La réglementation fiscale a ouvert la possibilité de conserver numériquement l’ensemble des justificatifs de frais, y compris ceux émis à l’origine sur papier. Pour être conforme aux exigences de l’Urssaf et de l’administration fiscale, le stockage des fichiers doit répondre à des règles de sécurité strictes.
Des fichiers disponibles à la demande
L’archivage des justificatifs de notes de frais, au format papier ou numérisés, doit répondre à deux exigences :
- Préserver les fichiers pendant la durée prévue par la loi.
- Les rendre consultables à tout moment.
On ne peut donc pas se contenter de les enregistrer sur l’ordinateur du comptable. Voici trois critères clés pour une solution de stockage des justificatifs adéquate.
Assurer la pérennité des justificatifs de note de frais
La solution de stockage doit éliminer les risques de perte des documents. Elle doit pour cela reposer sur :
- La redondance des supports de stockage. Cette réplication évite la défaillance d’un disque dur qui entraînerait la perte de l’unique fichier du justificatif de note de frais scanné.
- La duplication des données sur des sites distants. Si un data center est réduit en cendres par un incendie, les copies situées à cent kilomètres de là ne seront pas impactées.
- La création de copies de sauvegarde régulières pour se prémunir des fichiers corrompus.
Si certaines de ces copies sont cryptées, vous limitez en outre les risques d’altération frauduleuse des documents, qui leur ferait perdre leur caractère opposable à l’administration.
En outre, l’accès au dispositif d’archivage doit être contrôlé : il faut prévenir les erreurs humaines et les actes de malveillance, en contrôlant l’accès physique aux serveurs d’archivage, mais aussi en éliminant la possibilité de supprimer à distance toutes les copies.
Instaurer des procédures documentées
Le Livre des procédures fiscales impose que le dispositif d’archivage soit basé sur une « organisation documentée » faisant a minima l’objet de « contrôles internes ».
Il faut pour cela établir un document écrit qui détaille comment les fichiers et leurs copies de sauvegarde sont archivés, par qui, à quel moment, par quel canal, etc.
Une personne, un collaborateur ou un prestataire, doit être spécifiquement mandatée pour s’assurer de la bonne application de ces procédures.
Opter pour un opérateur certifié ISO 27 001
Pour externaliser le stockage des fichiers numérisés, il est recommandé de faire appel à des opérateurs bénéficiant de la norme ISO 27 001 : 2005 « Système de management de la sécurité de l’information ».
Cette norme est un critère fort pour évaluer la robustesse d’un service d’hébergement, car elle impose des exigences fortes, tant sur l’amélioration continue du système de sécurité que sur l’analyse des risques et leur traitement.
