d’importance (urgent, important, non urgent…) avec la matrice d’Eisenhower. Établir ainsi des niveaux de priorisation permet d’optimiser le temps et l’efficacité de votre équipe.

À noter : la matrice Eisenhower n’est pas toujours simple à prendre en main. Vous pouvez utiliser en complément la matrice ABCDE ou de prioriser certaines tâches directement avec les membres de l’équipe.

Mettre en place des outils de gestion de projet collaboratif

Entre les collaborateurs en télétravail, la gestion des freelances ou encore les agendas de chacun, il est parfois difficile pour le manager d’avoir une vue d’ensemble des différents projets en cours. Cette visibilité est pourtant indispensable pour lui permettre de prendre des décisions éclairées. Trello ou Notion pour les outils gratuits, Wrike ou Asana en payant…Le marché propose quantité de logiciels de gestion collaboratifs pour mener à bien les projets d’équipe.

Organiser des points d’échanges réguliers

Les outils qui cadrent le travail d’équipe sont indispensables mais le nerf de la guerre, c’est la diffusion de l’information. C’est encore plus vrai dans les équipes en site éclaté ou en remote. Diffuser une information sans contexte ni objectif précis est source de malentendus et crée des situations bloquantes pour le projet en cours. C’est pourquoi, il est primordial d’organiser des échanges réguliers aussi bien avec votre équipe, qu’avec chacun de vos collaborateurs.

Vous pouvez par exemple opter pour :

  • le format 1:1 qui favorise un accompagnement individuel
  • le feedback, véritable exercice de communication 360°
  •  la réunion hebdomadaire collective pour échanger sur les idées des différents membres de votre équipe
  • le daily check-in check-out afin d’éviter la surcharge de travail
    Exemple : à 18h, le check-out avec le collaborateur lui permet de faire le point sur son état d’avancement. Il va ainsi pouvoir reprioriser ses tâches si besoin, tout en évitant le sentiment d’être débordé.

Non seulement ces points apportent de la visibilité sur la charge de travail, mais ils sont également source de reconnaissance pour le salarié qui se sent écouté. Un vrai facteur de motivation catalyseur de productivité.

Oser demander de l’aide

La surcharge de travail ne concerne pas uniquement les collaborateurs. Les managers sont aussi largement concernés, pris en étau entre une direction qui attend d’eux d’être les leaders et une équipe qu’il faut soutenir parfois opérationnellement. Dans ce contexte, oser demander de l’aide n’est pas toujours facile, souvent par peur du jugement ou de se décrédibiliser.  Pourtant, loin d’être un aveu de faiblesse, faire appel à son N+1 ou au RH pour identifier la source du dysfonctionnement est une réaction saine. Sans compter que faire preuve d’exemplarité managériale à ce sujet ne peut être que salutaire pour l’équipe.

La gestion de la charge de travail en télétravail

Les conseils pour gérer la charge de travail peuvent être mis en œuvre aussi bien sur site qu’à distance. Cependant, des spécificités sont à prendre en compte dans le cas du télétravail :

  • Le télétravail alourdit considérablement la charge de travail : se coordonner à distance demande des efforts plus importants, de même qu’obtenir un soutien des collègues ou encore de jongler entre les activités domestiques et les missions professionnelles…
  • Le télétravail rend le suivi plus complexe : une communication fluide peut-être plus difficile à mettre en place, la visibilité sur le travail de chacun est moindre…

Dans un rapport paru fin 2021, l’EU-OSHA a ainsi mis en avant l’émergence de nouveaux risques psychosociaux en télétravail, dont la difficulté à se déconnecter et la surcharge de travail. En tant que manager, il faut prêter une attention toute particulière à tous ces facteurs afin de minimiser ces risques.

L’utilisation d’outils de gestion RH peut vous y aider. Une solution pour mesurer le bien-être au travail par exemple permet de prendre régulièrement le pouls de vos équipes.

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