Les frais de formation suivent un traitement comptable particulier. Certaines dépenses doivent être enregistrées en impôts et taxes, tandis que d’autres sont à inscrire en services extérieurs. Mais alors, quels critères retenir pour les classer ? Découvrez tout ce qu’il faut savoir pour comptabiliser vos factures de formation en respectant les dispositions du plan comptable général (PCG).
L'article en 1 minute
- Les contributions obligatoires (CUFPA, versements à l’OPCO, etc.) doivent être enregistrées en impôts et taxes (compte 6333).
- Vous devez en revanche comptabiliser les factures des formations suivies par les salariés en services extérieurs (compte 6228 ou 628).
- Enfin, les dépenses annexes aux formations (transport, hébergement, etc.) doivent être inscrites dans les comptes de charges correspondant à leur nature.
- Un workflow de validation des factures efficace doit faciliter les déclarations de TVA et le calcul du ROI des différentes formations.
Allez à l'essentiel
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Comment comptabiliser les contributions obligatoires à la formation ?
Certaines dépenses liées à la formation représentent des impôts et taxes en comptabilité. C’est notamment le cas des frais suivants.
- les contributions versées aux opérateurs de compétences (OPCO) ;
- la Contribution Unique à la Formation Professionnelle et à l’Alternance (CUFPA), payée à l’URSSAF par toutes les entreprises qui emploient au moins un salarié.
Ces charges sont engagées sans contrepartie directe pour l’entreprise. Vous devez les enregistrer dans le compte 6333 — Contribution unique des employeurs à la formation professionnelle.
Voici le schéma d’écritures à utiliser pour le versement de cotisations à un OPCO.
Compte | Libellé | Débit | Crédit |
6333 | Contribution unique des employeurs à la formation professionnelle | X |
|
44566 | TVA sur autres biens et services | X |
|
401 | Fournisseurs |
| X |
Bon à savoir : En tant qu’impôt, la CUFPA n’est pas soumise à la TVA. Par ailleurs, vous devez inscrire la dette correspondante au crédit du compte 437 — Autres organismes sociaux.
Comment comptabiliser les factures de formation financées par l’entreprise ?
Les dépenses engagées par l’entreprise doivent être enregistrées en services extérieurs, dès lors qu’elles financent directement des formations. Il faut choisir l’un des comptes suivants, selon l’impact attendu pour l’employeur.
Numéro | Libellé | Cas d’utilisation | Exemple |
6228 | Rémunérations d’intermédiaires et honoraires | Contrepartie directe pour l’entreprise | Formation technique liée au poste, à un logiciel ou à une machine |
628 | Autres services extérieurs divers | Pas de lien direct avec l’emploi exercé | Mobilisation du CPF |
La contrepartie pour l’entreprise peut consister en l’amélioration des compétences professionnelles du salarié, ou en un accroissement de sa productivité.
Voici l’écriture à enregistrer. Le cas échéant, vous devez remplacer le compte 628 par le 6228. Notez par ailleurs que les factures de formation sont généralement exonérées de TVA.
Compte | Libellé | Débit | Crédit |
628 | Autres services extérieurs divers | X |
|
401 | Fournisseurs |
| X |
Attention : Même si la formation est liée à l’utilisation d’une immobilisation, les normes comptables ne permettent pas de l’inclure à son coût d’acquisition. Les dépenses correspondantes doivent être enregistrées en charges, dans le compte 6228 ou 628.
Comment comptabiliser les frais annexes à la formation ?
La participation de vos salariés à des formations génère parfois des dépenses annexes, par exemple pour se rendre sur le lieu où elles sont dispensées. Comptablement, vous ne devez pas les rattacher aux formations, mais les répartir dans les charges selon leur nature. Voici une liste non exhaustive des comptes que vous pouvez utiliser.
- 6061 — Fournitures non stockables (énergie, carburant, etc.) ;
- 6064 — Fournitures administratives ;
- 6132 — Location de salles ;
- 6181 — Documentation ;
- 6251 — Voyages et déplacements ;
- 6256 — Missions ;
- 6257 — Réceptions.
La ventilation de ces frais dans les comptes adéquats permet d’optimiser la récupération de la TVA. Elle vous aide à remplir vos déclarations plus facilement, en parcourant simplement votre balance comptable. Par exemple, la TVA n’est pas déductible sur l’hébergement ou sur billets de train ou d’avion, mais elle l’est sur le carburant ou les frais de bouche.
Bon à savoir : La rémunération des salariés en formation doit être enregistrée dans les charges de personnel.
Récapitulatif : Traitements comptables et fiscaux des frais de formation
Type de frais | Compte à utiliser | Nature de la charge | TVA récupérable ? |
Contributions obligatoires (OPCO, CUFPA) | 6333 | Impôts et taxes | Oui |
Formations financées par l’entreprise | 6228 ou 628 | Services extérieurs | Oui, mais souvent exonérées |
Frais annexes aux formations | Selon la nature de la dépense | Achats ou services extérieurs | Selon la nature de la dépense |
Pourquoi bien comptabiliser les factures de formation ?
L’enregistrement correct des frais de formation présente plusieurs avantages pour l’entreprise.
- Un suivi rigoureux, avec la possibilité de mesurer le retour sur investissement (ROI) des différentes actions.
- La justification des dépenses auprès de l’administration fiscale, et une réduction du risque de redressement.
- L’optimisation fiscale : récupération de la TVA et déduction des charges à l’IS ou à l’IR.
- Un meilleur suivi des coûts par services, projets ou salariés (dans le cadre d’une comptabilité analytique).
Bon à savoir : Automatiser la comptabilisation des factures de formation favorise la réduction des erreurs, mais implique un contrôle humain pour s’assurer de la correcte affectation des charges.
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Les questions fréquentes sur la comptabilisation des frais de formation
Qu’est-ce que la comptabilisation des frais de formation ?
Comptablement, les frais de formation peuvent être considérés comme des services extérieurs ou des impôts et taxes, en fonction de leur nature. Leur affectation dépend du caractère libératoire des dépenses engagées vis-à-vis des contributions obligatoires.
En revanche, vous devez bien inscrire les frais annexes (déplacements, hébergement, etc.) dans leurs comptes de charges spécifiques.
Quels sont les différents types de frais de formation à comptabiliser ?
En matière de formation, vous devez distinguer les contributions obligatoires et les sessions financées par l’entreprise. Les premières sont à enregistrer en impôts et taxes, et les secondes dans les services extérieurs.
Comment comptabiliser les contributions versées aux OPCO ?
Les contributions obligatoires versées aux OPCO doivent être enregistrées dans les impôts et taxes, en utilisant le compte 6333. Vous devez isoler la TVA (compte 44566), et constater la dette correspondante au crédit du compte 401.
Quelle différence entre comptabilisation en honoraires et en charges diverses ?
Les formations financées par l’entreprise sont enregistrées en honoraires (compte 6228), lorsqu’elles apportent une réelle plus-value (hausse de la productivité, formation à l’utilisation d’un logiciel, etc.). Si en revanche la dépense n’a pas de lien avec le poste du salarié, préférez la comptabilisation en charges diverses (compte 628).
Comment optimiser la récupération de la TVA sur les frais de formation ?
La comptabilisation des factures de formation dans les comptes adéquats permet d’optimiser la récupération de la TVA. Les sessions de formation sont parfois exonérées, tandis que la TVA n’est pas déductible sur l’ensemble des frais accessoires. N’hésitez pas à créer des sous-comptes lorsque c’est pertinent pour faciliter la préparation de vos déclarations de TVA.
Pourquoi suivre les frais de formation en comptabilité analytique ?
La comptabilité analytique permet de répartir les charges entre des segments spécifiques de l’entreprise (services, contrats, salariés, etc.). Distribuer les frais de formation selon ce principe renforce l’analyse des dépenses et permet d’évaluer leur ROI.