TPE, PME, grands groupes… toutes les entreprises doivent mettre en place un système de suivi d’activité. Au service RH de choisir la solution la mieux adaptée. Pourquoi est-il plus judicieux d’utiliser un logiciel de gestion des temps et des activités qu’un classeur Excel ?

Qu’est-ce que le suivi d’activité ?

Le suivi d’activité consiste à noter les heures de travail et le détail des tâches effectuées sur des feuilles de temps. Ces documents sont ensuite validés par le manager.

Les activités peuvent être triées par :

  • Projet (lancement d’un nouveau service, envoi d’une commande, fabrication d’un produit, participation à un événement…).
  • Service (marketing, communication, finance…).
  • Client.

Un suivi d’activité peut être réalisé manuellement (Excel) ou automatiquement (logiciel spécialisé dans la gestion des temps et des activités).

Comment réaliser un suivi d’activité efficace ?

Quelles sont les étapes à suivre ?

Première étape : la définition des besoins. Travail de nuit, activité saisonnière, majorité de télétravail… Quelles sont les particularités de votre entreprise ? Interrogez aussi les collaborateurs sur leurs attentes et leurs préoccupations. Envoyez des sondages ou des enquêtes, organisez des groupes de travail, etc. L’objectif ? Anticiper en prenant en compte tous les cas de figure.

Deuxième étape : le choix d’une solution adaptée et qui entre dans votre budget. L’interface est-elle personnalisable ? Les feuilles de temps sont-elles paramétrables ? Pouvez-vous configurer des alertes en fonction des règles de l’entreprise ? L’outil est-il compatible avec votre logiciel de paie ? Posez-vous ces questions pour éviter les mauvaises surprises. Vous pourrez travailler sur des feuilles pré-remplies mais celles-ci devront être adaptées aux spécificités de votre structure.

Troisième étape : la formation des collaborateurs et la conduite du changement. Comment vos collaborateurs vont-ils réagir ? Sont-ils ouverts à la nouveauté ? Montrez que la solution choisie est indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise.

Si vous souhaitez automatiser votre suivi d’activité, la formation au logiciel doit être adaptée au rythme de chacun. Enfin, la communication est essentielle. Répondez aux questions des collaborateurs et prolongez l’accompagnement aussi longtemps que nécessaire.

Pourquoi mettre en place un suivi d’activité ?

Quels sont les intérêts du suivi d’activité ?

Pour les ressources humaines

  • Disposer d’une traçabilité du temps de travail de chaque salarié.
  • Être en conformité avec la législation. En cas de contrôle de l’inspection du travail, vous vous appuyez sur des preuves concrètes.
  • Créer des rapports personnalisés.
  • Visualiser les heures travaillées par tâche, par projet, par client.
  • Calculer les droits de chaque collaborateur.

... mais aussi les salariés...

  • Visualiser le cumul des heures supplémentaires.
  • Visualiser le solde des heures à récupérer.
  • Éviter les litiges et les conflits grâce à une transparence accrue.

... et l’entreprise dans sa globalité :

  • Gagner en visibilité sur l’ensemble des activités menées au sein de l’entreprise.
  • Permettre aux managers de suivre l’avancement des projets.
  • Améliorer la gestion des plannings et la répartition des missions.
  • Maîtriser les coûts.

Préférer un logiciel de suivi d’activité à Excel : quels avantages ?

Un logiciel tableur comme Excel permet de suivre l’activité des salariés via des modèles de feuille de temps. Mais cette solution présente des inconvénients :

  • En déplacement, nécessité de disposer d’une application permettant d’ouvrir et d’éditer les feuilles de suivi Excel.
  • Risques d’erreurs dans les formules et le remplissage des cellules (oublis, doubles saisies…).
  • Risques de piratage en cas d’envoi des documents Excel par courriels.
  • Manque de praticité et perte de temps.

Pourquoi privilégier un outil spécialisé dans la gestion des temps et des activités ?

  • Vous et vos collaborateurs profitez d’une interface ergonomique et intuitive.
  • Vous gagnez en précision.
  • Vous exportez les éléments variables dans le format attendu par votre logiciel de paie.
  • Vous collectez facilement et rapidement les données de votre badgeuse virtuelle.
  • Vous bénéficiez d’une confidentialité accrue : toutes les données sont sécurisées.
  • Vous avez la certitude d’être en conformité avec les règles conventionnelles en vigueur.
  • Vous accédez au logiciel à n’importe quel moment, quel que soit le support (smartphone, tablette…).
  • Vous facilitez le travail du service financier : calcul des coûts de revient, calcul des marges, mesure de la rentabilité de tel projet…
  • Vous déchargez vos gestionnaires de suivi des tâches chronophages. Et vous les repositionnez sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

Un suivi d’activité est indispensable, quelles que soient la taille et les particularités de l’entreprise. Deux solutions s’offrent à vous : la mise en place d’une solution manuelle ou automatique. Praticité, rapidité, fiabilité, sécurité des données… à l’heure du digital, le choix d’un logiciel spécialisé dans la gestion des temps et des activités se révèle plus judicieux.