Depuis le 31 mars 2017, les factures au format papier peuvent être numérisées et archivées sous la forme de fichiers PDF. Quelles sont les conditions à respecter pour que les documents soient acceptés par l’Urssaf en cas de contrôle ?

Un reçu de note de frais numérisé est désormais opposable à l’administration fiscale. La capture d’image et son enregistrement doivent se faire dans « des conditions garantissant leur reproduction à l’identique », indique l’article A 102 B-2 du Livre des procédures fiscales. L’arrêté du 23 mai 2019 est également venu harmoniser les exigences de l’administration fiscale et de l’Urssaf pour éviter toute jurisprudence entre les deux administrations.

Une capture des justificatifs de notes de frais sans retouche

La réglementation est claire : le document numérisé doit être identique à l’original « en image et en contenu ».

La technique de capture n’est pas imposée. Il est possible d’utiliser un appareil photo de smartphone ou encore un scanner, sous réserve d’avoir une résolution suffisante pour que l’image soit parfaitement lisible.

Une fois l’image capturée, elle ne doit pas être retravaillée :

  • Il convient de conserver les couleurs d’origine.
  • Les traitements logiciels, tels qu’un recadrage, sont interdits.
  • Si une compression d’image est appliquée, elle doit l’être sans perte.

Un enregistrement au format PDF

Une fois scannées, les pièces doivent être enregistrées au format PDF (Portable Document Format) d’Adobe. Il existe deux options possibles prévues par le Livre des procédures fiscales.

  • Le format PDF/A est le format le plus classique pour enregistrer des images ou du texte.
  • Le format PDF/A-3 (ISO 19005-3) permet d’assembler des fichiers de natures différentes : Excel, Word, HTML… Cela a toutefois un intérêt limité pour la dématérialisation de documents papier.

Le choix du format PDF par le législateur vise à s’assurer que les fichiers seront lisibles sur tous les systèmes d’exploitation. Le PDF garantit cette interopérabilité, y compris sur mobile.

Impliquer d’emblée les salariés

Le Livre des Procédures Fiscales n’impose pas de règles particulières sur la répartition des rôles en matière de numérisation. Un collaborateur, un manager, les RH ou encore le service comptable peuvent scanner les justificatifs de frais. L’opération de numérisation peut également être externalisée.

En pratique, les factures sont collectées sur le terrain par les salariés, qui ont un souvent smartphone avec appareil photo dans leur poche, mais rarement un scanner. Plutôt que de recueillir les tickets dans une enveloppe en vue de les numériser au bureau, il est préférable que les salariés capturent immédiatement leurs justificatifs sur smartphone.

En prenant la photo du justificatif au moyen d’une application mobile de notes de frais, le collaborateur fait d’une pierre deux coups, déclarant sa note de frais en même temps qu’il dématérialise son justificatif.

Avec une solution de gestion des notes de frais qui implique le collaborateur dès la dématérialisation du justificatif, il est plus facile d’assurer la traçabilité des documents et donc de prouver à l’administration que les exigences réglementaires de dématérialisation ont été respectées.

Cela permet aussi d’apporter rapidement des correctifs lorsqu’une anomalie est repérée, tant sur la forme du justificatif que sur l’objet de la dépense.

> Vous avez besoin d’une vue d’ensemble sur la dématérialisation des notes de frais ? Consultez notre article : « 5 règles pour échapper à l’archivage des justificatifs papier ».

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