Avec la généralisation de la facturation électronique, les projets de dématérialisation des factures fournisseurs s’accélèrent. Pour structurer cette transformation, un cahier des charges est indispensable : il formalise vos besoins, cadre le projet et facilite la sélection de la solution la plus adaptée.
Cet article présente les étapes clés pour construire un cahier des charges efficace et sélectionner la solution de dématérialisation la plus adaptée.
L'article en 1 minute
- Le cahier des charges structure le projet de dématérialisation des factures fournisseurs.
- Il commence par une cartographie de la situation de l’entreprise afin de définir ses objectifs et ses besoins.
- Il sert de base pour comparer les offres et choisir la meilleure solution de dématérialisation.
- Il évolue tout au long du projet.
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Le cahier des charges : un outil indispensable pour structurer un projet de dématérialisation
Avec la réforme de la facturation électronique, les entreprises devront être en mesure de recevoir leurs factures fournisseurs par voie dématérialisée via une plateforme agréée.
La dématérialisation des factures fournisseurs constitue un véritable projet d’entreprise. Il impacte à la fois les services achats, comptabilité et finance, et la direction des systèmes d’information.
Un projet aussi transversal doit être précisément cadré. Le cahier des charges joue ici un rôle clé, en permettant notamment de :
- clarifier vos objectifs ;
- formaliser vos besoins et vos contraintes réglementaires, financières, opérationnelles et techniques ;
- faciliter les échanges avec les prestataires et entre les équipes ;
- choisir votre nouvelle solution de dématérialisation selon des critères objectifs.
Dans le contexte de la facturation électronique, le cahier des charges vous permet ainsi d’anticiper les nouvelles exigences liées à la réforme. Il constitue à ce titre un outil de sécurisation de votre conformité réglementaire.
À l’inverse, l’absence de cahier des charges expose l’entreprise à plusieurs risques : retards, surcoûts, choix d’un outil inadapté, mauvaise coordination des équipes, non-conformité réglementaire…
De la cartographie aux critères de choix : les 4 étapes clés
La rédaction d’un cahier des charges pour la dématérialisation des factures fournisseurs s’articule autour de quatre grandes étapes. Elles vous permettent à la fois d’améliorer vos processus internes et de préparer votre entreprise à l’intégration des flux de facturation électronique.
Étape n°1 : analyser l’existant et définir le périmètre du projet
La première étape consiste à décrire précisément les flux de facturation actuels :
- modalités de réception et de traitement des factures (PDF envoyés par mail, scan des factures reçues papier…) ;
- outils utilisés ;
- volume de factures ;
- délais et coûts de traitement.
Cette cartographie permet d’identifier les besoins d’amélioration et les points de blocage : manque d’automatisation, erreurs, factures manquantes…
Étape n°2 : définir les fonctionnalités attendues de la solution de dématérialisation
Pour être efficace, la solution retenue doit couvrir l’ensemble du cycle de vie des factures électroniques. Elle doit également garantir votre conformité réglementaire, être interopérable avec votre environnement numérique existant et sécuriser vos données.
Il s’agit ensuite d’identifier les fonctionnalités essentielles attendues de la solution.
Le tableau ci-dessous vous aide à définir vos priorités.
Fonctionnalités | Priorité | Critères d’évaluation |
Réception et centralisation des factures électroniques | Obligatoire | Conformité réglementaire |
Intégration avec un ERP et systèmes comptables | Obligatoire | Compatibilité technique |
Archivage légal et conformité réglementaire | Obligatoire | Respect des obligations légales |
Sécurité, confidentialité et gestion des accès | Obligatoire | Traçabilité |
Extraction et codage automatique des données | Souhaitée | Taux de reconnaissance |
Workflow d’approbation et validation | Souhaitée | Traçabilité |
Suivi et reporting des factures | Souhaitée | Lisibilité des indicateurs |
Facilité d’utilisation et support utilisateur | Souhaitée | Ergonomie, réactivité |
Étape n°3 : préciser les attentes vis-à-vis du prestataire
Cette étape consiste à préciser les attentes vis-à-vis du prestataire : audit initial, paramétrage, formation des équipes, assistance au démarrage, support client…
Il est également essentiel de vérifier la conformité réglementaire de la solution. Le prestataire doit garantir que son outil reste évolutif, afin qu’il demeure conforme aux futures obligations.
Étape n°4 : formaliser les critères de sélection et la méthodologie
La dernière étape consiste à lister et hiérarchiser les critères de sélection : critères fonctionnels, techniques, financiers et organisationnels.
Il est également utile de préciser les modalités de réponse attendues de la part des prestataires (dossier technique, démonstration, références, calendrier) afin de faciliter les comparaisons.
Un cahier des charges précis et évolutif : quelques conseils de rédaction et d’utilisation
Votre cahier des charges doit être précis sans être excessivement technique.
La rédaction du cahier des charges gagne à impliquer l’ensemble des équipes concernées dès le départ. C’est le travail conjoint des services achats, comptabilité, finance et IT qui vous permettra d’éviter les oublis et de sécuriser le projet.
Il est également important de considérer le cahier des charges comme un document évolutif. Il doit être mis à jour au fur et à mesure de l’avancement, en fonction des retours d’expérience.
Si le cahier des charges constitue une base essentielle, il ne suffit pas à lui seul à garantir la réussite du projet. Afin d’assurer la réussite du projet, une phase pilote doit être prévue avant le déploiement global, de manière à tester la solution choisie.
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Les questions fréquentes sur le cahier des charges pour la dématérialisation des factures fournisseurs
Qu’est-ce qu’un cahier des charges pour la dématérialisation des factures fournisseurs ?
Il s’agit d’un document qui formalise les objectifs et les besoins liés au projet de dématérialisation. Il permet de sélectionner la solution de dématérialisation la plus adaptée.
Pourquoi est-il risqué de ne pas rédiger de cahier des charges ?
Sans cahier des charges, le projet manque de structure et peut dériver : dépassement budgétaire, manque de coordination des équipes, non-respect des délais…
Comment utiliser le cahier des charges dans le projet ?
Le cahier des charges doit être utilisé comme un document de référence afin de suivre l’avancement et d’ajuster le projet si nécessaire.