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Gestion des talents

Comment élaborer une grille d’entretiens individuels ?

Temps de lecture : 6 minutes

Il n’existe pas un mais des entretiens individuels : entretiens professionnels, revues d’objectifs, entretien de suivi de mobilité interne, onboarding, offboarding… Leur réussite repose en grande partie sur la qualité de leur préparation.  Encore faut-il disposer d’une grille d’entretien bien calibrée : une bonne trame est celle qui permet une discussion informée, transparente et ouverte sur le développement du collaborateur et sa projection dans l’entreprise. 

Découvrez comment adapter le contenu de ces grilles pour chaque entretien. 

Sommaire de l'article
grille evaluation entretien

La grille d’entretien professionnel pour respecter les obligations légales

Obligatoire depuis la loi de 2014 relative à la formation professionnelle, l’entretien professionnel n’a pas pour but d’évaluer la performance mais bien l’évolution du collaborateur et sa carrière à travers son parcours professionnel passé et ses aspirations. 

Le contenu de la grille d’entretien professionnel doit donc respecter scrupuleusement les obligations du droit du travail et traiter les thèmes suivants : 

  • le parcours professionnel ;
  • les formations, aspirations et compétences ;
  • les perspectives d’évolution.    

Bon à savoir : Un accord collectif peut préciser le contenu de l’entretien professionnel. Pensez à vérifier votre convention collective pour adapter votre grille en conséquence.

La grille d’entretien annuel d’évaluation des collaborateurs et des managers

L’entretien annuel d’évaluation permet de prendre du recul sur l’année écoulée et d’évaluer la performance globale du collaborateur. L’idée est de faire un point sur le développement du salarié dans l’entreprise et de se projeter sur le long terme, aussi bien du point de vue de l’évolution de ses compétences que de la manière dont il fait vivre les valeurs de l’entreprise.

Le contenu des grilles d’entretien d’évaluation doit ainsi idéalement contenir les six sections suivantes : 

  • le bilan de l’année ;
  • la performance ;
  • les valeurs de l’entreprise ;
  • l’évaluation des compétences sur l’année ;
  • le développement du collaborateur ;
  • la projection.

Bon à savoir Pour que la grille d’entretien soit la plus efficiente possible, il y a quelques recommandations à suivre. Pour aller plus loin, découvrez tous nos 10 conseils qui feront la différence lors de vos prochains entretiens. 

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La grille d’entretien pour la revue des objectifs individuels

Les revues d’objectifs nécessitent une grande fréquence pour permettre d’aligner les contributions individuelles avec la vision stratégique de l’entreprise. Selon votre organisation ou vos besoins vous pouvez effectuez ces revues au projet, au semestre ou au trimestre. 

La trame des grilles des revues d’objectifs doit donc être dédiée à l’opérationnel et contenir les trois parties suivantes :

  • le bilan de la période écoulée : le pourcentage de réalisation des objectifs, les réussites et les difficultés rencontrées ;
  • la fixation des objectifs de la période à venir ;
  • les moyens mis à disposition pour atteindre ces objectifs.

Bon à savoir : Il est important d’effectuer un suivi régulier de réalisation des objectifs. Rappelez à mi-période qu’il est temps de vérifier l’avancement des objectifs.

Nos conseils d'expert pour réussir les entretiens individuels

Flaubert Vuillier, ancien DRH de Sushishop, McDonald’s et Club Med nous livre dans cette courte vidéo, quelques conseils avisés pour réussir vos prochains entretiens professionnels individuels.

2 trames d’entretien pour évaluer la pratique du télétravail

La pratique du télétravail nécessite d’adapter les conditions de travail du salarié et doit s’accompagner d’un suivi régulier pour limiter le risque de troubles psycho-sociaux. Il est ici recommandé de mener deux types d’entretiens. 

1. Un premier entretien « check-up »

Il doit s’organiser une semaine après la mise en place du télétravail. L’objectif est de vérifier que le salarié a bien tout ce qu’il lui faut pour travailler correctement.

2. Un deuxième entretien « bilan »

Il se tient idéalement après 6 mois de pratique du télétravail pour avoir un recul nécessaire. L’objectif est d’évaluer la performance globale du salarié depuis la mise en place du télétravail.

Dans ces entretiens, on évoquera :

  • le changement d’organisation ;
  • le contexte du télétravail ;
  • l’équilibre vie personnelle / vie professionnelle ;
  • le bilan de la pratique sur la période écoulée ;
  • les besoins matériels et en formation ;
  • les suggestions d’amélioration de la pratique.

Bon à savoir La mise en place du télétravail dans une entreprise ne peut être improvisée. C’est toute l’organisation et les méthodes de travail qui doivent être adaptées. Retrouvez dans cet article 7 bonnes pratiques pour y parvenir.

Une grille d’entretien pour effectuer un suivi de mobilité interne

Au même titre que le télétravail, une mobilité interne implique de grands changements pour un salarié. Il est ainsi recommandé d’organiser un entretien de suivi au moins une fois par mois pendant les 4 premiers mois suivant la mobilité pour accompagner le salarié dans sa progression et sa prise de poste. 

On s’intéressera ici à :

  • l’adaptation du salarié à ses nouvelles fonctions ;
  • l’adéquation au poste ;
  • la validation des acquis ;
  • l’identification de besoins spécifiques (suivi plus proche, formation, outils…) .

Bon à savoir La mobilité interne contribue à fidéliser les talents. Voyez dans cet article comment en faire un vrai levier de performance pour votre entreprise.

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Une trame d'entretien de mi-période d'essai pour réussir l'onboarding

Plus d’un salarié sur quatre n’irait pas jusqu’à la fin de sa période d’essai. Les causes ? Des équipes peu disponibles, des missions floues, l’impression d’être « lâché » dans la nature… Le manager de proximité et les équipes RH doivent être particulièrement vigilants et lever les éventuels doutes du collaborateur. Pour corriger le tir si l’onboarding ne se passe pas aussi bien que prévu, il convient d’organiser un entretien de mi-période d’essai. On y évoquera notamment : 

  • le ressenti du salarié vis-à-vis de son poste ;
  • la compréhension de ses missions ;
  • son intégration dans l’entreprise ; 
  • son souhait de continuer ou d’arrêter sa période d’essai.
 
Bon à savoir Dans le cadre d’un onboarding à distance, il convient de ne pas attendre la moitié de la période d’essai. On privilégiera un suivi plus régulier, en veillant particulièrement à l’intégration du salarié en dehors de son équipe de travail. 

La grille d’entretien de fin de mission ou offboarding

Un départ représente une bonne opportunité pour collecter du feedback constructif sur l’entreprise et son organisation. Une bonne pratique consiste à organiser un entretien de fin de mission pour : 

  • réaliser le bilan du parcours professionnel du salarié dans l’entreprise ;
  • évaluer l’adéquation entre les attentes du salarié et le poste qu’il a occupé ;
  • connaître l’image renvoyée par l’entreprise ;
  • savoir comment le salarié a vécu sa fin de mission.

Bon à savoir L’entretien de fin de mission n’est pas la seule mesure à prendre lors du départ d’un salarié. Découvrez 5 méthodes pour réussir le offboarding d’un collaborateur.

La trame d'entretien 1:1

Selon une étude Gallup de 2017, le manque de feedbacks est la première cause d’insatisfaction au travail. L’entretien annuel ne suffit pas pour suivre la progression des collaborateurs.  Ces derniers ont en effet besoin de feedbacks et de rendez-vous individuels réguliers avec leurs managers pour atteindre leurs objectifs et monter en compétences. La trame d’un entretien 1:1 se focalisera ainsi sur :

  • le ressenti global du collaborateur sur la période écoulée (ex : sur la semaine passée) ;
  • ses tâches passées et futures ;
  • la clarté et la bonne compréhension des missions ;
  • les difficultés rencontrées et les éventuels besoins ;
  • les points d’amélioration individuels ou collectifs.

Bon à savoir : Si vous êtes actuellement sur un rythme de suivi annuel, augmentez progressivement la fréquence des revues pour accompagner le changement. La première année, faites un point chaque semestre. L’année suivante, proposez des revues trimestrielles. Et ainsi de suite.

La grille d'entretien de reprise du travail après un arrêt longue durée

Selon le baromètre de l’absentéisme Ayming 2020, 19% des absents disent s’être absentés de nouveau suite à un mauvais accueil. Ce pourcentage monte à 46% chez les absents de plus de 3 mois. Que l’absence soit courte ou non, organiser un entretien individuel après chaque absence est essentiel pour mettre le salarié dans les meilleures conditions lors de sa reprise.

Lors de cet entretien, le manager doit : 

  • demander au salarié comme il se sent et s’il a des craintes sur la reprise ;
  • détailler ce qu’il s’est passé en son absence (événements formels ou non) ;
  • collecter ses besoins pour ajuster son poste ou ses horaires de travail ;
  • ajuster sa charge de travail ou revoir ses objectifs.

Bon à savoir : Il faudra prévoir un suivi régulier post reprise (à 1 mois, 3 mois, 6 mois) pour s’assurer de la cohérence des mesures prises pour accompagner le retour au travail ou les réajuster au besoin.

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Les grilles d’entretien en 3 questions

Une grille d’entretien permet d’optimiser la préparation et la qualité de vos entretiens. 

Pour qu’une grille d’entretien vous soit utile, veillez à :

  • adapter la grille au type d’entretien ainsi qu’aux objectifs de ce dernier ;
  • rassembler vos pairs pour constituer les grilles afin de profiter de l’expérience de chacun ;
  • les faire évoluer en fonction des nouvelles obligations légales, changements d’organisation etc.

Une grille d’entretien peut se créer simplement à partir d’un document de traitement de texte (word par exemple) ou l’utilisation d’un logiciel adapté. Même si la priorité reste la constitution d’un plan et des objectifs de l’entretien, un outil numérique vous aidera grandement à traiter les retours et travailler de manière collaborative.

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