Malgré les efforts constants des éditeurs de solutions de paie pour rendre l’exercice plus simple et moins chronophage, gérer la paie reste complexe. Aucune entreprise n’est à l’abri d’une erreur sur un bulletin de paie. Mauvais décompte de congés, oubli des heures supplémentaires, coordonnées bancaires erronées… Comment éviter ces écueils ?
Si la différence est notable dès lors qu’une entreprise possède un système d’information RH, encore faut-il s’assurer de l’efficacité de son paramétrage et de son interopérabilité avec le logiciel de paie. Voyons comment procéder.
Logiciels « tout-en-un » ou logiciels RH et paie séparés ?
Il est important de noter qu’un logiciel de paie et un système d’information RH répondent tous deux à des logiques très différentes, d’abord dans leur rapport au temps et ensuite dans leur vision de ce qu’est un utilisateur.
Si les outils intégrant des modules RH au sein même d’un logiciel de paie sont séduisants par leur côté “tout en un”, leurs fonctionnalités sont néanmoins limitées. Ils sont en effet d’abord conçus pour gérer la paie (et donc pour son gestionnaire) avant d’être des logiciels RH (destinés à être utilisés par l’ensemble des salariés) .
Voici pourquoi il est plus opportun de privilégier deux outils distincts : un SIRH d’un côté et un logiciel de paie de l’autre. Prenez alors soin de sélectionner les meilleurs outils dans leur catégorie et avec un niveau d’intégration élevé (formats d’exports, API…) . L’enjeu sera qu’ils puissent communiquer aisément avec l’ensemble de votre système d’information de l’entreprise pour réduire les ressaisies et ainsi limiter le risque d’erreurs.
Le paramétrage du système d'information RH doit être aligné sur celui du logiciel de paie
La paie dispose de sa propre codification, issue des besoins métiers pour le calcul de la paie.
Ex : la désignation du type de contrat « CDD » dans le SIRH n’est pas suffisante pour la paie, qui a besoin d’une granularité plus fine pour calculer correctement les cotisations Urssaf et répondre aux exigences déclaratives (ex: dsn, déclaration de main-d’oeuvre…). Le CDD pour surcroît d’activité n’est en effet pas taxé de la même manière que le CDD d’usage, ce dernier étant grevé d’une taxe additionnelle forfaitaire de 10 euros depuis le 1er janvier 2020.
Ce qui impose de respecter, côté SIRH, des nomenclatures de paramètres cohérentes avec la granularité attendue en paie. Le SIRH doit être en mesure de gérer des tables de correspondances de ces paramètres pour communiquer avec la paie et ainsi supprimer les retraitements manuels des données (ex: le type de contrat « CDD de remplacement » doit prendre la valeur « CDD13 » pour être correctement importé dans mon logiciel de paie).
Les règles de saisie doivent être fixées dans l'outil RH
Au moment du paramétrage du SIRH, on définit des règles de gestion (conventionnelles propres à l’entreprise) qui encadreront ensuite la saisie des données. C’est l’outil qui se charge de bloquer une saisie erronée ou non conforme, évitant ainsi les opérations de contrôles.
Prenons l’exemple des congés payés. Un SIRH est capable de calculer une projection des soldes du salarié à une date future et d’en tenir compte pour laisser ou non le salarié faire sa demande d’absence. Autrement dit, si le salarié n’a pas cumulé assez de jours de congés payés pour pouvoir prendre deux semaines dans 3 mois, le SIRH empêchera la demande.
Les informations sont normalisées et les processus détaillés. L’utilisateur n’a plus qu’à se laisser guider. Encore faut-il que l’ergonomie de l’outil soit au rendez-vous. Elle est en effet déterminante dans la réussite d’un projet d’automatisation des processus RH. Un outil peu compréhensible ou difficile à manipuler ne sera pas/pas bien utilisé en interne et les conséquences se feront sentir au moment de transmettre les EVP en paie.
En résumé
Pour réduire les erreurs en paie :
- privilégiez un SIRH distinct du logiciel de paie, choisissez les meilleurs outils dans leur catégorie et veillez à ce qu’ils aient de bonnes capacités d’intégration pour éviter les ressaisies,
- alignez le paramétrage du SIRH sur celui du logiciel de paie pour limiter les retraitements,
- encadrez la saisie pour assurer la fiabilité des données renseignées dans l’outil par ses utilisateurs.
Pour aller plus loin sur l’optimisation de la préparation de la paie grâce à un SIRH, téléchargez le guide pratique : Objectif paie : mettez votre paie sur orbite avec un meilleur processus.
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