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Onboarding/Offboarding

Télétravail : 3 conseils pour réussir un onboarding à distance

Temps de lecture : 4 minutes

Réussir l’arrivée et l’intégration d’un nouveau collaborateur dans l’entreprise est déjà un challenge en temps normal, alors à distance le défi prend une autre dimension.

Comment permettre à un nouveau collaborateur en télétravail de s’imprégner de la culture de l’entreprise ? De s’intégrer dans son équipe, tout comme dans le reste de l’organisation ? D’être évalué correctement pendant sa période d’essai ?

Voici 3 conseils pour adapter votre processus d’onboarding au contexte du travail à distance.

Sommaire de l'article

1- Redoubler d’attention sur les tâches du onboarding dédiées à la logistique 

Cela peut sembler tomber sous le sens, voire trivial mais il n’y a rien de pire que d’accueillir un nouveau collaborateur avec du matériel défectueux. Problème d’accès aux outils de l’entreprise, de connexion internet, soucis de paramétrages… les raisons qui peuvent transformer le 1er jour d’un salarié à distance en vrai fiasco sont nombreuses.  Un bon moyen d’éviter les effets de bord liés à la distance est d’ajouter des tâches dédiées à la vérification des équipements et des outils dans le processus d’onboarding :
  • audit de la qualité de la connexion internet du lieu du télétravail,
  • envoi de l’équipement informatique, des codes d’accès et des identifiants personnels au salarié avant le 1er jour du contrat,
  • organisation d’une visioconférence pour présenter les outils utilisés par l’entreprise,
  • tests de connexion.
Comme vous n’allez probablement pas envoyer une imprimante et un scanner à tous vos nouveaux collaborateurs en télétravail, pensez à intégrer la signature électronique dans vos processus d’onboarding, pour leur simplifier les démarches (contrat de travail, accord de confidentialité, règlement intérieur, etc.)

Les télétravailleurs pourront ainsi se consacrer entièrement à la découverte de l’entreprise et des collègues dès leur 1er jour et n’auront pas à se soucier de problèmes logistiques. Le télétravailleur pourra ainsi se consacrer entièrement à la découverte de l’entreprise et de ses collègues dès son 1er jour.

Commencez dès votre prochaine intégration, téléchargez notre liste Excel des tâches complètes de l’onboarding en cliquant sur le bouton ci-dessous. 

« Tout était prêt avant mon 1er jour. Le matériel informatique a été envoyé à mon domicile. J’ai reçu tous les accès et j’ai pu découvrir les outils à distance. Je me suis senti attendu. C’était rassurant. »
Marc, onboardé à distance chez Lucca
Marc Malka
recruté par Lucca en mai 2020.

2- Impliquer davantage de collaborateurs dans le onboarding pour limiter l’isolement du télétravailleur

La distance peut provoquer un sentiment d’isolement chez le télétravailleur. Et c’est d’autant plus le cas lorsqu’on est nouveau dans une entreprise et qu’on ne connaît personne excepté les personnes qui nous ont recruté.

En multipliant les interlocuteurs lors du processus d’onboarding, le collaborateur se sent davantage intégré. 

Cela peut se traduire par :

  • la nomination d’un parrain (idéalement une personne d’une équipe différente) pour présenter les us et coutumes de l’entreprise,
  • l’attribution d’un référent RH dont le rôle sera de faire un suivi hebdomadaire du télétravailleur et organisera des points réguliers avec le manager,
  • l’organisation de moments informels pour permettre au télétravailleur de faire connaissance avec les autres équipes. 
« Nous utilisons l’application « Donut » sur Slack. Elle sélectionne de manière aléatoire 4 collaborateurs issus d’équipes différentes et propose des créneaux pour qu’ils se rencontrent lors d’un déjeuner ou d’un café virtuel. C’est un outil efficace pour mixer les équipes, mélanger les métiers, ou simplement découvrir la personne qui se cache derrière le collègue. »
Manon Silvain DRH chez Lucca
Manon Silvain
DRH chez Lucca

3- Fixer rapidement des objectifs à atteindre 

On pense à tort qu’il faut attendre que le collaborateur se soit acclimaté, ait eu ses premières formations pour l’intégrer sur des projets. Or, l’expertise pour laquelle vous l’avez recruté est immédiatement « opérationnelle ». Utilisez-la sans attendre et permettez-lui d’obtenir ses premières victoires en lui fixant ses premiers objectifs

On évite ainsi que le télétravailleur ne passe ses premières semaines 100% en formation, ce qui limite le risque d’isolement. Autre effet bénéfique :  le manager et le référent RH peuvent ainsi évaluer de manière objective le collaborateur au cours de sa période d’essai. Il faut toutefois veiller à adapter les objectifs au contexte du onboarding ET du travail à distance. 

« Concentrez-vous sur ce qui est réalisable et délivrable. Evaluez plutôt la production que la performance. On pourra par exemple demander à un rédacteur web de publier son premier article sur le blog de l’entreprise, ou à un chargé de clientèle de résoudre son premier ticket au support. »
Chloé Martin
Product Owner Poplee Entretiens et Objectifs

Retour d'expériences sur le onboarding à distance

Dans ce webinaire, Manon Silvain, DRH de Lucca et Marc Malka, collaborateur en télétravail complet, partagent leur retour d’expérience sur le onboarding 100% à distance pendant le confinement du printemps 2020 (27’50).

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