Qu’est-ce que l’automatisation RH et pourquoi la mettre en place ?

Stratégie RH

L'automatisation RH consiste à digitaliser certains processus pour faire réaliser les tâches administratives répétitives et chronophages par des solutions logicielles. La digitalisation et l’automatisation peuvent concerner tous les domaines de la gestion des RH, du recrutement à la formation, passant par la gestion du temps de travail et de la paie. 

Découvrez tous les avantages qu’offrent l’automatisation RH et comment l’intégrer dans vos processus RH.

Qu’est-ce que l’automatisation RH ?

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Temps de lecture : 10 minutes

L’automatisation RH consiste à digitaliser certains processus pour faire réaliser les tâches administratives répétitives et chronophages par des solutions logicielles. La digitalisation et l’automatisation peuvent concerner tous les domaines de la gestion des RH, du recrutement à la formation, passant par la gestion du temps de travail et de la paie. 

Découvrez tous les avantages qu’offrent l’automatisation RH et comment l’intégrer dans vos processus RH.

Qu’est-ce que l’automatisation RH ?

Table des matières

L’automatisation RH consiste à remplacer les tâches RH administratives répétitives et chronophages par des systèmes automatisés nécessitant peu ou aucune intervention humaine.

L’objectif est de digitaliser et d’optimiser des processus RH pour améliorer la productivité des équipes pour qu’elles puissent se concentrer sur l’essentiel : la gestion des talents et des compétences de l’entreprise.

L’automatisation RH impacte toute l’entreprise car au-delà de faciliter le quotidien des équipes RH et de faire économiser du temps, elle contribue souvent à améliorer l’expérience collaborateur.

La digitalisation des processus améliore la productivité et l’efficacité des RH favorisant la réduction des délais, la diminution des erreurs ou fluidifiant la communication entre les services.

L’automatisation des RH peut s’étendre à tous les processus RH du recrutement à la paie, en passant par la gestion des talents. Il s’agit de remplacer les tâches récurrentes et sujettes aux erreurs, par des solutions automatisées.

Pourquoi automatiser les processus RH ?

Pour gagner en productivité et en temps

En automatisant la gestion des RH, vous économisez du temps lié au traitement de tâches administratives. Le gain de temps est l’ajout majeur de l’automatisation de la gestion des RH, notamment dans la collecte et le classement des documents.

L’automatisation évite de remplir à plusieurs reprises les mêmes documents, de rechercher constamment un papier, de solliciter les autres pour remplir encore un formulaire, etc.

Réduire le risque d’oublis et d’erreurs humaines

La répétition de tâches complexes et chronophages – comme c’est le cas en production de paie – augmente le risque d’erreurs dans les documents. L’automatisation de certains processus RH est le pare-feu aux oublis et erreurs humaines.

Pour être en conformité avec la législation

Tous les éditeurs de logiciel RH respectent les contraintes légales afin d’être en totale conformité au code du travail et des différentes lois en vigueur, notamment la RGPD.

Les logiciels sont automatiquement mis à jour selon les dernières évolutions législatives. L’automatisation est la meilleure solution pour les équipes RH de rester en conformité avec loi, notamment dans la gestion des notes de frais et dans l’édition des bulletins de paie des salariés.

Pour centraliser et sécuriser les données du personnel

La dématérialisation des processus des ressources humaines permet de conserver tous les fichiers numériques (formulaires, documents, attestations, signatures) au même endroit, grâce au coffre-fort numérique.

Plusieurs avantages à la digitalisation : la sécurité et la confidentialité des données sont assurées, la perte de documents est limitée et l’espace physique alloué au stockage est réduit.

Pour fluidifier les échanges et la communication

Un système centralisé des documents et dossiers du personnel facilite la communication et le partage d’informations entre les services. Les collaborateurs eux-mêmes peuvent accéder et mettre à jour leurs dossiers en toute autonomie.

Tous les logiciels proposent une option d’e-signature. Ainsi, les documents importants peuvent être remplis, approuvés et retournés de manière dématérialisée, afin de raccourcir les délais.

Pour rendre votre pilotage RH plus efficace

En automatisant votre gestion RH, vous centralisez vos données, ce qui les rend consultables en temps réel. Vous pouvez personnaliser vos tableaux de bords et rapports en fonction de vos besoins.

L’analytique est une fonction essentielle de tout logiciel d’automatisation des RH. Vous pouvez visualiser et analyser vos données et indicateurs RH – ou KPI, pour prendre des décisions éclairées sur la base d’informations à jour.

L’automatisation de vos processus RH peut également vous éviter d’avoir à l’externalisation RH, et donc de sous-traiter certaines tâches administratives trop lourdes.

7 exemples d’automatisation RH

Pour commencer, voici 7 exemples d’automatisations à intégrer pour optimiser et simplifier vos processus :

Dans le recrutement

Tout le processus ne peut pas être automatisé. En revanche, vous pouvez simplifier vos échanges avec les candidats en automatisant les réponses négatives, les messages d’invitation ou encore l’enregistrement des informations personnelles dans la base de données.

L’onboarding

Un logiciel spécialisé vous permet de programmer les différentes étapes d’intégration. Le service RH suit la check-list prédéfinie, transmet les instructions au manager par mail et la nouvelle recrue reçoit le dossier administratif à compléter et signer en ligne.

L’automatisation de l’onboarding facilite ainsi la communication et les échanges de documents entre les RH, les managers et les nouveaux embauchés.

La gestion administrative

Les équipes RH doivent produire et classer de multiples documents individuels pour les salariés, tout au long de leur carrière dans l’entreprise : de l’édition du contrat de travail au solde de tout compte, en passant par toutes les attestations possibles.

Aujourd’hui avec l’automatisation, il est possible de générer tous types de documents, en seulement quelques clics, avec un logiciel correctement paramétré.

La mise à jour des dossiers salariés

Les dossiers des collaborateurs doivent constamment être mis à jour en cas de changement : déménagement, mariage, nouveau numéro de téléphone…

Digitaliser et automatiser la gestion des dossiers du personnel aide à conserver des documents à jour, en activant des notifications vous informant de la date de péremption du document (sur la visite médicale par exemple).

Certains logiciels offrent également un espace salarié personnel, ce qui permet aux collaborateurs de mettre à jour eux-mêmes leurs informations et de télécharger les justificatifs si nécessaire.

La gestion des absences et congés

La validation des congés sont des requêtes courantes, irrégulières et chronophages pour les managers. Grâce à la digitalisation, les collaborateurs peuvent désormais faire leurs demandes de congés directement sur des modules dédiés.

L’automatisation permet au manager de valider en ligne, et l’information est directement traitée par le logiciel de gestion du temps.

La gestion des notes de frais

Il en est de même pour les notes de frais, qui représentent une perte de temps considérable pour les managers et gestionnaires si elles sont traitées manuellement. Par ailleurs, le traitement automatisé limite le risque d’erreurs et de fraudes.

La génération de rapports obligatoires

L’employeur a l’obligation de produire annuellement plusieurs rapports officiels liés aux ressources humaines de l’entreprise : bilan social, bilan social individuel, index égalité femmes-hommes, etc.

Vous pouvez automatiser la collecte des données nécessaires pour créer vos tableaux de bord. La digitalisation vous garantit d’obtenir des indicateurs RH actualisés en temps réel.

Comment automatiser ses processus RH ?

Vous êtes convaincus des bénéfices à gagner à intégrer plus d’automatisation dans votre gestion RH, mais vous ne savez pas comment vous y prendre ? Voici quelques conseils pour commencer et choisir les bons outils.

Listez les processus que vous souhaitez automatiser

L’automatisation RH peut concerner tous les domaines RH, mais listez les processus par ordre de priorité. Les critères de classement peuvent être à court terme (gain de temps, économies réalisées) ou plus stratégiques, comme développer la marque employeur ou améliorer l’expérience collaborateur.

Analysez l’existant

Avant de conduire tout changement majeur, analysez les processus, les pratiques et les outils actuels de l’entreprise. L’objectif de cette étape est de bien comprendre les problématiques de votre organisation pour identifier les besoins, tant fonctionnels que techniques.

Définissez le périmètre et les objectifs du projet

Avant de déployer un logiciel, prenez le temps de rédiger un cahier des charges, qui retranscrit les besoins priorisés ainsi que les fonctionnalités requises par l’entreprise.

Un document précis et détaillé garantit la sélection d’outils SIRH adaptés à vos besoins, et donc la réussite de vos projets d’automatisation.

Comparez les différentes solutions

Vous trouverez sur le marché plusieurs logiciels RH, certains spécifiques à un domaine, d’autres plus complets. Sélectionnez un outil modulable, intuitif, et qui répond à vos besoins et contraintes, dans le respect de votre enveloppe budgétaire.

Choisissez une solution SIRH adaptée

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Les logiciels Lucca sont composés de différents modules répondant à chacune des problématiques RH : gestion du temps de travail, gestion des entretiens annuels, gestion du personnel, onboarding, gestion des congés salariés.

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