Envie d’optimiser votre gestion des temps et des activités ? Garantir une conformité légale, visualiser les temps de travail, éviter les litiges… quels que soient vos besoins, vous allez devoir utiliser des feuilles de temps. Dans cet article, on vous explique pourquoi préférer un logiciel de gestion des temps à un tableur Excel ?
Envie d’optimiser votre gestion des temps et des activités ? Garantir une conformité légale, visualiser les temps de travail, éviter les litiges… quels que soient vos besoins, vous allez devoir utiliser des feuilles de temps. Dans cet article, on vous explique pourquoi préférer un logiciel de gestion des temps à un tableur Excel ?
Comment assurer un suivi des temps et des activités ?
Combien d’heures les salariés ont-ils passé sur tel ou tel projet ? Les feuilles de temps sont des supports indispensables pour suivre les temps et les activités de tous les collaborateurs.
Qu’est-ce qu’une feuille de temps ?
Une feuille de temps est un document papier ou numérique qui permet de noter les heures de travail et le détail des tâches effectuées. Une feuille de temps permet de :
- le nom et le prénom du salarié ;
- les heures travaillées ;
- les pauses ;
- les absences ;
- …
La feuille de temps est utile au service des ressources humaines…
- Vous visualisez l’ensemble des heures passées à travailler ;
- Vous disposez d’un support pour préparer et générer les fiches de paie ;
- Vous vous appuyez sur des preuves concrètes en cas de contrôle de l’inspection du travail.
… mais pas seulement :
- Les collaborateurs y consignent les écarts constatés pour faciliter le traitement des heures supplémentaires réalisées ;
- Les managers suivent plus facilement la charge de travail les absences de leur équipe.
Nos feuilles de temps sont pré-remplies sur une base administrative. Elles sont conformes aux règles conventionnelles en vigueur. A vous de les personnaliser selon les spécificités de votre entreprise.
Pourquoi l’utilisation d’un logiciel est-elle plus efficace qu’une feuille de temps Excel ?
Deux solutions s’offrent à vous pour réaliser un suivi d’activité : Excel ou un logiciel spécialisé dans la GTA.
Quelles sont les limites d’Excel ?
Excel est un logiciel parfaitement adapté à une utilisation comptable, beaucoup moins pour la gestion du temps. Voyons, les principaux inconvénients d’un tableur dans ce cas d’usage.
- Le logiciel manque de praticité : un classeur qui contient plusieurs semaines ou mois d’activités devient lourd et complexe. Vous (et l’ensemble des collaborateurs) perdez du temps à chercher la bonne cellule à remplir. Excel possède une interface limitée et la multiplication des colonnes entraîne une perte de lisibilité ;
- Les risques d’erreurs humaines sont accrus : doubles saisies, oublis, remplissage du mauvais fichier ou de la mauvaise cellule, etc. Des erreurs qui peuvent avoir des répercussions sur l’ensemble de l’entreprise ;
- La sécurité des données n’est pas optimale. La raison ? Des envois et des renvois de fichiers à répétition ;
- Le système est peu pratique pour les salariés ayant des déplacements professionnels pendant leur temps de travail.
Quels sont les avantages d’un logiciel spécialisé dans la gestion des temps et des activités ?
D’abord, vous profitez d’une interface plus ergonomique et intuitive : saisie, approbation, possibilité de duplication de semaines types enregistrées… Plus besoin de passer plusieurs minutes à rechercher la cellule à remplir ou à trouver les informations.
Autre avantage : celui de limiter les erreurs. Vous gagnez en précision, ce qui est essentiel en cas de contrôle de l’inspection fiscale. Et vous permettez aux dirigeants d’optimiser les prises de décision.
Au quotidien, vous gagnez du temps. Toutes les tâches chronophages sont réalisées par le logiciel. Par exemple, les données enregistrées par les badgeuses virtuelles sont automatiquement enregistrées et traitées. Vous calculez facilement les absences et heures supplémentaires effectives. Et pouvez exporter les éléments variables dans le format attendu par votre logiciel de paie.
Ensuite, vous avez la certitude d’être en conformité avec les règles conventionnelles en vigueur. Un logiciel spécialisé vous propose des feuilles de temps pré-remplies. A vous de les personnaliser selon les règles de gestion internes, la convention collective ou l’accord de branche.
Enfin, la confidentialité et la sécurité sont garanties. L’avantage ? Vous travaillez sereinement sans vous préoccuper de la protection des données à caractère personnel.
Besoin d’optimiser la GTA au sein de votre entreprise ? Excel est une bonne alternative au suivi des temps sous format papier. Mais les risques d’erreurs humaines sont démultipliés. Au contraire, un logiciel spécialisé vous permet de gagner du temps et d’automatiser vos suivis. Tout en sécurisant et en fiabilisant l’ensemble des données stockées.
