L’entrée en vigueur de la facturation électronique vous pose question ? Vous avez des difficultés à vous représenter les implications pratiques pour votre entreprise ? Pour bien intégrer la définition de la facture électronique, il est primordial de bien comprendre son cycle de vie. Dans cet article, nous analysons les points clés du cycle de vie d’une facture électronique.
L'article en 1 minute
- La réforme de la facturation électronique entre en vigueur progressivement à partir du 1er septembre 2026.
- Elle concerne l’émission et la réception des factures électroniques pour toutes les opérations réalisées entre entreprises assujetties à la TVA, établies en France.
- Le cycle de vie d’une facture électronique se compose de 4 étapes essentielles : la préparation et l’émission de la facture, sa réception, sa validation et son paiement.
- Comprendre le cycle de vie d’une facture électronique, c’est comprendre les implications pratiques pour votre entreprise.
Allez à l'essentiel
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La préparation et l’émission de la facture électronique
Avant d’envoyer votre facture électronique (à ne pas confondre avec le simple scan de facture), il faut la préparer pour qu’elle soit conforme à la réglementation.
Rappelons déjà que plusieurs mentions obligatoires doivent apparaître sur celle-ci :
- date d’émission ;
- numéro unique de la facture ;
- identité du vendeur ;
- etc.
En ce qui concerne le format de la facture électronique, il y a 3 options :
- Factur-X ;
- CII ;
- UBL.
À noter : le format Factur-X s’adapte bien aux TPE-PME tout en étant relativement simple d’utilisation.
Votre facture électronique doit ensuite être envoyée par l’intermédiaire d’une plateforme agréée (PA) par l’État, dont vous pouvez retrouver la liste ici.
Chez Lucca, nous nous positionnons comme PA et nous assurons la réception et la centralisation de vos factures électroniques.
La réception et la prise en charge par l’acheteur
Une fois la facture prête, elle est transmise vers la plateforme agréée de l’acheteur. 2 possibilités à cette étape :
- la facture est rejetée par la plateforme et n’est donc pas transmise au client ;
- elle est transmise à votre client qui l’accepte ou non.
Notez que le rejet peut être lié à une raison technique (format non adapté) ou réglementaire (mention obligatoire manquante). La PA fait alors office de filtre, ce qui constitue une sécurité et un gain de temps pour l’acheteur.
La validation, le traitement des litiges et le renvoi éventuel
Dès lors que la facture est transmise au client, celui-ci dispose de 3 choix :
- valider la facture totalement ou partiellement (un avoir ou une facture rectificative pourront être faits par le fournisseur dans ce cas) ;
- la suspendre (en cas de pièces justificatives ou de précisions manquantes) ;
- ou la mettre en litige (si désaccord commercial par exemple).
Le paiement ou le refus en clôture du cycle de vie d’une facture électronique
La clôture du cycle de vie de la facture électronique se fait une fois le paiement effectué ou refusé par l’acheteur.
En cas de refus de la facture, l’émetteur peut faire un avoir ou une facture rectificative pour remplacer celle qui a été refusée.
Important : toutes les factures électroniques doivent être archivées de manière sécurisée pendant au moins 6 ans à partir de la date de la dernière opération (10 ans pour les factures papier). L’archivage doit garantir l’intégrité, la lisibilité et la traçabilité des documents, souvent via un coffre-fort électronique certifié.
Les statuts obligatoires et recommandés dans le cycle de vie
Il est essentiel pour l’entreprise de distinguer les statuts transmis à l’administration de ceux utilisés pour le suivi interne.
Voici un tableau synthétique des différentes étapes du point de vue du fournisseur de la facture :
Statut de la facture | Définition | Transmis à l’administration | Impact opérationnel |
|---|---|---|---|
Déposée | Facture déposée sur la PA | ✅ | Déclenche le suivi de la facture et la déclaration de TVA collectée |
Émise | Facture émise par la PA | ❌ | Point de départ du DSO |
Reçue | Facture reçue par la PA | ❌ | Assure la bonne réception, évite les factures perdues |
Rejetée | Facture rejetée par la PA | ✅ | Nécessite une correction, bloque le paiement et la prise en compte TVA |
Mise à disposition | PA met à disposition la facture pour l’acheteur | ❌ | Début du traitement client |
Prise en charge | Acheteur réceptionne la facture | ❌ | Lance le circuit du traitement côté client |
Approuvée (totalement ou partiellement) | Acheteur approuve la facture en totalité ou partiellement | ❌ | Déclenche le paiement |
Suspendue | Acheteur suspend la facture | ❌ | Bloque le paiement, crée un risque sur le cash |
En litige | Acheteur met la facture en litige | ❌ | Retarde le paiement et le traitement |
Transmission paiement | Acheteur transmet le paiement | ❌ | Sortie de trésorerie côté acheteur |
Encaissement | Fournisseur a encaissé le paiement | ✅ | Entrée de trésorerie effective |
Refus | Acheteur refuse le paiement | ✅ | Impact sur le cash |
Les questions fréquentes sur le cycle de vie d’une facture électronique
Pourquoi est-il important de connaître le cycle de vie d'une facture électronique ?
Comprendre le cycle de vie d’une facture électronique vous permet d’avoir une vision concrète de chacune des étapes et de retravailler le processus de facturation en cas de difficultés récurrentes (litiges et impayés par exemple).
Comment assurer la conformité et la sécurité tout au long du cycle de vie ?
La conformité et la sécurité du cycle de vie de la facture électronique reposent sur 4 piliers :
- un format adapté (Factur-X, CII, UBL) ;
- le passage par une plateforme agréée ;
- une bonne compréhension des statuts obligatoires et recommandés ;
- un archivage sécurisé.
Quelles sont les principales étapes du cycle de vie d’une facture électronique ?
Les principales étapes du cycle de vie d’une facture électronique sont :
- la préparation et l’émission de la facture électronique ;
- la réception par la plateforme de l’acheteur ;
- la validation ;
- le paiement et l’archivage.
Un cahier des charges pour la dématérialisation des factures fournisseurs peut-il m’aider à optimiser le cycle de vie de ma facturation électronique ?
Le cahier des charges est un atout pour optimiser le cycle de vie de votre facturation électronique, car il vous permet de structurer vos processus de gestion des factures fournisseurs (volumes, services concernés, formats, points de blocage et besoins d’amélioration notamment).
Il vous aide ainsi à fluidifier chaque étape du cycle de vie de la facture électronique, de sa préparation à son archivage.