TPE, PME, grands groupes… toutes les entreprises doivent mettre en place un système de suivi d’activité. Au service RH de choisir la solution la mieux adaptée. Pourquoi est-il plus judicieux d’utiliser un logiciel de gestion des temps et des activités qu’un classeur Excel ?
Le suivi d’activité consiste à noter les heures de travail et le détail des tâches effectuées sur des feuilles de temps. Ces documents sont ensuite validés par le manager.
Les activités peuvent être triées par :
Un suivi d’activité peut être réalisé manuellement (Excel) ou automatiquement (logiciel spécialisé dans la gestion des temps et des activités).
Quelles sont les étapes à suivre ?
Première étape : la définition des besoins. Travail de nuit, activité saisonnière, majorité de télétravail… Quelles sont les particularités de votre entreprise ? Interrogez aussi les collaborateurs sur leurs attentes et leurs préoccupations. Envoyez des sondages ou des enquêtes, organisez des groupes de travail, etc. L’objectif ? Anticiper en prenant en compte tous les cas de figure.
Deuxième étape : le choix d’une solution adaptée et qui entre dans votre budget. L’interface est-elle personnalisable ? Les feuilles de temps sont-elles paramétrables ? Pouvez-vous configurer des alertes en fonction des règles de l’entreprise ? L’outil est-il compatible avec votre logiciel de paie ? Posez-vous ces questions pour éviter les mauvaises surprises. Vous pourrez travailler sur des feuilles pré-remplies mais celles-ci devront être adaptées aux spécificités de votre structure.
Troisième étape : la formation des collaborateurs et la conduite du changement. Comment vos collaborateurs vont-ils réagir ? Sont-ils ouverts à la nouveauté ? Montrez que la solution choisie est indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise.
Si vous souhaitez automatiser votre suivi d’activité, la formation au logiciel doit être adaptée au rythme de chacun. Enfin, la communication est essentielle. Répondez aux questions des collaborateurs et prolongez l’accompagnement aussi longtemps que nécessaire.
Quels sont les intérêts du suivi d’activité ?
Pour les ressources humaines…
... mais aussi les salariés...
... et l’entreprise dans sa globalité :
Un logiciel tableur comme Excel permet de suivre l’activité des salariés via des modèles de feuille de temps. Mais cette solution présente des inconvénients :
Pourquoi privilégier un outil spécialisé dans la gestion des temps et des activités ?
Un suivi d’activité est indispensable, quelles que soient la taille et les particularités de l’entreprise. Deux solutions s’offrent à vous : la mise en place d’une solution manuelle ou automatique. Praticité, rapidité, fiabilité, sécurité des données… à l’heure du digital, le choix d’un logiciel spécialisé dans la gestion des temps et des activités se révèle plus judicieux.