Comment réorganiser la vie du collaborateur quand l’entreprise opte pour le flex office ?

Pour offrir la flexibilité à laquelle ont goûté les salariés depuis la démocratisation du télétravail, les entreprises ont misé sur le flex office et on comprend pourquoi. La pratique a en effet de quoi faire rêver sur le papier : des espaces pensés pour stimuler l’innovation, une surface optimisée et évidemment des économies à la clé. Cette nouvelle organisation n’est toutefois pas sans conséquence sur la vie des équipes, les rapports managériaux, les liens sociaux. Rien de dramatique, il faut simplement avoir ces éléments en tête lorsque l’on passe en mode « flex ».

Flex office et vie du collaborateur
Temps de lecture : 10 minutes
Caroline Loisel
Nous avons interrogé Caroline Loisel, experte du futur du travail et du management, sur le sujet.
Sommaire de l'article

Le flex office : quels impacts dans la vie du collaborateur ?

Une perte de repères provoquée par un passage au flex office

Vous pensiez que la phone box était sur le point de se libérer ? Raté, votre collègue vous fait signe qu’il en a encore au moins pour une demi-heure. C’est le quotidien de (trop) de salariés travaillant dans des entreprises où l’organisation en flex office n’a pas été bien pensée.

Ajoutez à cela les allers et venues dans l’open space et le manque de proximité avec leur manager, il y a de quoi chambouler leurs repères jusqu’à leur donner le tournis. Ils doivent composer plus souvent avec l’agitation ambiante qui peut être source de déconcentration, jusqu’à impacter leur bien-être et leur productivité.

Des changements dans la relation manager - collaborateur

Opter pour le flex office signifie responsabiliser davantage les collaborateurs dans la réalisation de leurs missions quotidiennes. Exit le manager omniprésent et omniscient. Selon les espaces de travail disponibles, le collaborateur devra plus souvent officier en solo. « Collaborateur et manager doivent donc trouver d’autres moyens de communiquer pour préserver le lien. », assure Caroline Loisel.

Des modifications dans la relation intra-équipe

Les équipes doivent, elles aussi, apprendre à travailler différemment quand certains collaborateurs sont présents sur site et d’autres à distance. Pour Caroline Loisel : « La communication se fait essentiellement par écrit, bien que l’usage des messages vocaux se présente comme une alternative séduisante, car perçus comme plus chaleureux ». Les messages écrits impliquent, bien souvent, des délais de réponse plus longs et une perte de temps lors de leur rédaction. Des contraintes qui nécessitent la mise en place de solutions pour préserver la communication interne.

Comment tirer parti du flex office et améliorer la vie du collaborateur ?

Instaurer des moments de convivialité formels et informels, en présentiel

Qui dit flex office dit souvent home office une partie de la semaine. Selon Caroline Loisel « le full remote est contre productif pour l’innovation ». L’experte incite plutôt les entreprises à prévoir « au minimum une journée de full présentiel par semaine ou une tous les 15 jours. Il faudra vous assurer que toute l’équipe sera présente pour se voir et collaborer ensemble ».

Ménager des temps de travail ensemble pour favoriser l’innovation collective

Si votre organisation en flex office s’accompagne de télétravail, aménager des temps en présentiel va vous permettre d’avancer en équipe sur des ateliers de brainstorming et de collaborer en libérant l’intelligence collective. A contrario, le distanciel est idéal pour avancer sur ses tâches de fond à réaliser seul ou en réunion visio, avec 5 interlocuteurs maximum. Au-delà de ce nombre, Caroline Loisel prévient que les réunions perdront de leur efficacité. 

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Inciter les collaborateurs à partager des moments de convivialité

Plusieurs possibilités existent pour provoquer des moments de rencontres et d’échanges entre les collaborateurs.

Caroline Loisel recommande des activités telles que des murder party ou des ateliers team building originaux. A la fois pédagogiques et ludiques, elles sont idéales pour souder votre collectif, aider à mieux se connaître et tendre vers des relations plus authentiques.

Les sessions de boxe ou de yoga sont aussi de bons moyens de relâcher les tensions entre midi et deux et d’inciter les collaborateurs à tirer parti du flex office, en réduisant les contraintes perçues. Vous pouvez faire appel à un intervenant extérieur, vecteur d’énergie positive et de nouveauté, pour instaurer un rendez-vous régulier que les salariés apprécieront. Des applications existent pour faciliter l’organisation de ce type d’événements, telles que Trainme ou Gymlib.

Autre possibilité : organiser des ateliers passion au bureau, durant lesquels un collaborateur fait découvrir son activité préférée à une poignée de volontaires. Par exemple : une initiation au shōrinji kenpō (art martial japonais bien connu de tous), des cours de cuisine ou de salsa. De quoi raviver la flamme des plus réticents à un retour au bureau en mode flex office.

Miser sur des outils collaboratifs pour bien vivre le passage en flex office

L’usage d’outils adaptés au nomadisme professionnel induit par le flex office peut également aider vos équipes à mieux vivre le passage vers ce mode d’organisation du travail, sans perdre en confort ni en productivité. Selon Caroline Loisel : « Que ce soit pour trouver sa place au bureau, réserver une salle de réunion ou encore passer des moments de convivialité formels ou informels, le digital présente de multiples atouts dont il serait dommage de se priver ».

Offrir de la visibilité avec un système de réservation de salle de réunion

Pour être rassuré et s’organiser au mieux, le collaborateur doit avoir une bonne visibilité sur les disponibilités des salles de réunion. Un outil de réservation de salle lui permettra de planifier à l’avance ses réunions en présentiel, selon les espaces de travail disponibles. Certains outils permettent de savoir à l’avance qui sera présent ou non au bureau et de planifier sa semaine favorite pour gagner en temps et en sérénité organisationnelle.

Améliorer la créativité et la collaboration des équipes en réunion

Caroline Loisel recommande des outils tels que Miro ou Klaxoon pour réaliser des réunions productives et redoubler d’inventivité. La plateforme Miro propose un tableau interactif en ligne pour améliorer le travail collaboratif. Vous pourrez présenter vos nouvelles idées et rédiger vos comptes rendus simplement. Par ailleurs, Klaxoon met à disposition des outils visuels pour permettre aux utilisateurs d’animer vos ateliers de brainstorming avec des templates de design thinking.

Passer par la gamification dès que l’occasion se présente

Collock et PrevUp sont des solutions de gamification conçues pour rendre les projets de transformation plus attirants. La conduite du changement en fait partie et rien ne vaut un cadre ludique pour faire passer les bons messages ou rassembler une équipe. Pour Caroline Loisel, ces solutions permettent aussi de resserrer les liens entre collègues, de façon à préserver la cohésion d’équipe. 

Les résultats sont tellement étonnants qu’il serait dommage de limiter le recours aux activités ludiques uniquement aux moments « importants » de l’entreprise. Au contraire, intégrer la gamification dans le quotidien des salariés en mettant à disposition des jeux de société par exemple, contribue à une meilleure qualité de vie au travail. Caroline Loisel recommande, en particulier, le jeu « Insider » qui consiste à deviner le « traître » de la partie, en analysant la communication non verbale de la personne. Un bon moyen d’aiguiser les soft skills des participants avec humour.

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