Refacturer des frais professionnels à vos clients suscite de nombreuses questions en matière de TVA. Quel taux appliquer ? Sur quel montant ? Qu’en est-il si la dépense n’est pas déductible pour votre entreprise ? Une bonne application des normes en vigueur vous permettra d’éviter les redressements fiscaux. Dans cet article, on fait le point sur le traitement de la TVA sur vos frais de déplacement et sur leurs refacturations.
L'article en 1 minute
- Les frais de déplacement refacturés doivent être soumis au même taux de TVA que la prestation principale.
- Vous devez l’affecter sur le montant HT de la dépense initiale, si elle a permis la déductibilité de la TVA. Sinon, utilisez le montant TTC.
- Attention à ne pas confondre les refacturations de frais avec les débours, qui ne sont pas soumis à TVA.
- Automatiser la gestion des factures réduit les risques d’erreurs et de redressements fiscaux.
Refacturation de frais de déplacement et débours : quelles différences ?
Faire supporter les frais de déplacement engagés à ses clients est une pratique courante dans le monde professionnel. Il convient de distinguer deux mécanismes :
- les débours sont des dépenses réglées pour le compte du client. La facture finale est établie à son nom, et le fournisseur se fait rembourser les sommes correspondantes à l’euro près ;
- la refacturation de frais « classique », qui sont engagés par l’entreprise en son nom. Elle les refacture ensuite au client avec TVA, et éventuellement une marge.
Exemple : Vous achetez des billets de train au nom de votre société : c’est une refacturation de frais classique. En revanche, une réservation d’hôtel réalisée par votre client et facturée à celui-ci constitue des débours, si elle est payée par votre entreprise.
Comment appliquer la TVA sur les frais de déplacement refacturés ?
En matière fiscale, on considère que les frais de déplacement sont complémentaires de la prestation fournie. Vous devez donc leur appliquer le même taux de TVA.
Ainsi, si vous vendez habituellement au taux normal de 20 %, vous devez affecter ce pourcentage sur toutes vos refacturations de frais professionnels. La déductibilité de la dépense initiale n’a pas d’importance.
Une fois le taux adéquat défini, vous devez l’appliquez sur :
- le montant HT des frais engagés si la TVA est récupérable pour le prestataire ;
- le montant TTC si elle n’est pas déductible.
Rappel : Les entreprises qui bénéficient du régime de franchise ne facturent jamais la TVA, y compris sur leurs frais de déplacement.
Quels sont les taux de TVA applicables aux frais de déplacement ?
Les frais de déplacement sont touchés par de nombreuses particularités au regard de la TVA. Le tableau suivant présente les règles applicables aux dépenses les plus communes.
Type de frais | Taux de TVA applicable | TVA récupérable ? | Base de refacturation |
Billets de train, avion, taxi, etc. | 10 % | Non | TTC |
Carburant (gazole et essence) | 20 % | À hauteur de 80 % pour un véhicule de tourisme, 100 % pour un utilitaire | En fonction du pourcentage de déductibilité |
Péages et stationnement | 20 % | Oui | HT |
Nuitées d’hôtel | 10 % | Non | TTC |
Restauration | 10 % pour la restauration sur place, 5,5 % à emporter, 20 % pour les boissons alcoolisées | Oui | HT |
Comme toujours, la TVA n’est récupérable que sur les dépenses engagées dans l’intérêt de l’entreprise.
Attention : Si vous devez émettre une facture intracommunautaire, appliquez les règles de calcul de la TVA intracommunautaire. Souvent, c’est au client d’autoliquider la TVA.
Quelles sont les modalités pratiques de la refacturation des frais de déplacement ?
Deux options s’offrent à vous pour solliciter le remboursement de vos frais de déplacement auprès de vos clients :
- les intégrer sur la facture principale ;
- les facturer séparément.
Nous vous conseillons de détailler vos frais par catégorie pour un meilleur suivi, et pour réduire les risques d’un redressement fiscal. Pour chaque ligne, n’oubliez pas d’indiquer les montants HT, TTC, et la TVA.
Comme pour toute facture, vous devez insérer vos mentions légales, qui précisent notamment les modalités de paiement.
Conseils pour un suivi rigoureux de la TVA sur les frais de déplacement
Une mauvaise gestion de la TVA sur les frais de déplacement engendre des risques fiscaux pour votre entreprise. Pour les éviter, voici quelques bonnes pratiques :
- automatisez le traitement des notes de frais et des factures grâce à des outils numériques adaptés ;
- conservez vos justificatifs comptables sur un espace sécurisé ;
- formez vos collaborateurs aux règles de TVA applicables aux refacturations de frais ;
- mettez en place un suivi rigoureux et des contrôles internes ;
- émettez une facture rectificative de TVA dès que vous détectez une erreur.
Bon à savoir : La facturation électronique renforce la sécurité du traitement, de l’envoi et du stockage des factures. Elle sera obligatoire pour tous les professionnels redevables de la TVA d’ici septembre 2027.
Vous souhaitez en savoir plus sur la réforme de la facturation électronique ?
Découvrez dans ce guide une explication claire et structurée de la réforme, les principaux chantiers à anticiper et les conseils de nos experts pour vous préparer sereinement.
Questions fréquentes sur la TVA et les refacturations de frais de déplacement
La TVA sur les frais de déplacement est-elle récupérable ?
Tout dépend de la nature des dépenses. La TVA n’est pas récupérable sur les transports en commun et sur les nuitées d’hôtel. Elle l’est en revanche sur les frais de restaurant et les notes de péage et de stationnement.
La refacturation des frais de déplacement est-elle soumise à TVA ?
Oui, vous devez appliquer la TVA sur les frais de déplacement refacturés, au même taux que celui de votre prestation principale. Cette règle s’applique même si vous ne pouvez pas récupérer la TVA payée sur les dépenses avancées.
Peut-on utiliser le barème des indemnités kilométriques pour refacturer ses frais de déplacement ?
Si vous vous déplacez chez vos clients avec un véhicule individuel, vous pouvez refacturer vos trajets selon le barème des indemnités kilométriques établi par l’administration fiscale.