Retard dans les projets, surcharge de travail, augmentation du stress… Les conséquences d’une mauvaise gestion du temps de travail sont multiples et mettent en péril la productivité d’une entreprise.
Fort heureusement, les méthodes et outils de gestion du temps et des activités sont désormais nombreux, variés et adaptés à toutes les situations.
Nous vous donnons 5 outils pour aider les salariés à mieux gérer leur temps et priorités.
Retard dans les projets, surcharge de travail, augmentation du stress… Les conséquences d’une mauvaise gestion du temps de travail sont multiples et mettent en péril la productivité d’une entreprise.
Fort heureusement, les méthodes et outils de gestion du temps et des activités sont désormais nombreux, variés et adaptés à toutes les situations.
Nous vous donnons 5 outils pour aider les salariés à mieux gérer leur temps et priorités.
Comment aider les salariés à mieux gérer leurs priorités ?
Voici nos conseils pour aider vos salariés à gérer leurs priorités :
- Clarifier les objectifs et les priorités de l’entreprise. Les salariés doivent être conscients des objectifs de l’entreprise et comprendre leur rôle pour les atteindre.
Cela leur permet de mieux organiser leurs tâches et d’identifier leurs priorités ; - Utiliser des méthodes/outils de gestion des temps et des priorités. Ces outils digitaux permettent d’atteindre une meilleure productivité en automatisant l’organisation des tâches ;
- Former les salariés aux méthodes de gestion de temps et d’activités. Incitez-les à planifier leurs journées de travail et à ajuster en permanence leurs priorités et leur charge de travail pour une efficacité optimale.
Encourager le bien-être et la flexibilité. Permettre aux salariés d’adapter leurs horaires, d’alterner phases de concentration et pauses régulières ou d’accéder au télétravail peut réduire le stress et améliorer leur efficacité. Les méthodes comme Pomodoro, par exemple, favorisent une organisation du travail plus fluide tout en évitant le surmenage.
5 méthodes pour une meilleure gestion des temps et priorités
Voici 5 outils pour optimiser la gestion des temps des temps et des priorités dans votre entreprise :
La matrice d’Eisenhower
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Cette méthode permet de classifier les tâches selon leur ordre d’importance.
Elle les divise en 4 quadrants :
- Quadrant 1 : urgent et important ;
- Quadrant 2 : pas urgent mais important ;
- Quadrant 3 : urgent mais pas important ;
- Quadrant 4 : pas urgent et pas important.
Elle permet alors d’identifier et de hiérarchiser les tâches les plus urgentes et mettre de côté les tâches superficielles.
Les salariés pourront ainsi se concentrer sur les tâches prioritaires et produisant un réel impact.
La méthode Pomodoro
Cette méthode permet de définir des temps de travail de 25 minutes, séparées par des temps de pause de 5 minutes.
Chaque cycle constitue un Pomodoro. À l’issue de 4 cycles, le salarié peut prendre une pause plus longue de 15 à 30 minutes. Cette méthode permet d’optimiser la concentration et d’éviter la fatigue mentale.
Le principe de Pareto
Selon ce principe, 80 % des résultats sont générés par 20 % des efforts. Autrement dit, en se concentrant sur les tâches à forte valeur ajoutée, vous pouvez obtenir 80 % des résultats attendus.
Le principal enjeu est d’identifier ces 20 % de tâches à forte valeur ajoutée pour se concentrer dessus. Une approche efficace consiste à analyser les résultats des tâches passées, identifier celles qui ont généré le plus d’impact (ex. : augmentation du chiffre d’affaires, gain de temps significatif) et prioriser les actions similaires. Le principal enjeu est d’identifier ces 20 % tâches à forte valeur ajoutée pour se concentrer dessus.
La technique du time blocking
Elle permet de structurer une journée de travail en assignant à chaque tâche une plage horaire spécifique. Pour gagner du temps et éviter la dispersion, vous pouvez regrouper les tâches similaires.
Cette technique favorise la concentration en évitant les interruptions.
La méthode GTD (Getting things done)
Inspirée de l’ouvrage de David Allen du même nom, cette méthode permet d’organiser les tâches en 5 étapes :
- collecter les tâches ;
- les traiter en décidant si elles sont à faire, à déléguer ou à mettre de côté ;
- organiser ses missions selon un ordre de réalisation défini ;
- réviser régulièrement les priorités ;
- agir en exécutant la liste de priorités définie.
5 outils pour une meilleure gestion des temps et priorités
Utiliser un logiciel GTA (Gestion des temps et des activités) est aussi un moyen efficace d’optimiser le management du temps dans une entreprise.
En voici 5 exemples :
Lucca
Lucca est une suite de logiciels développés en France. Cet outil complet dédié à la gestion des ressources humaines offre des fonctionnalités variées de gestion du temps.
Le module Feuilles de Temps est spécifiquement dédié à la gestion du temps.
Lucca offre principalement les fonctionnalités suivantes :
- la gestion des absences ;
- des workflows d’approbation ;
- une interface avec le logiciel de paie ;
- le contrôle de conformité ;
- un système d’alertes selon les spécificités de l’entreprise ;
- etc.
Lucca est particulièrement adapté pour les PME et ETI cherchant une solution RH complète avec un module de gestion du temps avancé.
Son petit + ? Sa forte évolutivité ! Vous pouvez ajouter d’autres modules RH (gestion des notes de frais, des entretiens…) selon vos besoins.
Kiwi RH
Kiwi RH est un logiciel SIRH (Système d’information de gestion des ressources humaines).
Il comporte des fonctionnalités de gestion de la paie, de gestion administrative du personnel et aussi de suivi de temps et des activités.
Voici ses fonctionnalités principales :
- le suivi des temps et des activités ;
- la gestion des congés et des absences ;
- une application mobile ;
- une pointeuse digitale.
Un essai gratuit de 14 jours permet de tester les fonctionnalités de Kiwi RH.
Il est particulièrement adapté pour les TPE et PME souhaitant un outil simple et accessible pour centraliser la gestion du personnel.
Son petit + ? Sa simplicité, qui conviendra parfaitement aux TPE dont les besoins sont simples.
Eurécia
Développée en 2006, Eurécia est une solution dédiée aux TPE, PME et ETI.
Voici ses principales fonctionnalités :
- une badgeuse physique ou virtuelle ;
- une feuille de temps ;
- la gestion des congés ;
- la gestion des plannings ;
- le calcul des temps travaillés ;
- le contrôle et validation des feuilles de temps ;
- le calcul automatique des heures supplémentaires.
Eurécia s’adresse aux TPE, PME et ETI recherchant un outil RH polyvalent qui couvre aussi bien la gestion des temps que celle des congés et des plannings.
Son petit + ? Sa simplicité d’utilisation qui le rend adapté aux TPE.
eTemptation
Développé par la société française Horoquartz, eTemptation est un logiciel GTA adapté pour les entreprises de toutes tailles et issues de tout secteur.
Parmi ses fonctionnalités, on retrouve :
- le suivi des heures ;
- la gestion des congés et des absences ;
- les reportings détaillés avec des tableaux de bord ;
- les badgeuses physiques ou virtuelles ;
- la connexion avec les SIRH Talent ;
- la personnalisation du logiciel aux couleurs de l’entreprise.
Son tarif dépend des modules utilisés.
La solution est particulièrement adaptée aux grands groupes avec des besoins avancés en gestion du temps.
Son petit + ? Il intègre des fonctionnalités poussées comme les reportings détaillés, les tableaux de bord dynamiques et la gestion fine des horaires.
Factorial
Développé en 2015, Factorial est un outil dédié à la gestion des temps et des priorités, mais aussi à la gestion des talents et la gestion de paie.
Voici les fonctionnalités disponibles :
- la gestion des congés et des absences ;
- le suivi des temps et des équipes ;
- la planification et suivi des événements d’entreprise ;
- la messagerie interne ;
- le tableau de bord analytique.
Le logiciel propose aussi des fonctionnalités dédiées à la gestion des ressources humaines.
Factorial est conçu pour les PME et startups qui veulent centraliser la gestion du temps, des talents et de la paie sur une seule plateforme.
Son petit + ? L’interface moderne et intuitive pensée pour les entreprises en forte croissance qui cherchent un outil simple à déployer.
En résumé, la gestion du temps et des priorités est un volet essentiel pour améliorer les performances des salariés dans une entreprise.
L’enjeu est de choisir les bonnes méthodes et un outil digital réellement adapté aux besoins de l’entreprise. Lucca se distingue par son approche complète de la gestion des temps et des activités, avec une solution flexible qui s’intègre aux autres outils RH.
Suivi du temps de travail
L’essentiel à savoir en 9 fiches pratiques
