Malgré les efforts constants des éditeurs de solutions de paie pour rendre l’exercice plus simple et moins chronophage, gérer la paie reste complexe. Aucune entreprise n’est à l’abri d’une erreur sur un bulletin de paie. Mauvais décompte de congés, oubli des heures supplémentaires, coordonnées bancaires erronées… Comment éviter ces écueils ?
Si la différence est notable dès lors qu’une entreprise possède un système d’information RH, encore faut-il s’assurer de l’efficacité de son paramétrage et de son interopérabilité avec le logiciel de paie. Voyons comment procéder.
Logiciels « tout-en-un » ou logiciels RH et paie séparés ?
Il est important de noter qu’un logiciel de paie et un système d’information RH répondent tous deux à des logiques très différentes, d’abord dans leur rapport au temps et ensuite dans leur vision de ce qu’est un utilisateur.
Si les outils intégrant des modules RH au sein même d’un logiciel de paie sont séduisants par leur côté “tout en un”, leurs fonctionnalités sont néanmoins limitées. Ils sont en effet d’abord conçus pour gérer la paie (et donc pour son gestionnaire) avant d’être des logiciels RH (destinés à être utilisés par l’ensemble des salariés).
Il est donc généralement préférable d’opter pour deux outils distincts : un SIRH dédié à la gestion RH, utilisé par l’ensemble des collaborateurs, et un logiciel de paie spécialisé. L’enjeu est de choisir des solutions performantes dans leur domaine, avec un haut niveau d’intégration (formats d’export, API, etc.) pour assurer une communication fluide entre elles.
Notre conseil : l’intégration entre SIRH et logiciel de paie est un sujet technique complexe. Faites-vous accompagner par votre DSI ou par des prestataires experts pour choisir les outils et définir les modalités d’interfaçage.
Le paramétrage du système d'information RH doit être aligné sur celui du logiciel de paie
Le logiciel de paie utilise une codification très précise, souvent plus fine que celle du SIRH, pour répondre aux exigences réglementaires et déclaratives (DSN, cotisations, etc.).
Par exemple, la simple mention « CDD » dans le SIRH ne suffit pas : il faut distinguer les différents types de CDD (usage, remplacement, etc.) car ils ont des traitements sociaux et fiscaux différents. Un paramétrage fin du SIRH est donc indispensable pour gérer cette granularité et assurer une correspondance parfaite avec les codes attendus par le logiciel de paie. Cela évite les retraitements manuels, sources d’erreurs et de perte de temps.
Notre conseil : sollicitez l’expertise de votre éditeur SIRH, qui connaît les spécificités de votre secteur et de votre logiciel de paie, pour adapter le paramétrage.
Les règles de saisie doivent être fixées dans l'outil RH
Au moment du paramétrage du SIRH, on définit des règles de gestion (conventionnelles propres à l’entreprise) qui encadreront ensuite la saisie des données. C’est l’outil qui se charge de bloquer une saisie erronée ou non conforme, évitant ainsi les opérations de contrôles.
Prenons l’exemple des congés payés. Un SIRH est capable de calculer une projection des soldes du salarié à une date future et d’en tenir compte pour laisser ou non le salarié faire sa demande d’absence. Autrement dit, si le salarié n’a pas cumulé assez de jours de congés payés pour pouvoir prendre deux semaines dans 3 mois, le SIRH empêchera la demande.
Les informations sont normalisées et les processus détaillés. L’utilisateur n’a plus qu’à se laisser guider. Encore faut-il que l’ergonomie de l’outil soit au rendez-vous. Elle est en effet déterminante dans la réussite d’un projet d’automatisation des processus RH. Un outil peu compréhensible ou difficile à manipuler ne sera pas/pas bien utilisé en interne et les conséquences se feront sentir au moment de transmettre les EVP en paie.
Notre conseil : l’ergonomie de l’outil est un facteur clé de succès. Un SIRH intuitif et facile à utiliser favorise une saisie correcte et régulière des données. Organisez des tests utilisateurs avant le déploiement pour identifier les difficultés et ajuster l’interface.
En résumé
Pour réduire les erreurs en paie :
- privilégiez un SIRH distinct du logiciel de paie, en choisissant des outils spécialisés et bien intégrés pour éviter les ressaisies ;
- alignez le paramétrage du SIRH sur celui du logiciel de paie pour garantir la cohérence des données et limiter les retraitements manuels ;
- encadrez la saisie des données dans le SIRH avec des règles strictes et une ergonomie soignée pour assurer la fiabilité des informations transmises à la paie.
La gestion de la paie reste complexe et nécessite des outils adaptés, bien paramétrés et intégrés. Pour réduire les erreurs, il est crucial de combiner un SIRH performant avec un logiciel de paie spécialisé, en assurant une parfaite cohérence des données entre les deux. Cette approche globale permet aux entreprises de maîtriser leurs coûts, d’éviter les erreurs coûteuses, et d’améliorer la qualité de vie au travail.
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