La carte bancaire d’entreprise est une alternative idéale à la traditionnelle note de frais.
Pour prévenir de potentiels abus, il importe de mettre en place une charte d’utilisation de la carte professionnelle. Celle-ci permet en effet d’encadrer et de sécuriser l’utilisation de ce moyen de paiement oh combien utile.
Voici nos conseils pour la mettre en place.
La carte bancaire d’entreprise est une alternative idéale à la traditionnelle note de frais.
Pour prévenir de potentiels abus, il importe de mettre en place une charte d’utilisation de la carte professionnelle. Celle-ci permet en effet d’encadrer et de sécuriser l’utilisation de ce moyen de paiement oh combien utile.
Voici nos conseils pour la mettre en place.
Qu’est-ce qu’une charte d’utilisation des cartes bancaires professionnelles ?
La carte professionnelle est une carte reliée au compte de l’entreprise. Elle est attribuée aux salariés afin que ces derniers puissent régler leurs dépenses professionnelles.
Elle permet donc d’éviter aux salariés d’utiliser leurs ressources personnelles pour leurs dépenses professionnelles.
Ainsi, la carte professionnelle doit être uniquement utilisée pour les dépenses professionnelles telles que les :
- frais de restauration ou d’hébergement,
- frais de péage dans le cadre du travail.
Dans la pratique cependant, des abus peuvent arriver. Ils peuvent être délibérés ou dus à une méconnaissance des règles.
C’est pour cette raison qu’une entreprise a tout intérêt à mettre en place une charte d’utilisation des cartes bancaires professionnelles.
Il s’agit des règles qui encadrent l’utilisation de la carte professionnelle par les salariés. Ladite charte énonce donc les conditions générales d’utilisation de la carte confiée par l’entreprise à ses salariés.
D’une manière générale, elle indique au salarié comment utiliser la carte d’entreprise.
Une fois édictée, le contenu de la charte a vocation à être vulgarisé auprès des salariés pour qu’ils se l’approprient et comprennent bien ce qu’ils peuvent ou ne peuvent pas faire. L’objectif est donc ici d’éviter toute utilisation abusive d’une carte professionnelle par un salarié.
Quelles différences entre politique de frais et charte d'utilisation d'une carte professionnelle ?
La charte d’utilisation d’une carte professionnelle est un document qui règle l’utilisation d’une carte de crédit ou de débit fournie par l’entreprise. Elle définit les dépenses professionnelles autorisées, les responsabilités des employés et les règles pour justifier les frais.
Une politique de frais est une politique plus large qui encadre toutes les dépenses professionnelles (qu’elles soient payées avec une carte, par remboursement direct, etc.). Elle fixe les types de frais remboursables, les plafonds, les procédures de remboursement et les frais non remboursables.
La principale différence entre ces deux documents est que la charte se concentre sur l’utilisation de la carte professionnelle, tandis que la politique de frais couvre l’ensemble des dépenses professionnelles, quel que soit le moyen de paiement.
Pourquoi la mettre en place ?
La charte d’utilisation de la carte d’entreprise permet à l’entreprise de clarifier les conditions dans lesquelles les salariés peuvent utiliser la carte qui leur est confiée.
- Quels sont les types de dépenses autorisés ?
- Quels sont les plafonds à respecter ?
- Quels sont les processus d’approbation à suivre ?
Mettre en place une charte d’utilisation permet donc d’éviter les abus d’utilisation de la carte professionnelle.
De son côté, le salarié pourra s’y référer pour savoir ce qu’il peut ou ne peut pas faire avec sa carte professionnelle.
Du côté du salarié comme de l’entreprise, la charte d’utilisation de la carte professionnelle sert ainsi de balise pour éviter les abus.
Quels sont les éléments à ajouter dans la charte d’utilisation ?
La charte d’utilisation est un recueil de règles propre à chaque entreprise. Son contenu peut donc varier d’une entité à une autre.
D’une manière générale cependant, elle doit contenir au moins les éléments suivants :
Les catégories de dépenses autorisées
La charte d’utilisation de la carte de société doit préciser les types de dépenses pouvant être réglées via la carte. La nature de ces dépenses peut varier selon les spécificités des activités de l’entreprise.
Ainsi, dans certains domaines d’activités, les dépenses d’achats de vêtements sont considérées comme des dépenses professionnelles. De même, certains domaines ont des frais de double résidence lorsque le salarié est obligé de travailler dans un endroit éloigné de son logement.
Toutes ces règles spécifiques doivent clairement être énoncées dans la politique de dépenses de l’entreprise.
Les conditions générales de fonctionnement et les modalités d’utilisation de la carte
Il existe 3 types de carte professionnelle : la carte de débit, la carte à débit différé et la carte prépayée. Chaque carte a un mode de fonctionnement différent.
Il convient donc d’expliquer ces règles dans la charte d’utilisation. La carte de débit différé est, comme son nom l’indique, débitée de manière différée, une fois que l’entreprise a approuvé les dépenses. Le salarié doit justifier sa dépense à l’aide d’un reçu ou d’une facture.
La carte de débit fonctionne exactement comme une carte traditionnelle. Quant à la carte prépayée, elle offre un spectre d’action limité au salarié car elle est plafonnée.
La carte à débit différé, comme son nom l’indique, débite de compte de l’entreprise ou du salarié en différé avec la date de la dépense.
Les responsabilités du porteur de la carte
Une carte professionnelle implique des responsabilités de la part du salarié. Il doit en faire une utilisation en son nom. Il ne peut donc pas la confier à autrui.
Il ne peut l’utiliser que pour les dépenses nécessaires dans le cadre de ses activités personnelles. Il doit aussi s’assurer de justifier toutes ses dépenses à l’aide d’un reçu ou d’une facture.
La liste des services associés à la carte
Des avantages peuvent être assortis aux cartes corporate. Il peut s’agir :
- d’une autorisation de découvert,
- d’un débit différé,
- d’une protection juridique,
- d’assurances,
- etc.
Les sanctions en cas d’abus
La charte d’utilisation doit aussi fixer les conséquences en cas d’utilisation abusive de la carte par le salarié. Cela permet de dissuader tout détournement à des fins personnelles.
Les processus d’approbation
La charte d’utilisation de carte professionnelle peut fixer des règles spécifiques d’approbation pour certaines catégories de dépenses (production de reçus ou approbation préalable par exemple).
En résumé, une charte d’utilisation de la carte professionnelle est un document indispensable pour limiter toute utilisation abusive. Elle sert en effet de cadre de référence pour indiquer au salarié comment utiliser sa carte d’entreprise. Elle fait office de balise pour l’entreprise pour se prémunir contre tout effet indésirable sur sa trésorerie.
Quel moyen de paiement est adapté à mes besoins ?
Notre comparatif des moyens de paiement vous permet d’analyser les moyens de paiement couramment proposés aux collaborateurs pour gérer leurs frais professionnels, des plus modernes aux plus traditionnels.
