Vérification des montants, sécurisation des paiements, enregistrement comptable, archivage : autant d’étapes qui permettent de structurer la gestion des factures d’achat. Pour les gérer efficacement, vous pouvez mettre en place divers contrôles au travers d’un flux de travail. Dans cet article, on vous explique comment optimiser le workflow de validation de vos factures fournisseurs.
L'article en 1 minute
- Le workflow de validation des factures fournisseurs intègre plusieurs étapes incontournables : réception, vérification, approbation, comptabilisation, paiement et archivage.
- Pour l’améliorer, commencez par cartographier les procédures existantes.
- Vous devez ensuite identifier les tâches et contrôles superflus et ceux qui pourraient être ajoutés.
- L’automatisation crée de nouvelles pistes d’amélioration, au travers notamment de l’IA, de la technologie OCR, et de la facturation électronique.
- Votre workflow doit faire l’objet d’une réévaluation régulière et de contrôles internes pour garantir son efficacité.
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Fonctionnement et étapes clés du workflow de validation des factures
Le workflow de validation d’une facture fournisseur désigne l’ensemble des traitements que ce document connaît au sein de l’entreprise. Il se traduit par plusieurs étapes incontournables :
- la réception, par mail ou par courrier ;
- la vérification, par comparaison avec la demande d’achat et le bon de livraison ;
- l’approbation par le directeur financier ;
- l’enregistrement, en conformité avec les normes comptables ;
- le règlement, dans le respect des délais prévus par la facture ;
- l’archivage sécurisé.
Bon à savoir : Le délai légal de conservation des justificatifs comptables est de 10 ans.
Le workflow de validation des factures doit inclure un certain nombre de contrôles et de verrous, afin de garantir le respect des normes et de sécuriser les transactions. La vérification des réceptions (quantités, références et qualité) joue par exemple un rôle clé.Par ailleurs, la traçabilité a toute son importance : chaque action doit être formalisée et datée.
Grâce à un flux de travail efficace, les statuts des factures s’actualisent automatiquement et les tâches sont bien réparties entre les différents intervenants. Les erreurs et blocages sont résolus plus rapidement, limitant ainsi les retards dans les paiements aux fournisseurs.
Mise en place d’un workflow de validation des factures : étapes clés
Pour concevoir votre workflow, partez des procédures actuelles. Cartographiez-les, en identifiant clairement les différents contrôles et les acteurs impliqués.
Dans un deuxième temps, vous pouvez questionner ce schéma. L’ensemble des étapes est-il indispensable à la sécurisation du traitement des factures fournisseurs ? Si certaines d’entre elles sont superflues, supprimez-les pour simplifier votre workflow. Interrogez-vous par ailleurs sur des contrôles complémentaires qui pourraient être mis en place.
Le rôle de chaque intervenant et les règles de validation doivent être clairement définis et communiqués aux personnes concernées. N’hésitez pas à tester votre workflow sur un nombre limité de transactions, avant de le déployer à l’échelle de l’entreprise. Les premiers retours du terrain vous aideront à le perfectionner.
Notre astuce : Prévoyez des issues de secours en cas d’absence d’un acteur clé du workflow. Une solution de traitement alternatif garantit la continuité du processus et évite les blocages.
Automatisez le traitement de vos factures pour réduire vos risques
Les avantages de l’automatisation ne sont plus à prouver pour les entreprises : gain de temps, diminution du risque d’erreur, traçabilité renforcée, risque de fraude réduit. Cette démarche s’applique parfaitement au workflow de validation des factures, qui implique une succession d’actions répétitives.
La généralisation de la facturation électronique d’ici à septembre 2027 va rendre obsolètes certaines tâches administratives (ouverture des courriers, transmission aux services intéressés, archivage, etc.). La centralisation des factures doit en outre simplifier les échanges et la collaboration entre les différents intervenants.
En permettant un traitement plus fluide, l’automatisation favorise aussi le respect des délais de paiement. Ainsi, vous renforcez vos chances de maintenir de bonnes relations avec vos fournisseurs.
Enfin, automatiser le traitement de vos factures d’achat réduit le coût lié à l’archivage papier.
Étape | Intervenant | Outils et méthodes d’automatisation | Avantages |
Réception | Secrétariat | Plateforme de facturation électronique | Gain de temps |
Vérification | Responsable des achats | Rapprochement électronique avec le bon de commande | Traçabilité, réduction du risque de fraude |
Approbation | Directeur financier |
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Enregistrement | Comptable | Logiciel comptable (océrisation) | Gain de temps, réduction du risque d’erreurs |
Paiement | Trésorier | Déclenchement automatique du paiement | Gain de temps, réduction du risque d’erreurs (montant, destinataire, etc.) |
Archivage | Comptable / Secrétariat | Plateforme de facturation électronique | Gain de temps, traçabilité |
Bon à savoir : Une facture électronique est par définition émise, transmise et archivée numériquement.
Apprenez à gérer les erreurs dans votre workflow de validation
La gestion des factures fournisseurs peut générer diverses erreurs :
- saisie d’un montant erroné (pour le paiement ou en comptabilité) ;
- approbations orales (traçabilité insatisfaisante) ;
- validation des factures après des vérifications insuffisantes ou inexistantes ;
- mise en paiement sans approbation du directeur financier.
Un workflow approximatif ou des règles mal appliquées créent des risques, notamment en matière de gestion des flux bancaires et de fraude. Pour y remédier, voici quelques recommandations :
- renforcer les traitements automatiques autant que possible ;
- former les équipes à l’application des procédures, en mettant en avant leur importance ;
- instaurer de nouveaux contrôles pour sécuriser les différentes étapes du workflow ;
- mettre en place des outils collaboratifs pour améliorer la qualité et la traçabilité des échanges.
Workflow de validation des factures : un processus d’amélioration constant
Pensez à réévaluer régulièrement votre workflow de validation des factures pour mettre en lumière ses points faibles. Vous pouvez aussi mettre en place des contrôles internes pour garantir la correcte application des procédures. Ainsi, vous identifierez plus facilement de nouveaux axes d’amélioration.
Bon à savoir : Vos contrôles internes ne portent pas forcément sur l’intégralité de votre workflow. Menez des tests réguliers, en vous concentrant sur des tâches spécifiques, par exemple la comptabilisation des factures de formation.
Prêtez aussi attention au retour des acteurs du workflow, aux évolutions législatives et aux avancées technologiques. L’entrée en vigueur de la facturation électronique obligatoire en 2026 va inévitablement entraîner des ajustements de procédures.
L’océrisation et l’intelligence artificielle créent également de nouvelles opportunités, telles que l’automatisation de la comptabilisation des achats.
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Les questions fréquentes sur le workflow de validation des factures
Qu’est-ce qu’un workflow de validation des factures fournisseurs ?
Un workflow est un flux de travail, c’est-à-dire une séquence de tâches ou d’étapes prédéfinies. Le workflow des factures fournisseurs correspond ainsi à l’ensemble des traitements internes liés à ces documents. Il débute à leur réception et court jusqu’à leur archivage, en passant par leur approbation, leur enregistrement et leur règlement.
Pourquoi automatiser le circuit de validation des factures ?
Automatiser le circuit de validation présente de nombreux avantages : gain de temps, meilleure traçabilité, échanges entre services fluidifiés, réduction de l’archivage papier, etc.
Comment définir les étapes et les acteurs du workflow ?
La cartographie permet de schématiser les étapes et les acteurs d’un workflow. Des contrôles internes et des entretiens avec les différents intervenants peuvent vous aider à identifier et à décrire les procédures appliquées, lorsqu’elles ne sont pas écrites.
Quelles erreurs éviter dans la validation des factures ?
De nombreuses erreurs peuvent atténuer l’efficacité du workflow de validation des factures : saisie de montants inexacts, approbations orales, vigilance insuffisante des différents acteurs, etc. L’optimisation du paramétrage du flux de travail doit permettre de gérer ces problématiques, grâce à la mise en place d’issues de secours ou de contrôles renforcés, par exemple. Les solutions à retenir doivent être adaptées à vos problématiques.
Comment améliorer continuellement le workflow ?
Réévaluez régulièrement l’efficacité de votre gestion des factures pour tenter d’améliorer vos procédures. La mise en place de contrôles internes est aussi indispensable pour vous assurer de leur correcte application. Enfin, tenez compte des remarques formulées par les différents intervenants.