Entretien annuel : le casse tête de la distance

Aujourd’hui plus que jamais, le télétravail est largement plébiscité par les collaborateurs. Et ce, à n’importe quel moment de l’année. Cette nouvelle organisation du travail à un véritable impact sur certains rituels incontournables, comme l’entretien annuel par exemple.  Pour que ce rendez-vous managérial se passe bien, sur le fond comme sur la forme, il est donc nécessaire d’adapter ses campagnes. Voici nos recommandations pour mener vos entretiens annuels à distance.

mener des entretiens annuels à distance
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Déroulé de la campagne d’entretiens, suivi, dates… ne pas se faire distancer par le calendrier

À distance ou non, vous êtes censés informer en amont les collaborateurs des modalités des campagnes d’entretiens annuels. Mais cette année tout particulièrement, l’anticipation et la répétition sont de rigueur surtout auprès des managers. 

Prévenez donc suffisamment en avance :

  • la forme que prendra l’entretien : par mail, téléphone ou visioconférence. Nous recommandons ici de privilégier autant que possible la visioconférence pour se rapprocher le plus possible de l’entretien en face à face.
  • les dates des entretiens : d’autant plus si ces dates ont été reportées à plusieurs reprises à cause des mesures anti-Covid.
  • les étapes de la campagne : préparation, entretien, compte-rendu.

Pour être sûr d’avoir abordé tous les sujets et répondu à toutes les questions, rien de mieux qu’un webinaire interne. Pensez aussi à l’enregistrer et à partager les supports de présentation, les absents et les moins attentifs apprécieront.

Si cette communication est indispensable, elle ne suffit pas. Gardez un oeil sur votre tableau de bord pour suivre l’avancement global de la campagne : 

  • ceux qui ont déjà passé leur entretien, 
  • ceux qui sont en cours de préparation, 
  • ceux qui n’ont encore rien commencé… (surtout eux).

Au moins deux fois plus de temps pour préparer l’entretien

Entre l’activité partielle, les confinements, le télétravail plus ou moins forcé… l’année 2020 a été riche en émotions. Les managers et les collaborateurs auront nécessairement besoin de plus de temps pour prendre du recul sur l’année qui vient de s’écouler. Doublez le temps accordé à la préparation et envoyez les trames 3 semaines à un mois avant la date de l’entretien.

À distance, même avec des points opérationnels réguliers, il n’est pas impossible que vos managers soient passés à côté de certaines réalisations ou contributions des membres de leur équipe. Ajoutez une étape dans votre campagne en organisant des collèges d’évaluation par les pairs. Ces derniers pourront remonter des feedbacks supplémentaires au manager qui pourra alors affiner son appréciation globale.

Dans ce webinaire, Manon Silvain, Marie Lambert et Adeline Vannier, respectivement DRH, manager et business developer chez Lucca, partagent leurs bonnes pratiques pour préparer efficacement un entretien annuel. Parmi elles, on note le fait d’inviter les collaborateurs à s’auto-évaluer en amont de l’entretien et à réserver un créneau d’au moins 2 heures dans leur agenda pour le faire.

Des trames adaptées et une durée d’entretien raccourcies

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Une conversation vidéo requiert plus de concentration qu’un entretien physique. En présentiel, le cerveau interprète inconsciemment la communication non verbale : les expressions faciales, le ton de la voix, les gestes, la posture. En visioconférence, il doit faire plus d’efforts pour gérer ces informations et s’épuise plus vite. Une heure, c’est la durée maximum recommandée pour assurer un échange qualitatif.

Le télétravail et ses impacts sur les conditions de travail et la motivation, parfois même les résultats feront partie des sujets à traiter. Intégrez-les dans la trame de l’entretien avec des questions ouvertes : 

  • Comment le télétravail est-il vécu ? 
  • De quelle(s) manière(s) impacte-t-il l’équilibre vie professionnelle/vie personnelle ?
  • Maîtrise-t-il ses nouveaux outils de travail ? A-t-il besoin de formation spécifique ?
  • Quel est son ressenti vis-à-vis de sa charge de travail ?

Le manager pourra ainsi mieux identifier des signaux faibles de désengagement, surinvestissement, fatigue émotionnelle, dépression…  Dans une interview donnée au journal 20Minutes, Vincent Binetruy, directeur du Top Employers Institute, prévoit « Un lâcher prise avec des pleurs et des confidences dans certains cas ».

La difficile question de la performance individuelle

Comment juger la performance d’un salarié alors que les conditions de travail n’ont pas été optimales ? 

Plusieurs points de vue s’affrontent sur ce sujet.

Certains, dont Loïc Larbodière, Directeur Capital humain chez Deloitte Conseil France,  parlent de pondérer les résultats et de prendre en compte la diversité des situations dans l’évaluation : activité partielle, objectifs devenus irréalisables, garde d’enfants, maladie, problèmes techniques, etc.

D’autres, comme Corinne Souissi, auteure de « 10 entretiens RH incontournables » (éditions Gereso), prennent le parti de faire de l’entretien annuel 2021 un moment dédié au développement personnel et professionnel du salarié dans l’entreprise. Le manager invite le collaborateur à formuler des souhaits de formation ou de mobilité interne, à partager des suggestions d’amélioration du quotidien ou des idées de projets à court et moyen termes.

D’autres enfin, à l’image de Manon Silvain, DRH chez Lucca, recommandent de repenser leur management par les objectifs. La fréquence des revues d’objectifs est augmentée (tous les trimestres plutôt qu’une fois par an) pour pouvoir les réajuster selon les besoins du marché et apprécier plus régulièrement la performance individuelle et collective des collaborateurs. L’entretien annuel devient dans ce cas de figure un simple jalon dans le suivi des équipes. 

Entretiens individuels : 10 conseils clés

Pour des entretiens professionnels efficaces, téléchargez notre guide dédié :

  • Quels sujets aborder ? 
  • Comment fixer les bons objectifs ?
  • Quelles actions RH mettre en place ?

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