Les frais nauséabonds et des clés pour les débusquer

Administration

Rejeter une note de frais est rare : en montant, à peine 0,8% des dépenses sont définitivement refusées. Certains types de frais sont plus sujets aux refus que d’autres.

Nous avons analysé un échantillon de 25 M€ de notes de frais engagées en 2019, au sein de 1 300 entreprises, pour déceler nos champions. Voici nos podiums par catégorie.

Temps de lecture : 6 minutes
Sommaire de l'article

Les frais que l’on retoque le plus

Ces types de frais ne représentent que 5,9% des dépenses engagées, mais leur écart par rapport à la moyenne méritait de les distinguer. Les suspects classiques : 

  • le carnet de tickets de bus que l’on achète alors qu’on n’utilise que deux tickets, 
  • les fournitures stockées par placards entiers au bureau mais qu’on achète soi-même, 
  • le détour par le bar du centre de congrès, entre deux conférences.

Les frais que l’on corrige le plus

Les frais les plus souvent rejetés ne sont pas forcément les plus ennuyeux. Le contrôle des notes de frais est davantage une question de mise au propre des imputations analytiques ou de formalisme, que de traque impitoyable des dépenses excessives.

Dans cette catégorie, la compétition tient dans un mouchoir de poche.

Les repas représentent près du quart (24,3 %) des montants engagés, tandis que les hôtels sont en seconde position des postes de coût avec 13,5% du total. 

Il n’est pas surprenant que les repas soient sur le podium, ils cumulent les motifs qui entraînent souvent la correction ou une demande de précision : TVA à taux multiples, invités à renseigner, des justificatifs que l’on enfourne dans son portefeuille et que l’on exhume une fois réduits à l’état de torchon.

Les bons élèves

Nous n’allons pas distribuer que des bonnets d’âne  : certains types de frais sont généralement remplis consciencieusement par les collaborateurs.

Là encore, les résultats s’expliquent assez naturellement : sur les remboursements forfaitaires, il n’y a pas de problématique de forme liées au justificatif. On vérifie uniquement la réalité du déplacement. Les managers sont aptes à confirmer que l’indemnité est en accord avec les missions du salarié avant même que les contrôleurs se penchent sur ces demandes.

Palme de l'ambiguïté

Les frais les plus ambivalents sont sans conteste les billets d’avion. C’est sur ce type de frais que l’on réalise le plus de corrections ou de demandes de précisions (56% des cas), mais ce sont aussi les moins fréquemment refusés, avec 0,48% de rejets définitifs.

Une réalité contrastée

Les données précédentes sont lissées sur de nombreuses organisations, mais les pratiques varient considérablement d’une entreprise à l’autre.

Près de 40% des entreprises ne rejettent quasiment rien, tandis que les 10% d’entreprises les plus strictes rejettent plus de 1,5% des frais. Il n’est pas aisé de déterminer pourquoi : collaborateurs moins consciencieux ? Contrôleurs impitoyables ? Politique d’engagement de frais ambigüe ?

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