Le suivi du temps de travail est un véritable enjeu pour les entreprises. Comment assurer un suivi précis des heures effectuées, répartir efficacement les ressources et optimiser la productivité des équipes ? La feuille de temps de travail est une solution simple et efficace pour répondre à ces défis. En quoi consiste-t-elle ? Quels sont les différents avantages d’une feuille de temps et comment la créer pour bénéficier de tout son potentiel ? Lucca vous répond.
Le suivi du temps de travail est un véritable enjeu pour les entreprises. Comment assurer un suivi précis des heures effectuées, répartir efficacement les ressources et optimiser la productivité des équipes ? La feuille de temps de travail est une solution simple et efficace pour répondre à ces défis. En quoi consiste-t-elle ? Quels sont les différents avantages d’une feuille de temps et comment la créer pour bénéficier de tout son potentiel ? Lucca vous répond.
Qu’est-ce qu’une feuille de temps de travail ?
Feuille de temps de travail : définition
La feuille de temps de travail est un outil qui permet aux entreprises de suivre le temps passé par un salarié sur ses tâches et ses projets. Elle facilite la gestion des ressources humaines et garantit une répartition efficace du travail.
Elle peut être utilisée par différentes structures :
- les entreprises qui peuvent suivre les heures travaillées et simplifier la rémunération ;
- les freelances qui l’utilisent pour facturer précisément leurs clients en fonction du temps passé sur un projet ;
- les organisations à but non lucratif qui s’en servent pour suivre la présence des bénévoles et la répartition des missions.
À quoi ressemble une feuille de temps de travail ?
Une feuille de temps standard contient plusieurs éléments :
- les informations permettant d’identifier le salarié : nom, fonction, service ;
- la période couverte : feuille hebdomadaire, bihebdomadaire ou mensuelle ;
- les horaires de travail : heures d’arrivée et de départ, temps de pause ;
- la description des missions effectuées et des projets assignés ;
- le total des heures, incluant les heures supplémentaires et les absences.
Les entreprises peuvent choisir entre plusieurs modèles de feuilles de temps selon leurs besoins. Il est possible de télécharger un modèle préétabli au format Excel ou d’opter pour des logiciels de gestion des temps pour un suivi automatisé.
Pourquoi utiliser une feuille de temps ? 3 avantages.
En France, les employeurs ont l’obligation d’enregistrer le temps de travail de leurs salariés pour assurer le respect des durées légales de travail. Pour cela, ils peuvent se servir d’une pointeuse du temps de travail sous réserve de respecter la réglementation.
Ils peuvent également utiliser une feuille de temps. Au-delà d’assurer la conformité avec la loi, cet outil présente plusieurs avantages :
- contrôler le temps de travail des collaborateurs ;
- gérer les ressources et planifier le temps de travail des salariés ;
- responsabiliser les salariés et augmenter leur productivité.
Contrôler le temps de travail des collaborateurs
La première fonction d’une feuille de temps est de permettre aux entreprises de suivre précisément les heures effectuées par chaque salarié, et :
- d’identifier le nombre d’heures supplémentaires ;
- de faciliter la gestion des absences et des retards ;
- de contrôler la répartition du travail pour assurer une meilleure équité entre les employés.
Les feuilles de temps simplifient le travail des ressources humaines et garantissent un suivi précis des horaires et de la présence des salariés.
Gérer les ressources et planifier le temps de travail des salariés
Les feuilles de temps permettent une gestion proactive des ressources humaines. En effet, ce document aide les managers à mieux organiser les tâches et à anticiper les besoins en personnel.
Elle permet par exemple de :
- détecter les goulots d’étranglement dans un projet et mieux répartir le travail entre les salariés ;
- optimiser la charge de travail pour prévenir d’éventuelles surcharges ;
- prioriser les tâches en fonction des projets en cours ;
- anticiper les délais et limiter les retards.
Avec une feuille de temps de travail, il devient plus simple de visualiser l’allocation du temps passé par chaque collaborateur sur ses différentes missions et d’adapter les stratégies en conséquence.
Par exemple, l’entreprise peut se rendre compte qu’elle paye des heures supplémentaires à un salarié alors qu’un autre qui occupe un poste similaire est moins occupé.
Responsabiliser les salariés et augmenter leur productivité
Utiliser une feuille de temps de travail en entreprise responsabilise les salariés qui doivent y consigner leurs horaires. En effet, ces derniers ont moins tendance à être en retard ou à s’absenter.
De même, ils ont la certitude que toutes leurs heures de travail y sont enregistrées, y compris leurs heures supplémentaires ou le travail effectué de nuit. Dans ce contexte, la feuille de temps facilite la gestion des emplois du temps et l’élaboration de la paie, assurant ainsi aux salariés un risque d’erreur quasi nul.
L’utilisation d’une feuille des temps simplifie également le travail des ressources humaines qui peuvent y accéder à tout moment pour consulter les plannings renseignés et ainsi faciliter la gestion de la paie par exemple.
Comment créer une feuille de temps ?
La création d’une feuille de temps peut se faire de différentes manières, selon les besoins et la taille de l’entreprise. Vous pouvez notamment :
- utiliser un tableur comme Excel ;
- adopter un logiciel spécialisé.
Utiliser un tableur comme Excel
L’utilisation d’Excel est une solution simple et efficace pour créer une feuille de temps de travail personnalisée. Cet outil :
- permet de structurer les données sous forme de tableau ;
- offre des formules pour calculer automatiquement le temps travaillé ;
- est facilement adaptable aux besoins des projets et des équipes.
Exemple de structure d’une feuille de temps sous Excel :
Date | Début du travail | Fin du travail | Temps de pause | Total des heures | Activité | Projet |
12/02 | 9h | 17h | 1h | 7h | Rédaction | Blog |
13/02 | 8h30 | 16h30 | 0h30 | 7h30 | Réunion | Client X |
Bien qu’elle soit facile à utiliser, la feuille de temps de travail réalisée sous Excel présente certains inconvénients :
- la saisie des données doit se faire manuellement, une tâche qui peut être très chronophage pour les salariés ;
- le risque d’erreurs et de falsification est important ;
- les données ne sont pas centralisées.
Utiliser un logiciel de gestion du temps
Les logiciels de gestion du temps offrent une alternative plus avancée que les feuilles Excel. Ils permettent :
- l’automatisation des saisies et des calculs ;
- un accès centralisé pour toutes les équipes et les managers ;
- la génération de rapports pour analyser l’évolution des projets.
Des outils, comme la badgeuse virtuelle, permettent également d’intégrer la gestion des horaires, des absences et des congés, offrant une solution complète pour gérer les présences en entreprise.
Vous l’avez compris, la feuille de temps de travail permet d’assurer un suivi efficace des heures travaillées. Au-delà du simple suivi du temps, cet outil peut devenir un levier stratégique pour améliorer la productivité et le bien-être des salariés. Et si la prochaine étape était d’automatiser encore plus la gestion du temps de travail grâce à des solutions connectées et intégrées à vos systèmes RH ?
Et si c'était possible de gérer à la fois les absences et les temps de présence, ce serait pas mal non ?
