Malgré les efforts constants des éditeurs de solutions de paie pour rendre l’exercice plus simple et moins chronophage, gérer la paie reste complexe à produire et aucune entreprise n’est à l’abri d’une erreur sur un bulletin de paie. Mauvais décompte de congés, oubli des heures supplémentaires, coordonnées bancaires erronées… Comment éviter ces écueils ?

Si la différence est notable dès lors qu’une entreprise possède un SIRH, il faut toutefois veiller à en soigner le paramétrage et l’interopérabilité avec le logiciel de paie. Voyons comment procéder . 

Logiciels “tout-en-un” ou logiciels RH et paie séparés ?

Il est important de noter qu’un logiciel de paie et un SIRH répondent tous deux à des logiques très différentes, d’abord dans leur rapport au temps et ensuite dans leur vision de ce qu’est un utilisateur .

Si les outils intégrant des modules RH au sein même d’un logiciel de paie sont séduisants par leur côté “tout en un”, leurs fonctionnalités sont néanmoins limitées. Ils sont en effet d’abord conçus pour gérer la paie (et donc pour son gestionnaire) avant d’être des logiciels RH (destinés à être utilisés par l’ensemble des salariés). 

Voici pourquoi il est plus opportun de privilégier deux outils distincts : un SIRH d’un côté et un logiciel de paie de l’autre. Prenez alors soin de sélectionner les meilleurs outils dans leur catégorie et avec un niveau d’intégration élevé (formats d’exports, API…). L’enjeu sera qu’ils puissent communiquer aisément avec l’ensemble de votre système d’information de l’entreprise pour réduire les ressaisies et ainsi limiter le risque d’erreurs. 

 

Conseil : Faites-vous assister sur les questions d’intégration

L’intégration entre une paie et un SIRH est un sujet complexe qui ne tolère pas l’improvisation. Si vous disposez d’un service IT, reposez-vous sur l’expertise de votre DSI pour vous accompagner dans le choix de vos outils et étudier avec lui les différentes solutions d’interfaçage. Dans le cas contraire, assurez-vous que les prestataires choisis aient les compétences requises pour vous conseiller sur le sujet.

 

Le paramétrage du SIRH doit être aligné sur celui du logiciel de paie

La paie dispose de sa propre codification, issue des besoins métiers pour le calcul de la paie. 

Ex : la désignation du type de contrat « CDD » dans le SIRH n’est pas suffisante pour la paie, qui a besoin d’une granularité plus fine pour calculer correctement les cotisations Urssaf  et répondre aux exigences déclaratives (ex: dsn, déclaration de main-d’oeuvre…). Le CDD pour surcroît d’activité n’est en effet pas taxé de la même manière que le CDD d’usage, ce dernier étant grevé d’une taxe additionnelle forfaitaire de 10 euros depuis le 1er janvier 2020.

Ce qui impose de respecter, côté SIRH, des nomenclatures de paramètres cohérentes avec la granularité attendue en paie. Le SIRH doit être en mesure de gérer des tables de correspondances de ces paramètres pour communiquer avec la paie et ainsi supprimer les retraitements manuels des données (ex: le type de contrat « CDD de remplacement » doit prendre la valeur « CDD13 » pour être correctement importé dans mon logiciel de paie). 

 

Conseil : Demandez conseils à votre éditeur SIRH pour adapter le paramétrage

Les équipes support des éditeurs déploient des solutions au sein d’entreprises de différentes tailles et de divers secteurs d’activités. Leur expertise et leur expérience vous seront précieuses pour adapter les paramétrages de l’outil selon les spécificités de votre logiciel de paie.

 

Les règles de saisie doivent être fixées dans le SIRH

Au moment du paramétrage du SIRH, on définit des règles de gestion (conventionnelles propres à l’entreprise) qui encadreront ensuite la saisie des données. C’est l’outil qui se charge de bloquer une saisie erronée ou non conforme, évitant ainsi les opérations de contrôles. 

Prenons l’exemple des congés payés. Un SIRH est capable de calculer une projection des soldes du salarié à une date future et d’en tenir compte pour laisser ou non le salarié faire sa demande d’absence. Autrement dit, si le salarié n’a pas cumulé assez de jours de congés payés pour pouvoir prendre deux semaines dans 3 mois, le SIRH empêchera la demande.

Les informations sont normalisées et les processus détaillés. L’utilisateur n’a plus qu’à se laisser guider. Encore faut-il que l’ergonomie de l’outil soit au rendez-vous. Elle est en effet déterminante dans la réussite d’un projet d’automatisation des processus RH. Un outil peu compréhensible ou difficile à manipuler ne sera pas/pas bien utilisé en interne et les conséquences se feront sentir au moment de transmettre les EVP en paie. 

 

Conseil : Organisez des tests utilisateurs pour vous assurer de la qualité de l’ergonomie

Avant de choisir un SIRH, sélectionnez plusieurs solutions et organisez des tests utilisateurs avec vos collaborateurs. Vous observerez ainsi les difficultés qu’ils pourraient rencontrer au quotidien et pourrez affiner votre choix.

 

En résumé

Pour réduire les erreurs en paie :

  • privilégiez un SIRH distinct du logiciel de paie, choisissez les meilleurs outils dans leur catégorie et veillez à ce qu’ils aient de bonnes capacités d’intégration pour éviter les ressaisies ,
  • alignez le paramétrage du SIRH sur celui du logiciel de paie pour limiter les retraitements ,
  • encadrez la saisie pour assurer la fiabilité des données renseignées dans l’outil par ses utilisateurs.

Pour aller plus loin sur l’optimisation de la préparation de la paie grâce à un SIRH, téléchargez le guide pratique : Objectif paie : mettez votre paie sur orbite avec un meilleur processus

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