L’entretien professionnel est un moment privilégié au cours duquel l’employeur échange avec le salarié sur sa carrière, ses possibilités d’évolution et ses besoins en formation, en adéquation avec la stratégie de l’entreprise.
Encadré par la loi, l’entretien professionnel doit répondre à certaines dispositions légales, notamment en termes d’organisation et de déroulé.
Qu’est-ce qu’un entretien professionnel obligatoire ?
Selon l’article L6315 du Code du Travail, chaque salarié doit bénéficier tous les 2 ans, d’un entretien professionnel avec son employeur, pour aborder son parcours et ses perspectives d’évolution au sein de l’entreprise. Il s’agit de repérer les salariés qui pourraient évoluer dans leur poste, et de les informer sur leurs droits à la formation.
L’entretien professionnel s’adresse à tous les salariés ayant au moins 2 ans d’ancienneté quels que soient :
- leur type de contrat : CDI, CDD, contrat d’apprentissage et contrat de professionnalisation ;
- leur catégorie socioprofessionnelle : cadre, agent de maîtrise, employé, ouvrier ;
- leur temps de travail : temps partiel ou temps plein.
Tous les six ans, l’entretien professionnel doit faire un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié. Cet entretien, également appelé “bilan des entretiens professionnels” permet de faire le point sur son parcours et s’assurer notamment qu’il :
- a bénéficié d’action de formation ;
- a évolué professionnellement ou au niveau de la rémunération ;
- a acquis des éléments de certification par la formation ou par une validation des acquis de l’expérience.
C’est une obligation pour toutes les entreprises quel que soit leur effectif.
Qui peut faire passer l’entretien professionnel ?
Le Code du Travail laisse libre choix à l’employeur de confier cette responsabilité aux équipes RH, aux managers opérationnels ou à un représentant de la direction, selon la taille et l’organisation de l’entreprise.
Le salarié peut-il refuser un entretien professionnel obligatoire ?
L’entretien professionnel est obligatoire pour l’employeur, mais il reste facultatif pour le salarié. Ce dernier a le droit de refuser de se présenter à l’entretien professionnel.
Comment faire dans ce cas ?
Il est recommandé de convoquer le salarié et de lui demander de motiver son refus par écrit (lettre recommandée avec accusé de réception ou remise contre décharge) afin d’en garder une trace et d’éviter toute sanction.
L’entretien professionnel ne doit pas être confondu avec l’entretien d’évaluation, qui a lieu chaque année et vise à mesurer l’atteinte des objectifs annuels. Contrairement à ce dernier, l’entretien professionnel se concentre sur les perspectives d’évolution du salarié et l’information sur ses droits à la formation.
Quels sont les entretiens obligatoires ?
L’entretien professionnel
Selon l’article L6315-1 du Code du travail, l’employeur doit informer individuellement le salarié, dès son embauche, qu’il peut bénéficier d’un entretien professionnel.
Une convocation formelle doit être envoyée au moins un mois avant la date prévue, précisant la date, l’heure et le lieu de l’entretien.
L’entretien professionnel doit impérativement se dérouler pendant les heures de travail effectives et dans les locaux de l’entreprise.
Les entretiens professionnels ont pour but d’aborder avec le salarié ses possibilités d’évolution professionnelle et les actions de formation dont il peut bénéficier.
Durant l’entretien professionnel, l’employeur évoque avec le salarié :
- ses perspectives d’évolution professionnelle ;
- les modalités d’activation de son compte personnel de formation (CPF) ;
- la possibilité de réaliser la validation des acquis de l’expérience (VAE) ;
- ses éventuels besoins d’accompagnement (formations, mentoring, coaching).
Enfin, l’entretien professionnel doit faire l’objet d’un compte rendu détaillé, dont une copie est donnée au salarié à l’issue de l’échange.
L’entretien de reprise d’activité du salarié
Un entretien doit également être proposé, après un congé ou un arrêt de longue durée afin de faciliter le retour du salarié. Cette obligation s’applique aux situations suivantes :
- un congé de maternité ;
- un congé de proche aidant ;
- un congé d’adoption ;
- un congé parental d’éducation à temps partiel ou à temps plein ;
- un mandat syndical ;
- un arrêt maladie de longue durée ;
- un congé de mobilité volontaire sécurisée ;
- un congé sabbatique.
L’entretien professionnel de reprise permet au salarié de réintégrer plus facilement son poste, de prendre connaissance des changements survenus pendant son absence et d’identifier ses besoins potentiels en formation pour mettre à jour ses compétences.
L’entretien individuel de forfait jours
Dans le cadre d’une convention de forfait jour, l’entretien individuel est obligatoire. Et l’employeur est tenu de conserver une preuve de cet échange avec le salarié.
Cet entretien permet d’évaluer :
- la charge de travail du salarié;
- son organisation et ses conditions de travail ;
- l’équilibre entre vie sa personnelle et sa vie professionnelle ;
- sa rémunération.
💡 Bon à savoir : L’entretien professionnel ne peut se substituer à l’entretien de forfait jour.
L’entretien d’évaluation
Contrairement à l’entretien professionnel, l’entretien d’évaluation n’est pas une obligation légale. Cet outil d’accompagnement et de développement permet d’évaluer la performance globale de l’employé, et de leur donner des clés pour être plus performants et productifs.
Cet échange annuel vise à :
- faire un bilan des objectifs professionnels de l’année écoulée ;
- identifier les réussites et les points d’amélioration ;
- définir les objectifs pour l’année à venir.
Attention : si l’entreprise souhaite mettre en place des entretiens individuels annuels, ceux-ci ne peuvent pas remplacer les entretiens professionnels obligatoires.
Quelles sanctions en cas d’absence d’entretien professionnel ?
L’employeur qui n’organise pas d’entretien professionnel s’expose à des sanctions financières.
Depuis le 30 septembre 2021, les entreprises de plus de 50 salariés n’ayant pas réalisé l’entretien professionnel doivent créditer le CPF du salarié :
- à temps plein : d’un montant de 3 000 € ;
- à temps partiel : d’un montant de 3 900 €.
Dans les entreprises de moins de 50 salariés, l’employeur n’est juridiquement pas sanctionnable. Toutefois, en cas de litige avec un salarié, l’employeur risque de devoir payer des dommages et intérêts.
Pour résumer, l’entretien professionnel :
- est une obligation légale ;
- doit être proposé tous les 2 ans et après une longue absence ;
- porte sur le parcours professionnel du salarié et ses besoins en formation ;
- en cas de non-respect, entraîne des pénalités financières pour les entreprises de plus de 50 salariés.
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