Besoin d’améliorer votre gestion des temps et des activités ? Avez-vous pensé à utiliser une badgeuse virtuelle ? Les données s’enregistrent dans votre logiciel de gestion des temps et s’exportent vers la paie. Quels sont les autres avantages d’une badgeuse (ou pointeuse) ?
À quoi sert une badgeuse ?
Une badgeuse est un dispositif permettant d’enregistrer le pointage des heures du personnel. Elle prend la forme d’un badge, d’une carte, etc.
Installation et utilisation d’une badgeuse
Comment assurer le bon fonctionnement des badgeuses ? L’entreprise doit s’équiper d’un terminal électronique. Il s’installe généralement dans un lieu de passage (entrée ou salle de pause). Chaque collaborateur présente son identifiant unique pour signaler le début ou la fin de son temps de travail. Toutes les données sont envoyées vers un logiciel de gestion des temps.
Depuis l’entrée en vigueur du RGPD en mai 2018, les systèmes de contrôle des horaires par badge ou badgeuse virtuelle n’ont plus à faire l’objet d’une déclaration préalable auprès de la CNIL.
En revanche, l’employeur reste soumis à plusieurs obligations. Il doit notamment :
- informer les salariés des finalités du dispositif et des données collectées ;
- préciser qui peut accéder aux données et combien de temps elles sont conservées ;
- inscrire le traitement dans le registre des activités de traitement de l’entreprise ;
- mettre en place des mesures de sécurité adaptées pour protéger les données personnelles ;
- consulter les représentants du personnel avant la mise en œuvre du dispositif lorsqu’ils existent.
Quels sont les avantages de ce dispositif ?
Rappelons à quoi sert une badgeuse traditionnelle (ou une pointeuse) :
- contrôler le temps de travail réel ;
- vérifier la ponctualité des salariés ;
- fiabiliser le calcul du temps de travail ;
- garantir une équité de traitement pour l’ensemble des collaborateurs ;
- éviter les conflits avec les salariés : les heures d’arrivée et de départ sont consignées dans un logiciel de pointage des temps de travail, chaque information enregistrée est donc une preuve concrète ;
- éviter les litiges avec l’inspection du travail ;
- simplifier les processus RH.
Quels sont les intérêts d’une badgeuse virtuelle ?
Qu’est-ce qu’une badgeuse virtuelle ?
La badgeuse virtuelle est la version moderne des dispositifs physiques de pointage. Le salarié se rend sur son espace personnel, depuis son smartphone, sa tablette ou son ordinateur. Il accède à une interface personnalisée et déclare en temps réel ou en mode déclaratif. A posteriori, les collaborateurs indiquent les heures réelles, la durée totale du travail, les activités réalisées, les temps de repos, etc. Aux managers de valider les déclarations des membres de leur équipe.
Un outil qui s’inscrit dans la digitalisation des entreprises
Vous pensez que les badgeuses conviennent uniquement aux sites de production ? Détrompez-vous. Aujourd’hui, ce dispositif s’adresse à tous les collaborateurs, qu’ils soient sédentaires ou itinérants (en déplacement, en télétravail…). Et à toutes les entreprises, même si elles sont une organisation fluctuante du travail.
Équipés d’une badgeuse virtuelle, les salariés peuvent :
- déclarer leur temps de travail en temps réel ou en mode déclaratif, qu’ils soient dans l’entreprise, en déplacement ou en télétravail ;
- signaler le temps passé sur telle ou telle activité ;
- poser des congés, sans devoir solliciter le service des ressources humaines ;
- saisir les temps de travail et d’activité facilement et rapidement.
En tant que RH, vous tirez profit des badgeuses virtuelles :
- l’installation est rapide : inutile d’installer des pointeuses dans l’entreprise et de demander des travaux de câblage ;
- le suivi du temps de travail est consultable via des tableaux de bord ;
- les salariés deviennent autonomes dans la gestion de leurs absences et de leurs congés ;
- la mission « gestion des badges et des cartes » disparait ;
- les badgeuses virtuelles s’adaptent aux spécificités de toutes les entreprises ;
- les fonctionnalités sont personnalisées selon les règles de l’entreprise ;
- l’interface de l’espace personnel est ergonomique et intuitive ;
- la sécurité et la confidentialité sont garanties.
La badgeuse virtuelle est un allié pour les services des ressources humaines. À l’heure de la transformation numérique, ce dispositif utilisé en mode déclaratif responsabilise l’ensemble des collaborateurs et simplifie la collecte des temps de travail et des activités.