Imaginez une entreprise où personne ne sait vraiment qui a travaillé combien d’heures, où les heures supplémentaires s’accumulent sans être comptabilisées, et où les pauses sont prises au hasard, voire pas prise du tout. Résultat ? Des conflits entre employeur et salariés, des erreurs de paie et des risques juridiques.
C’est précisément pour éviter ce chaos que l’enregistrement du temps de travail existe. Bien plus qu’une contrainte administrative, il permet d’assurer la transparence, l’équité et la conformité aux obligations légales. Que dit la loi à ce sujet ? Comment suivre le temps de travail dans son entreprise ? Avec quels outils ? Lucca vous explique.
Imaginez une entreprise où personne ne sait vraiment qui a travaillé combien d’heures, où les heures supplémentaires s’accumulent sans être comptabilisées, et où les pauses sont prises au hasard, voire pas prise du tout. Résultat ? Des conflits entre employeur et salariés, des erreurs de paie et des risques juridiques.
C’est précisément pour éviter ce chaos que l’enregistrement du temps de travail existe. Bien plus qu’une contrainte administrative, il permet d’assurer la transparence, l’équité et la conformité aux obligations légales. Que dit la loi à ce sujet ? Comment suivre le temps de travail dans son entreprise ? Avec quels outils ? Lucca vous explique.
Qu’est-ce que l'enregistrement du temps de travail ?
L’enregistrement du temps de travail est une démarche qui fait partie du processus de contrôle du temps de travail. Il permet aux entreprises de mesurer et suivre la durée d’activité de leurs salariés.
Il consiste à relever, consigner et stocker les heures effectuées par chaque employé. Cela comprend :
- les heures de début et de fin de journée ;
- les pauses et les temps de repos ;
- les heures supplémentaires ;
- les congés.
L’enregistrement du temps de travail permet à l’employeur de s’assurer que tous les salariés respectent les durées maximales de travail et bénéficient de leur temps de repos, comme l’impose la loi.
Bon à savoir : Ce suivi peut être réalisé à l’aide de différents outils, allant des feuilles de temps de travail au format papier et aux logiciels spécialisés.
Quel est le cadre légal de l'enregistrement du temps de travail en France et dans l’Union européenne ?
Dans un arrêt du 14 mai 2019, la Cour de justice de l’Union européenne (CJUE) a imposé aux employeurs des États membres de mettre en place un système fiable, objectif et accessible pour enregistrer le temps de travail quotidien de leurs employés. L’objectif ? Vérifier que les temps de travail et de repos obligatoires sont bien respectés.
En France, des obligations en matière d’enregistrement du temps de travail étaient déjà prévues dans le Code du travail. Aucune loi française n’a donc été promulguée en la matière suite à l’arrêt de la CJUE.
En effet, les employeurs ont l’obligation de mettre en place un système de suivi du temps de travail et de justifier les horaires effectués par les salariés. Les entreprises doivent ainsi consigner quotidiennement les heures de travail réalisées pour s’assurer du respect de la législation.
Bon à savoir : L’entreprise doit garantir l’accès aux données collectées à ses salariés s’ils le demandent, ainsi qu’à l’inspection du travail en cas de contrôle.
L'enregistrement du temps de travail est-il obligatoire ?
L’obligation d’enregistrement du temps de travail dépend du type d’horaires appliqués au sein de l’entreprise.
Pour les horaires individualisés
Lorsqu’un salarié ne suit pas l’horaire collectif qui est appliqué au reste de l’équipe ou du service, par exemple parce qu’il souhaite adapter ses horaires pour éviter les heures de pointe, on dit qu’il bénéficie d’horaires individualisés. Dans ce cas, l’employeur doit enregistrer précisément ses heures de travail.
Le décompte de la durée de travail doit se faire :
- quotidiennement, par l’enregistrement des heures de début et de fin de chaque période de travail ;
- hebdomadairement, par le biais d’un récapitulatif des heures de travail accomplies par chacun.
L’employeur doit fournir un relevé des heures de travail réalisées chaque mois dans un document qui doit être annexé au bulletin de salaire de l’employé. Ce dernier doit aussi préciser le nombre de repos compensateurs acquis ou pris par le salarié.
Bon à savoir : L’employeur qui ne respecte pas ses obligations en matière d’enregistrement du temps de travail est passible d’une amende pouvant aller jusqu’à 2 000 euros par salarié concerné.
Pour les horaires collectifs
Dans le cas des horaires collectifs, où tous les salariés suivent le même emploi du temps, l’enregistrement du temps de travail n’est pas obligatoire. En revanche, l’employeur doit clairement afficher les horaires auxquels commence et finit le travail, ainsi que la durée des repos.
L’employeur doit tout de même assurer un suivi si un salarié effectue des heures supplémentaires ou si des variations d’horaires apparaissent.
Même dans le cas d’horaires collectifs, l’enregistrement du temps de travail est recommandé pour se prémunir de conflits avec les salariés et pour faciliter le calcul des horaires de travail et des droits au repos compensateur.
Comment enregistrer le temps de travail de ses salariés ?
Tous les salariés sont concernés par le suivi du temps de travail, quel que soit leur niveau hiérarchique ou leur fonction. Toutefois, l’enregistrement du temps de travail ne se fait pas de la même manière pour les salariés en télétravail et pour les cadres notamment.
L’enregistrement du temps de travail des salariés en télétravail
Avec le développement du télétravail, l’enregistrement du temps de travail est devenu plus compliqué à mettre en place. Par nature, les entreprises ne peuvent pas suivre les activités des salariés. De même, elles ne peuvent pas vérifier qu’ils prennent leur repos obligatoire comme il se doit.
Pour suivre le temps de travail dans le cadre du télétravail, il est essentiel de mettre en place une procédure adaptée :
- utiliser une solution digitale qui permet d’enregistrer le temps de travail des collaborateurs à distance et d’obtenir une visibilité sur leur emploi du temps ;
- préciser aux salariés concernés les règles sur les horaires de travail et les temps de pause ;
- faire respecter la durée maximale de travail hebdomadaire.
L’enregistrement du temps de travail pour les cadres
Très autonomes dans la gestion de leur emploi du temps, les cadres au forfait jours ne sont pas soumis aux mêmes obligations que les autres salariés.
Toutefois, l’employeur doit établir un document de contrôle pour identifier le nombre de journées et de demi-journées travaillées dans le cadre du forfait jours. Il doit également s’assurer que les temps de repos sont respectés et que la charge de travail est raisonnable en organisant des entretiens annuels.
Quels outils mettre en place pour l’enregistrement du temps de travail ?
L’enregistrement du temps de travail peut être effectué à l’aide de plusieurs outils, comme :
- un fichier papier ou des feuilles des temps ;
- une pointeuse ;
- un logiciel de gestion des temps.
L’enregistrement manuel
L’entreprise peut opter pour un registre au format papier ou saisir le temps de travail sur un tableur Excel. C’est une solution idéale pour les petites structures.
Facile à mettre en place et peu onéreuse, cette méthode présente néanmoins plusieurs inconvénients :
- risque important de falsification, d’erreurs ou de perte ;
- impossibilité de centraliser les informations ;
- gestion chronophage.
Des feuilles de temps mal gérées sur Excel peuvent être la source de litiges avec les employés, notamment en cas d’erreurs de paie.
L’utilisation d’une pointeuse
L’entreprise peut aussi se servir d’une pointeuse pour faciliter l’enregistrement du temps de travail de ses collaborateurs. Ces derniers peuvent simplement présenter leur carte ou leur badge pour signaler leur arrivée ou leur départ de leur lieu de travail.
Cette solution est idéale pour les salariés qui travaillent dans des bureaux ou dans des commerces à heures fixes. Elle est moins adaptée aux commerciaux qui sont amenés à faire beaucoup de déplacements ou encore aux employés en télétravail.
Bon à savoir : En fonction de sa taille, de son secteur d’activité et de son budget, l’entreprise peut opter pour une pointeuse mécanique, une pointeuse électronique ou encore une pointeuse numérique.
Les logiciels de gestion des temps
Avec une solution digitale comme un logiciel de gestion des temps, les salariés peuvent enregistrer leur temps de travail en toute autonomie et à distance, depuis leur ordinateur ou une application dédiée.
Cette solution permet :
- d’automatiser l’enregistrement du temps de travail, des heures supplémentaires et des absences ;
- de réduire le risque d’erreurs humaines ;
- de centraliser et sécuriser les données collectées sur une seule interface ;
- d’assurer la conformité au droit du travail.
Les données sont sécurisées et automatiquement remontées aux équipes RH qui peuvent vérifier que les temps de travail et de pause sont respectés, et préparer la paie plus rapidement.
Ainsi, le suivi des heures effectuées par les collaborateurs est facilité, permettant au service RH de gagner un temps précieux pour se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée.
L’enregistrement du temps de travail constitue un levier stratégique pour garantir la conformité réglementaire de l’entreprise, mais aussi pour instaurer une organisation plus efficace et équitable. Au-delà des aspects techniques, il s’agit avant tout de promouvoir une culture du travail où la gestion du temps favorise à la fois la performance collective et le bien-être des salariés.
12 clés
pour faire du suivi des temps un amplificateur de l’expérience collaborateurs
