Gilles Satgé est le PDG de Lucca, éditeur de logiciels RH. En 2019, son entreprise recrute plus de 90 personnes et atteint le seuil des 200 salariés. La gestion de la paie devient alors un sujet stratégique pour Lucca, alors en hypercroissance. 

Gilles souhaite en effet pouvoir gérer sa paie :

  • au meilleur coût ,
  • en minimisant le temps qui y est consacré, les erreurs et le risque de redressement,
  • en maximisant les réductions de charges permises par la loi . 

Il analyse alors les différentes solutions du marché et options qui s’offrent à lui : internalisation, externalisation totale et partielle, automatisation du processus de paie… En voici les principaux enseignements et ses recommandations pour choisir son processus de paie et en optimiser. 

En terme de processus de paie, il n’existe pas de solution toute faite

Le choix d’un processus de paie dépend entièrement des spécificités de l’entreprise : ressources, compétences, organisation. Voici pourquoi il n’est pas possible d’avoir des réponses tranchées ou de solutions “toutes faites”. Prenez le temps d’évaluer la complexité de votre organisation avant de choisir votre mode de production de la paie. Les critères suivants vous aideront dans votre réflexion :

  • La taille de l’effectif : quel est le volume d’EVP à traiter tous les mois ?
  • Le secteur d’activité : quel est le niveau de complexité réglementaire de vos conventions collectives et accords de branche ?
  • Les métiers : Quelle est la durée et la nature des contrats pratiqués ?  Quel est le taux de turn over ?
  • L’organisation de l’entreprise : Avez-vous plusieurs filiales ?
  • Les outils utilisés dans l’entreprise : Possédez-vous un SIRH ?
  • Les ressources internes : Avez-vous une ressource experte en paie au sein de vos effectifs ? 

Téléchargez notre tableau comparatif des offres du marché.

Automatiser la collecte des éléments variables de paie 

On observe davantage de fluidité dans le processus de paie dès lors qu’une entreprise met en place un SIRH. Si sa vocation première est d’automatiser les processus de gestion des ressources humaines au sein d’une entreprise, il permet aussi de collecter (directement au format numérique) les informations qui seront ultérieurement nécessaires à la paie :

  • date d’arrivée d’un nouveau collaborateur, collecte et mises à jour régulières des données administratives le concernant (numéro de Sécurité Sociale, RIB, adresse postale…) via un module de gestion du personnel ;
  • décompte des congés, absences et des heures supplémentaires via l’utilisation d’un module de gestion des temps ;
  • avances, primes, tickets restaurant via un module de collecte décentralisée des EVP ;

Il permet ainsi d’automatiser la collecte des EVP et de mettre en forme les informations utilisées pour le calcul de la paie. Ce gain de temps vous permettra d’ajuster le niveau d’accompagnement de votre prestataire de paie si vous externalisez cette compétence. 

 

Attention : Pour que le processus de paie bénéficie pleinement de la mise en place d’un SIRH, il faut soigner la communication entre ces deux outils. Ce n’est pas toujours simple à réaliser, notamment car les logiciels de paie, en grande majorité, offrent peu de possibilités d’interfaçage avec des logiciels tiers. 

Pour aller plus loin : Gestion de la paie : quels outils choisir et comment les paramétrer pour réduire les erreurs en paie ?

 

Adapter son niveau d’accompagnement selon ses besoins avec une externalisation “à la carte”

Les offres de gestion de la paie se sont tellement diversifiées qu’elles ont eu raison de la traditionnelle dualité “internalisation Vs externalisation”. Il est désormais possible de personnaliser le degré d’accompagnement de son prestataire de paie et de déterminer avec lui les tâches du processus qu’il devra prendre en charge. Passons en revue les différentes solutions d’externalisation.

 

L’externalisation totale de la paie

Dans le cas d’un processus de paie 100% externalisé, le prestataire s’occupe donc entièrement de votre paie. Il utilise son propre logiciel et gère donc les aspects de maintenance et de mise à jour en fonction de l’évolution de la législation.

Il s’occupe également de toutes les tâches de déclaration aux organismes sociaux, de tenue de livre de paie et des états des virements. 

Il sera également chargé de :

  • créer les salariés dans le logiciel, 
  • gérer son alimentation avec les éléments variables de paie sur la base des informations transmises par la société, 
  • traiter les fins de contrats ou encore de produire des éléments destinés au service comptable et financier.

Avantages de l’externalisation totale

Inconvénients de l’externalisation totale

  • prise en charge de l’ensemble des tâches liées à la production de la paie 
  • En cas de redressement, le prestataire prendra à sa charge les éventuelles pénalités de retard
 

  • délais souvent rigides à respecter pour fournir les informations nécessaires à la paie à votre prestataire
  • coût parfois conséquent : au delà de 20 euros par mois et par salarié pour une petite entreprise
  • forte dépendance au prestataire de paie

 

L’externalisation partielle (aussi appelée paie accompagnée) 

C’est pour offrir une alternative moins onéreuse à l’externalisation que s’est développée l’externalisation partielle de le paie. Son principe est simple : le prestataire de paie vous confie les tâches chronophages et à faible valeur ajoutée (par exemple la saisie des EVP) pour ne se consacrer qu’à celles qui réclament de l’expertise métier.

Pour cela, il utilise un logiciel de paie permettant de décentraliser la saisie des données de paie auprès de son client, généralement via une interface web. C’est cette décentralisation de la saisie qui lui permet de baisser ses tarifs.

Dans la pratique, l’accompagnement peut être plus ou moins important, selon le nombre de tâches qui vous sont confiées. 

Dans la version la plus accompagnée, vous vous contentez de saisir les éléments variables de paie et les modifications du dossier personnel (changement d’adresse, de RIB). Le prestataire se charge de la création des nouveaux collaborateurs, et de tous les livrables. 

Dans d’autres formules, il est possible que vous vous chargiez de la création des nouveaux collaborateurs ou de la génération de certains livrables comme le fichier pour le virement des salaires par exemple. 

Le prix par bulletin varie en fonction de la formule mais dans tous les cas, la responsabilité d’une erreur de saisie ou d’interprétation dans le fonctionnement du logiciel de paie sera alors de votre responsabilité.

Avantages de l’externalisation partielle de la paie

Inconvénients de l’externalisation partielle de la paie

 

  • coût réduit comparé à l’externalisation totale
  • le prestataire peut prendre entièrement le relais en cas d’absence de son responsable de paie interne
  • la charge de la saisie : lorsqu’une entreprise grandit, remplir une fiche navette ou renseigner les formulaires proposés par le portail devient une tâche fastidieuse au vu du nombre d’informations à saisir. 

 

L’externalisation étendue 

Les prestataires d’externalisation de la paie sont de plus en plus nombreux à comprendre que les portails mis à disposition de leurs clients (pour la création des nouveaux salariés ou la saisie des éléments variables de paie) entrent en conflit avec les SIRH déjà en place.

Ils ne sont en effet que de simples formulaires de saisie et ne possèdent généralement pas de solutions d’intégration. L’entreprise se retrouve ainsi dans l’obligation d’y saisir les informations déjà collectées dans son SIRH.

Pour lever cette contrainte, certains prestataires se sont rapprochés des éditeurs de SIRH pour proposer un nouveau type d’externalisation : l’externalisation étendue. Dans ce type d’accompagnement, vous n’avez plus d’exports à générer, de données à ressaisir ou d’intégration à réaliser. C’est le prestataire de paie qui collecte les informations directement depuis le SIRH de l’entreprise

Avantages de l’externalisation étendue

Inconvénients de l’externalisation étendue

 

  • absence de ressaisie d’une donnée une fois qu’elle a été renseignée dans le SIRH
  • source importante de gain de temps et de sécurité
  • prix proches de ceux pratiqués pour de la paie accompagnée.
  • votre prestataire de paie doit être certifié par un éditeur de SIRH pour être formé à l’utilisation et au paramétrage de l’outil

 

Choisir son processus de paie en résumé

Avant de choisir votre processus de paie (ou de le changer) :

  • évaluez la complexité de votre organisation ,
  • mettez en place un SIRH dans l’entreprise pour automatiser et sécuriser la collecte des EVP ,
  • personnalisez le degré d’accompagnement de votre prestataire de paie si vous optez pour l’externalisation .

Pour aller plus loin et comprendre le fonctionnement d’un système de paie, vous pouvez télécharger le livre blanc “Comment bien gérer la paie ?

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