La paie est l’un des aspects les plus complexes de la gestion administrative en entreprise. Elle implique :
- des centaines de données à traiter ;
- des échéances strictes à respecter ;
- des livrables à produire ;
- des textes de lois et conventions collectives à interpréter ;
- des logiciels à paramétrer…
Pour répondre à ces défis, de nombreux éditeurs proposent aujourd’hui des solutions logicielles promettant de rendre la paie « presque » automatique. Ces outils visent à réduire la dépendance aux experts paie, souvent rares et coûteux. Cette promesse est certes séduisante mais est-elle toutefois tenable ? Est-il vraiment judicieux d’automatiser la gestion de la paie, vu son enjeu pour l’entreprise et les risques encourus en cas d’erreurs sur les bulletins ? Faisons le point ensemble.
Ce que vous pouvez automatiser les yeux (presque) fermés : la collecte des EVP avec un SIRH
Les EVP, ou éléments variables de paie, regroupent toutes les données liées à l’activité des salariés nécessaires au calcul de la paie : congés, absences, heures supplémentaires, données personnelles, etc. Traditionnellement, un gestionnaire de paie consacre environ 75 % de son temps à collecter et organiser ces informations, et seulement 25 % au traitement et contrôle.
En automatisant la collecte des EVP via un SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines), vous libérez du temps précieux pour que le gestionnaire de paie se concentre sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme la gestion du personnel et le suivi des réglementations.
Conseil pratique : encadrez la saisie des données dans le SIRH
Même le meilleur SIRH du marché ne pourra assurer la fiabilité des données envoyées en paie si elles n’ont pas été préalablement et correctement renseignées dans l’outil. Il est ainsi recommandé d’encadrer la saisie en paramétrant précisément le système. Par exemple, vous pouvez définir les droits à congés et RTT de chaque collaborateur en fonction de son statut, de son ancienneté et de sa convention collective. Ainsi, les salariés ne pourront pas poser plus de jours que ceux auxquels ils ont droit, ce qui évite les erreurs en paie.
Ce qui ne doit pas être automatisé et rester sous le giron d’un expert : le contrôle et l’interprétation des données
Suivre la cadence du calendrier des réformes, identifier ce qui concerne l’entreprise, prendre en compte les règles spécifiques à sa convention collective, anticiper les franchissements de seuils d’effectifs… Autant d’actions qui ne peuvent se passer des compétences et de l’expérience d’un gestionnaire de paie.
Il est donc peu judicieux de faire l’économie d’un expert pour cette partie de la production de la paie, ne serait-ce pour s’assurer que l’entreprise bénéficie des dispositifs fiscaux auxquels elle a droit ou pour éviter les erreurs qui pourraient conduire à des sanctions administratives.
Faut-il intégrer un gestionnaire de paie dans ses effectifs ?
La réponse dépend du contexte de l’entreprise et de ses spécificités. Au-delà de la taille de la société, différents critères impactent en effet ce choix :
- la complexité organisationnelle (filiales et répartition géographique) ;
- la complexité fonctionnelle (métiers) ;
- la complexité réglementaire (accord, usages, pratiques…).
Par exemple, une entreprise avec une convention collective complexe (comme le secteur des transports), un effectif important (plus de 400 salariés) ou un fort turn-over (vacataires, saisonniers) gagnera à recruter un expert paie en interne.
À l’inverse, une société avec une organisation simple, majoritairement composée de cadres en CDI et soumise à une convention simple (ex : Syntec), peut externaliser la paie auprès d’un cabinet spécialisé. Cela demande toutefois d’adapter les processus pour le transfert des EVP (fiches navettes, saisie dans une interface, exports compatibles). Certains éditeurs proposent aussi des solutions d’externalisation étendue, où le gestionnaire externe pilote directement le transfert des EVP via une connexion au SIRH de l’entreprise.
L'automatisation de la gestion de la paie en résumé
Automatiser la gestion de la paie, c’est possible, mais pas (encore) à 100%. Pour assurer la réussite du processus, il faut veiller à :
- soigner le paramétrage des outils qui collectent automatiquement les EVP pour fiabiliser les données nécessaires au calcul de la paie ;
- conserver l’expertise d’un gestionnaire de paie pour interpréter les données et s’assurer que l’entreprise respecte les réglementations en vigueur.
La gestion de la paie est un processus complexe qui combine des exigences réglementaires strictes, des données nombreuses et des échéances précises. Automatiser la collecte des éléments variables via un SIRH bien paramétré permet de gagner en efficacité et de réduire les erreurs. Cependant, l’expertise humaine reste indispensable pour contrôler, interpréter les données et garantir la conformité. En alliant technologie et savoir-faire, les entreprises sécurisent leur paie tout en optimisant leurs ressources.
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Les questions fréquemment posées sur l'automatisation de la paie
Comment automatiser la paie ?
L’automatisation de la paie implique d’avoir recours à des solutions informatiques pour automatiser les différents processus liés à la gestion de paie : la collecte des éléments variables de paie, le calcul de la paie, la distribution des bulletins de paie et enfin le paiement des salariés.
Voici les différentes étapes pour automatiser la gestion de paie :
- paramétrage du logiciel avec vos données selon la convention collective applicable et la réglementation légale en vigueur (et mise à jour automatique dans le logiciel) ;
- saisie ou import des éléments variables de paie par le gestionnaire de paie ;
- production automatique des fiches de paie et la mise à disposition des bulletins dématérialisés pour l’ensemble des salariés (via une notification email) ;
- paiement des salariés grâce aux intégrations bancaires dans le logiciel ;
- calcul des charges sociales et génération des déclarations obligatoires (DSN).
Quels sont les différents types de logiciels de gestion de la paie ?
Deux possibilités existent pour automatiser la gestion de paie : l’utilisation unique d’un logiciel de paie ou la mise en place d’un SIRH intégré à un logiciel de paie.
Dans le cas de l’utilisation d’un logiciel de paie, vous saisissez ou importez vos éléments variables de paie directement dans le logiciel. Ce dernier génère ensuite automatiquement les fiches de paie des salariés (étapes mentionnées dans la réponse précédente).
Une solution SIRH intervient, quant à elle, en amont du calcul de la paie par le logiciel de gestion de paie. Un SIRH n’édite pas de bulletins de salaire mais permet d’automatiser la collecte de toutes les informations nécessaires au calcul de la paie en un seul endroit. Il s’agit des éléments variables de paie liés :
- au dossier collaborateur : arrivée ou départ d’un salarié, modification de données personnelles (RIB, adresse) ;
- à la gestion des temps de travail : congés, arrêt maladie, heures supplémentaires, etc ;
- à la rémunération : augmentation de la partie fixe, prise en compte du variable (primes, commissions…).
Ces éléments sont ensuite automatiquement transférés vers le logiciel de paie soit via des connecteurs natifs (API), soit des modules d’export pré paramétrés.