Besoin d’améliorer votre gestion des temps et des activités ? Avez-vous pensé à utiliser une badgeuse virtuelle ? Les données s’enregistrent dans votre logiciel de gestion des temps et s’exportent vers la paie. Quels sont les autres avantages d’une badgeuse (ou pointeuse) ?

À quoi sert une badgeuse ?

Une badgeuse est un dispositif permettant d’enregistrer le pointage des heures du personnel. Elle prend la forme d’un badge, d’une carte, etc.

Installation et utilisation d’une badgeuse

Comment assurer le bon fonctionnement des badgeuses ? L’entreprise doit s’équiper d’un terminal électronique. Il s’installe généralement dans un lieu de passage (entrée ou salle de pause). Chaque collaborateur présente son identifiant unique pour signaler le début ou la fin de son temps de travail. Toutes les données sont envoyées vers un logiciel de gestion des temps.

À savoir : le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est entré en vigueur en mai 2018. Les systèmes de contrôle des horaires par badge n’ont donc plus à être déclarés à la CNIL. Mais vous devez informer vos salariés des conditions de traitement de leurs données.

Quels sont les avantages de ce dispositif ?

Rappelons à quoi sert une badgeuse traditionnelle (ou une pointeuse) :

  • Contrôler le temps de travail réel.
  • Vérifier la ponctualité des salariés.
  • Fiabiliser le calcul du temps de travail.
  • Garantir une équité de traitement pour l’ensemble des collaborateurs.
  • Éviter les conflits avec les salariés : les heures d’arrivée et de départ sont consignées dans un logiciel de gestion des temps. Chaque information enregistrée est donc une preuve concrète.
  • Éviter les litiges avec l’inspection du travail.
  • Simplifier les processus RH.

Quels sont les intérêts d’une badgeuse virtuelle ?

Et si vous vous passiez à la badgeuse virtuelle pour suivre les temps de travail et réaliser un suivi d’activité ?

Qu’est-ce qu’une badgeuse virtuelle ?

La badgeuse virtuelle est la version moderne des dispositifs physiques de pointage. Le salarié se rend sur son espace personnel, depuis son smartphone, sa tablette ou son ordinateur. Il accède à une interface personnalisée et déclare en temps réel ou en mode déclaratif. A posteriori, les collaborateurs indiquent les heures réelles, la durée totale du travail, les activités réalisées, les temps de repos, etc. Aux managers de valider les déclarations des membres de leur équipe.

Un outil qui s’inscrit dans la digitalisation des entreprises

Vous pensez que les badgeuses conviennent uniquement aux sites de production ? Détrompez-vous. Aujourd’hui, ce dispositif s’adresse à tous les collaborateurs, qu’ils soient sédentaires ou itinérants (en déplacement, en télétravail…). Et à toutes les entreprises, même si elles sont une organisation fluctuante du travail.

Équipés d’une badgeuse virtuelle, les salariés peuvent :

  • Déclarer leur temps de travail en temps réel ou en mode déclaratif, qu’ils soient dans l’entreprise ou en déplacement (ou en télétravail).
  • Signaler le temps passé sur telle ou telle activité.
  • Gérer les congés, sans devoir solliciter le service des ressources humaines. Ils consultent leur solde, demandent des jours de congés, sont informés de la validation.
  • Saisir les temps de travail et d’activité facilement et rapidement.

En tant que RH, vous tirez profit des badgeuses virtuelles :

  • L’installation est rapide : inutile d’installer des pointeuses dans l’entreprise et de demander des travaux de câblage.
  • La collecte des données est fiable et simplifiée. Le suivi du temps de travail est consultable via des tableaux de bord. Indications de retard, absences imprévues, erreurs dans les déclarations… vous êtes informés en temps réel.
  • Les salariés deviennent autonomes dans la gestion de leurs absences et de leurs congés. Vous vous dégagez du temps pour des missions à plus forte valeur ajoutée.
  • La mission « gestion des badges et des cartes » disparait. Tout est dématérialisé, ce qui est un gain de temps.
  • Les badgeuses virtuelles s’adaptent aux spécificités de toutes les entreprises. Tout comme vous personnalisez vos modèles de feuilles de temps, vous paramétrez les badgeuses virtuelles selon vos contraintes de gestion.
  • Les fonctionnalités sont personnalisées selon les règles de l’entreprise. Vous pouvez aussi programmer des alertes concernant les heures supplémentaires.
  • L’interface de l’espace personnel est ergonomique et intuitive : vos salariés seront rapidement opérationnels.
  • La sécurité et la confidentialité sont garanties. Chaque collaborateur reçoit un identifiant et un mot de passe. Vous n’avez plus à gérer les pertes de badge ou de carte.

La badgeuse virtuelle est un allié pour les services des ressources humaines. À l’heure de la transformation numérique, ce dispositif utilisé en mode déclaratif responsabilise l’ensemble des collaborateurs et simplifie la collecte des temps de travail et des activités.