Le scan des factures conserve un rôle utile dans les processus comptables, même dans le contexte de la facturation électronique.
Associée à la technologie OCR (reconnaissance optique de caractères), la numérisation permet de transformer ces documents en données directement exploitables par les logiciels comptables. Elle contribue ainsi à automatiser le cycle fournisseur, à limiter les erreurs de saisie et à améliorer la fiabilité des données financières.
L'article en 1 minute
- Le scan des factures et l’OCR transforment vos documents papier en données directement intégrables dans votre système comptable.
- C’est un réel gain de temps pour les entreprises : moins de saisie manuelle, moins d’erreurs, moins de pertes de documents.
- Le scan et l’OCR constituent une brique d’automatisation du cycle fournisseur et contribuent à fiabiliser la TVA et les écritures comptables.
- Un logiciel avec un OCR performant est à privilégier pour obtenir des données structurées facilement exploitables.
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Scan des factures et OCR : des atouts clés pour la comptabilité
Le scan et l’OCR participent à l’automatisation du traitement des factures fournisseurs et à la sécurisation du cycle Purchase-to-Pay (processus d’achat et de paiement fournisseur).
La technologie OCR lit automatiquement les éléments présents sur vos factures (fournisseur, date, montant, TVA, échéance). Elle les convertit ensuite en données structurées directement exploitables par votre logiciel comptable.
Intégrées dans un processus automatisé, ces deux technologies permettent notamment de :
- limiter la saisie manuelle et les erreurs d’imputation ;
- fiabiliser les écritures comptables et le calcul de la TVA ;
- renforcer les contrôles internes et la traçabilité des validations ;
- réduire le volume de factures sans bon de commande ;
- faciliter l’accès et le partage des factures.
Le bénéfice pour l’entreprise est mesurable : des études estiment le coût moyen de traitement manuel d’une facture fournisseur entre 14 € et 20 €, contre environ 3 à 6 € lorsqu’elle est automatisée. L’automatisation permet également de réduire significativement les délais de traitement, tout en améliorant la productivité des équipes comptables et la qualité des clôtures.
Certaines solutions vont aujourd’hui plus loin dans l’automatisation et intègrent de l’intelligence artificielle. Cette nouvelle technologie améliore la précision de lecture et renforce la détection automatique des anomalies.
Numérisation des factures : méthodes et bonnes pratiques pour un scan efficace
Deux grandes méthodes de numérisation peuvent être envisagées : le scanner traditionnel et l’application mobile.
Le choix de l’outil dépend principalement du volume de factures à traiter et de l’organisation interne de l’entreprise.
Solution | Avantages | Limites | Cas d’usage |
Scanner de factures traditionnel | Haute qualité, adapté aux volumes importants | Moins mobile | Traitement centralisé au service comptable |
Application mobile | Flexible, rapide, mobile | Qualité variable selon l’appareil | Déplacements, petites équipes |
Quelle que soit la solution choisie, certaines bonnes pratiques permettent d’optimiser la qualité de la numérisation :
- retirer les trombones et les agrafes avant la numérisation ;
- vérifier la lisibilité des documents ;
- régler correctement la résolution du scan ;
- mettre en place un classement automatisé et un nommage logique des fichiers.
Un logiciel de scan de factures performant et adapté : les critères de choix
Le choix d’un logiciel de scan de factures repose sur plusieurs critères clés :
- la précision de l’OCR et de l’IA (capacité à lire automatiquement les montants, dates et fournisseurs sur des formats variés) ;
- l’intégration avec votre ERP et vos outils existants ;
- la conformité légale et l’archivage sécurisé ;
- l’automatisation des contrôles et des validations ;
- la simplicité d’usage, pour favoriser l’adoption par vos équipes.
La rédaction d’un cahier des charges pour la dématérialisation de vos factures peut également faciliter la sélection de la solution. Cela vous permettra de formaliser vos besoins et de comparer les offres de manière objective.
En effet, il existe différents types de solutions :
- des outils d’automatisation avancée avec intégration possible à votre ERP (Klippa, Kofax…) ;
- des solutions permettant une extraction précise des données même sur des factures complexes (Nanonets, Rossum…) ;
- des applications mobiles simples pour les petites équipes ou les déplacements (Adobe Scan, apps mobiles…).
Certains logiciels, comme Lucca, combinent plusieurs de ces fonctionnalités au sein d’une même plateforme.
Facturation électronique : le scan reste utile mais n’est plus central
À partir du 1er septembre 2026, les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. L’obligation d’émission entrera progressivement en vigueur entre septembre 2026 et 2027.
Le cycle de vie des factures électroniques est entièrement dématérialisé, de la création à la réception. Ces factures doivent par ailleurs être transmises dans un format structuré et conforme aux normes en vigueur.
Les factures électroniques n’ont donc pas besoin de scan et d’OCR pour être exploitées : leurs données sont directement intégrables dans les systèmes d’information.
Le scan ne va toutefois pas disparaître. Il restera utile pour gérer les flux hors périmètre de la facturation électronique, comme certaines factures internationales, certains justificatifs ou encore les notes de frais. Il continuera ainsi de participer à la digitalisation globale des processus comptables.
Avec Lucca Factures, simplifiez le traitement de vos factures fournisseurs :
– dématérialisez et centralisez toutes vos factures,
– payez en un clic par virement ou générez facilement vos fichiers SEPA,
– automatisez l’export comptable pour gagner en efficacité.
Les questions fréquentes sur le scan des factures
Le scan des factures est-il obligatoire ?
Le scan des factures n’est pas obligatoire. En revanche, vous devrez, dès septembre 2026, être capable de réceptionner des factures électroniques.
Quels sont les principaux avantages du scan des factures pour la comptabilité ?
Associé à l’OCR, le scan des factures permet de gagner du temps, de réduire les erreurs de saisie et d’améliorer la traçabilité de l’information dans l’entreprise.
Comment choisir un logiciel de numérisation adapté à ses besoins ?
Le choix d’un logiciel de numérisation repose d’abord sur l’analyse des usages de l’entreprise : volume de factures, outils existants et niveau d’automatisation souhaité.