74 % des TPE et PME pensent qu’une facture envoyée par e-mail au format PDF constitue une facture électronique (sondage Regate et Institut CSA mené auprès de 350 dirigeants de TPE-PME en 2022).
Cette assimilation était tolérée jusqu’à présent, mais elle ne l’est plus avec la réforme de la facturation électronique. Désormais, les entreprises françaises assujetties à la TVA devront émettre et recevoir leurs factures dans des formats structurés spécifiques.
Les formats PDF classiques ou les factures papier ne seront plus considérés comme conformes. Les factures devront être émises dans des formats normalisés, UBL, CII ou Factur-X, et transiter par des plateformes dédiées permettant leur traitement automatique.
L'article en 1 minute
- Une facture électronique est entièrement dématérialisée et structurée. Elle est émise dans un format exploitable par les logiciels comptables.
- Les formats autorisés sont UBL, CII et Factur-X. Les PDF classiques ne seront plus considérés comme conformes.
- La réforme améliore la gestion des factures, réduit les erreurs, automatise les traitements, renforce la traçabilité et vise à lutter contre la fraude à la TVA.
Allez à l'essentiel
Obtenez un résumé clair et structuré pour repérer rapidement les points clés.
Les mentions obligatoires d’une facture électronique
Une facture électronique est une facture créée, transmise et reçue sous forme dématérialisée dans un format structuré. Contrairement à un simple PDF, elle peut être lue et traitée automatiquement par les logiciels comptables.
La réforme impose deux exigences principales :
- l’utilisation de formats structurés conformes (UBL, CII ou Factur-X) ;
- la transmission via une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ou via le portail public Chorus Pro pour les échanges avec le secteur public.
Comme toute facture, elle doit contenir plusieurs mentions obligatoires :
- le numéro et la date de la facture ;
- le nom, l’adresse et le numéro SIREN/SIRET du vendeur et du client ;
- le numéro de TVA intracommunautaire des deux parties ;
- la désignation précise, la quantité et le prix unitaire des biens ou services ;
- le montant total hors taxes, le taux de TVA et le montant TTC ;
- les conditions de règlement et les pénalités de retard.
La réforme ajoute également quatre nouvelles mentions obligatoires :
- le numéro SIREN du client ;
- l’adresse de livraison si elle diffère de l’adresse du client ;
- la nature des opérations (biens, services ou les deux) ;
- la mention « option pour le paiement de la taxe d’après les débits » lorsque la TVA est due dès la facturation.
Les différents formats de facture électronique
La réforme impose l’utilisation de formats permettant aux plateformes de dématérialisation de traiter les données automatiquement. Trois formats sont aujourd’hui reconnus.
Les factures structurées UBL et CII : les formats XML contiennent des données directement exploitables par les logiciels. Ils permettent un traitement automatisé des informations.
La facture mixte Factur-X : ce format combine un fichier PDF/A-3 lisible par un humain et un fichier XML structuré exploitable par les logiciels.
La facture PDF simple : un PDF classique n’est plus considéré comme une facture électronique conforme, même s’il est envoyé par e-mail.
À partir de septembre 2026, toutes les entreprises devront être capables de recevoir des factures électroniques au format UBL, CII ou Factur X.
L’obligation d’émission sera ensuite appliquée progressivement selon la taille des entreprises : en septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI et en septembre 2027 pour les TPE et PME.
Tableau des formats de facture conformes à la réforme
Format | Type | Caractéristiques | Avantages | Conforme à la réforme de la facturation électronique |
UBL | Structuré XML | Données XML exploitables automatiquement | Traitement automatisé des données Interopérabilité facilitée | ✅ |
CII | Structuré XML | Format XML normalisé avec données structurées | Adapté aux échanges complexes Interopérable | ✅ |
Factur X | Hybride (mixte) | PDF/A-3 + XML intégré Double lecture | Lecture humaine Traitement automatisé | ✅ |
PDF simple | Non structuré | Document PDF classique sans données structurées | Lecture simple | ❌ |
Les enjeux de la facture électronique
La réforme présente plusieurs bénéfices pour les entreprises.
Les formats structurés permettent :
- de réduire les erreurs de saisie ;
- de limiter les litiges ;
- d’automatiser le traitement des factures ;
- d’améliorer la traçabilité des opérations.
Les factures structurées circulent également plus rapidement, ce qui contribue à accélérer les paiements et à améliorer la gestion de la trésorerie.
Pour l’administration, la réforme vise à renforcer la lutte contre la fraude à la TVA et à améliorer la collecte des données économiques.
Grâce à la transmission automatique des informations :
- les déclarations de TVA pourront être pré-remplies ;
- les délais de paiement pourront être mieux contrôlés ;
- l’administration disposera d’une meilleure visibilité sur l’activité économique.
Le calendrier de mise en œuvre de la facturation électronique
La facturation électronique n’est pas totalement nouvelle en France. Depuis 2020, les entreprises qui travaillent avec l’État ou les collectivités doivent déjà transmettre leurs factures électroniques via Chorus Pro dans le cadre des marchés publics.
La réforme étend désormais cette obligation aux échanges entre entreprises.
Le calendrier de déploiement est progressif :
- septembre 2026 : toutes les entreprises devront être capables de recevoir des factures électroniques ;
- septembre 2026 : les grandes entreprises et les ETI devront émettre leurs factures électroniques ;
- septembre 2027 : l’obligation d’émission s’appliquera aux PME et aux TPE.
Ce déploiement progressif laisse aux entreprises le temps de s’organiser et d’adapter leurs outils.
Pour anticiper cette transition, il est recommandé de définir dès maintenant un cahier des charges pour la dématérialisation des factures fournisseurs et de choisir la plateforme la plus adaptée.
Garantir la conformité d’une facture électronique
Pour être juridiquement valable, une facture électronique doit respecter trois critères fondamentaux :
- l’authenticité de l’émetteur : il doit être possible d’identifier avec certitude l’entreprise qui a émis la facture ;
- l’intégrité du contenu : la facture ne doit pas pouvoir être modifiée après son émission ;
- la lisibilité du document : la facture doit pouvoir être consultée facilement pendant toute la durée légale de conservation.
Ces exigences sont généralement assurées par les plateformes de dématérialisation partenaires. Plusieurs mécanismes techniques permettent de garantir cette conformité :
- la signature électronique qualifiée, qui identifie l’émetteur ;
- l’horodatage, qui certifie la date d’émission ;
- la piste d’audit fiable (PAF), qui retrace l’ensemble des opérations liées à la facture.
Ces dispositifs permettent aux entreprises de prouver la conformité de leurs factures en cas de contrôle fiscal.
Vous souhaitez en savoir plus sur la réforme de la facturation électronique ?
Découvrez dans ce guide une explication claire et structurée de la réforme, les principaux chantiers à anticiper et les conseils de nos experts pour vous préparer sereinement.
Questions fréquentes sur la facture électronique :
Quelles entreprises sont concernées par la facture électronique ?
Toutes les entreprises assujetties à la TVA en France sont concernées par la réforme, dès lors qu’elles réalisent des opérations entre professionnels. L’obligation s’appliquera progressivement selon un calendrier défini, avec une généralisation de la réception des factures électroniques puis de leur émission.
Quels sont les avantages de la facture électronique pour les entreprises ?
La facture électronique permet de réduire les tâches manuelles, de limiter les erreurs de saisie et d’accélérer le traitement comptable. Elle améliore aussi la traçabilité des échanges et facilite le suivi des paiements, ce qui peut aider les équipes finance à gagner en efficacité.