La paie représente ce qu’il y a de plus complexe en terme de gestion administrative :
- des centaines de données à traiter,
- des échéances strictes à respecter,
- des livrables à produire,
- des textes de lois et conventions collectives à interpréter,
- des logiciels à paramétrer…
Les éditeurs de logiciels proposent désormais des solutions dont la promesse est de rendre la paie facile à produire. Ces outils prétendent la faire “presque” tout seuls. Levant ainsi la contrainte de devoir recruter des ressources expertes et rares sur le marché du travail.
Cette promesse est certes séduisante mais est-elle toutefois tenable ? Et est-il vraiment judicieux d’automatiser la gestion de la paie, vu son enjeu pour l’entreprise et les risques encourus en cas d’erreurs sur les bulletins ? Prenons quelques minutes pour séparer le bon grain de l’ivraie et voyons ce qu’il est vraiment possible de faire.
Ce que vous pouvez automatiser les yeux (presque) fermés : la collecte des EVP avec un SIRH
Un outil RH n’est pas conçu pour produire la paie. Il s’intéresse aux processus administratifs RH comme la gestion du dossier du personnel, des congés ou encore le suivi des temps de travail. Il collecte de manière homogène l’ensemble des données liées à l’activité des salariés (les EVP), qui seront ensuite nécessaires au calcul de la paie :
- congés et absences du mois,
- heures supplémentaires réalisées,
- données personnelles du salarié…
Traditionnellement un gestionnaire de paie consacre 75 % de son temps à la collecte et à la mise en forme de toutes ces informations, les 25% restant étant dédiés au traitement et contrôle.
En automatisant la gestion de la paie et plus précisément la collecte des EVP avec un SIRH, il se libère des tâches chronophages à faible valeur ajoutée. Il peut donc davantage se consacrer à la gestion du personnel et participer aux missions RH de l’entreprise.
Conseil : Encadrer la saisie des données dans le SIRH pour assurer leur fiabilité
Même le meilleur SIRH du marché ne pourra assurer la fiabilité des données envoyées en paie si elles n’ont pas été préalablement et correctement renseignées dans l’outil. Il est ainsi recommandé d’encadrer la saisie en paramétrant précisément le système.
On pourra par exemple déterminer les droits à congés et RTT de chaque collaborateur en fonction de son statut, de son ancienneté, de sa convention. Les salariés ne pourront ainsi pas poser plus de jours que ceux à quoi ils ont droit (et il n’y aura donc pas d’erreur en paie).
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Ce qui ne doit pas être automatisé et rester sous le giron d’un expert : le contrôle et l’interprétation des données
Suivre la cadence du calendrier des réformes, identifier ce qui concerne l’entreprise, prendre en compte les règles spécifiques à sa convention collective, anticiper les franchissements de seuils d’effectifs… Autant d’actions qui ne peuvent se passer des compétences et de l’expérience d’un gestionnaire de paie.
Il est donc peu judicieux de faire l’économie d’un expert pour cette partie de la production de la paie, ne serait-ce pour s’assurer que l’entreprise bénéficie des dispositifs fiscaux auxquels elle a droit ou pour éviter les erreurs qui pourraient conduire à des sanctions administratives.
Faut-il intégrer un gestionnaire de paie dans ses effectifs ?
La réponse dépend du contexte de l’entreprise et de ses spécificités. Au-delà de la taille de la société, différents critères impactent en effet ce choix :
- la complexité organisationnelle (filiales et répartition géographique),
- fonctionnelle (métiers),
- réglementaire (accord, usages, pratiques…).
A titre d’exemple, pour une entreprise dont la convention collective est complexe (ex: transports), dont l’effectif est dense (plus de 400 salariés) ou qui présente un turn over important (vacataires, emplois saisonniers…), il est recommandé de recruter un expert paie dans ses effectifs.
Pour une société dont les effectifs sont majoritairement composés de cadres en CDI et soumise à une convention simple (ex: convention Syntec), confier le calcul de la paie à un cabinet spécialisé est une option intéressante. Elle demande néanmoins à l’entreprise de s’adapter aux contraintes des outils de son partenaire pour le transfert des EVP (envoi d’une fiche navette, saisie dans une interface, exports compatibles avec le logiciel de paie du cabinet…).
Des éditeurs proposent désormais des solutions d’externalisation étendue avec des cabinets de gestion de la paie pour contourner cette problématique. Le gestionnaire externe devient alors le pilote du transfert des EVP en se connectant au SIRH de l’entreprise.
L'automatisation de la gestion de la paie en résumé
Automatiser la gestion de la paie, c’est possible, mais pas (encore) à 100%. Pour assurer la réussite du processus, il faut veiller à :
- soigner le paramétrage des outils qui collectent automatiquement les EVP pour fiabiliser les données nécessaires au calcul de la paie ;
- conserver l’expertise d’un gestionnaire de paie pour interpréter les données et s’assurer que l’entreprise respecte les réglementations en vigueur.
Les questions fréquemment posées sur l'automatisation de la paie
Comment automatiser la paie ?
L’automatisation de la paie implique d’avoir recours à des solutions informatiques pour automatiser les différents processus liés à la gestion de paie : la collecte des éléments variables de paie, le calcul de la paie, la distribution des bulletins de paie et enfin le paiement des salariés.
Voici les différentes étapes pour automatiser la gestion de paie :
- paramétrage du logiciel avec vos données selon la convention collective applicable et la réglementation légale en vigueur (et mise à jour automatique dans le logiciel) ;
- saisie ou import des éléments variables de paie par le gestionnaire de paie ;
- production automatique des fiches de paie et la mise à disposition des bulletins dématérialisés pour l’ensemble des salariés (via une notification email) ;
- paiement des salariés grâce aux intégrations bancaires dans le logiciel ;
- calcul des charges sociales et génération des déclarations obligatoires (DSN).
Quels sont les différents types de logiciels de gestion de la paie ?
Deux possibilités existent pour automatiser la gestion de paie : l’utilisation unique d’un logiciel de paie ou la mise en place d’un SIRH intégré à un logiciel de paie.
Dans le cas de l’utilisation d’un logiciel de paie, vous saisissez ou importez vos éléments variables de paie directement dans le logiciel. Ce dernier génère ensuite automatiquement les fiches de paie des salariés (étapes mentionnées dans la réponse précédente).
Une solution SIRH intervient, quant à elle, en amont du calcul de la paie par le logiciel de gestion de paie. Un SIRH n’édite pas de bulletins de salaire mais permet d’automatiser la collecte de toutes les informations nécessaires au calcul de la paie en un seul endroit. Il s’agit des éléments variables de paie liés :
- au dossier collaborateur : arrivée ou départ d’un salarié, modification de données personnelles (RIB, adresse) ;
- à la gestion des temps de travail : congés, arrêt maladie, heures supplémentaires, etc ;
- à la rémunération : augmentation de la partie fixe, prise en compte du variable (primes, commissions…).
Ces éléments sont ensuite automatiquement transférés vers le logiciel de paie soit via des connecteurs natifs (API), soit des modules d’export pré paramétrés.
