Comment implanter une communauté apprenante pour renforcer sa faculté d’adaptation

Une entreprise peut comporter une pléiade de talents sans pour autant produire de bons résultats. En revanche, l’intelligence collective peut façonner de remarquables succès. Bonne nouvelle, Peter Senge, professeur de management du MIT, a introduit l’idée que n’importe quelle organisation peut apprendre collectivement et en continu. En d’autres termes, l’entreprise peut s’améliorer constamment et renforcer son adaptabilité à un environnement mouvant. De cette conception découle le knowledge management (capitaliser sur les savoirs d’une entreprise) et la mise en place de communautés apprenantes : des groupes d’échange dont les membres mettent en commun leurs perspectives et expériences hétérogènes pour répondre à un problème donné, libérer la créativité et favoriser l’émulation.

Mise en commun entre des membres aux expériences et perspectives hétérogènes pour répondre à un problème.
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Sommaire de l'article

1. Les conditions pour créer une communauté apprenante

1.1. Un prérequis : une culture d’entreprise favorable

Il serait illusoire de vouloir créer une communauté apprenante sans un socle « culturel » propre à fédérer les individus. En d’autres termes, les entreprises au fonctionnement trop vertical sont disqualifiées.
En revanche, certaines entreprises possèdent des prédispositions favorables. Notamment, celles où les collaborateurs jouissent d’une liberté d’apprendre.
Vous l’aurez compris, une communauté apprenante ne peut éclore que sur un terreau fertile : une entreprise qui valorise la prise d’initiative et la coopération. D’ailleurs, la mise en place de communauté apprenante ne tolère pas la rétention d’informations.
La prise de recul et l’acceptation des erreurs sont tout aussi indispensables. Si votre organisation a pour mantra « Cachez cet échec que je ne saurais voir », vous pouvez arrêter votre lecture ici. Car oui, la communauté apprenante doit se confronter aux limites de l’entreprise, aux problèmes et aux échecs jusqu’ici occultés. En ce sens, elle peut avoir une dimension corrosive. Ça pique ?

1.2. Identifier les connaissances détenues par l’entreprise et ses salariés

« Un vieillard qui meurt, c’est une bibliothèque qui brûle », disait Amadou Hampâté Bâ. Faites le parallèle avec les talents qui composent vos effectifs : quand un salarié s’en va, il emporte avec lui d’innombrables connaissances, des savoirs informels qui ne figurent pas dans les fiches de poste.
Par ailleurs, il est fort probable que vos équipes constituent un abondant gisement de savoirs peu exploité. Trop souvent, les entreprises ignorent la diversité des compétences de leurs salariés, soit parce qu’elles ont été acquises lors d’expériences professionnelles antérieures, soit qu’elles l’ont été en dehors du champ professionnel.
Vous pouvez profiter des entretiens d’évaluation pour recenser ses aptitudes mésestimées et pourtant présentes dans votre organisation.

1.3 Viser un champ de savoir, un périmètre de réflexion et d’action

Attention au « comité Théodule ». La communauté apprenante a besoin d’une raison d’être : la résolution d’un problème. Ce n’est pas un cercle de réflexion où pantouflent quelques esprits (plus ou moins) éclairés ni un club de partage de trucs et astuces. Son rôle est de s’attaquer à une problématique et d’y répondre. De prendre en considération de multiples perspectives sur un sujet et de chercher une (ou des) solution(s) appropriée(s).
En revanche, un périmètre de réflexion trop large pourrait noyer les membres de la communauté sous une accumulation d’informations et de retours d’expérience. Il faut oser, mais il faut aussi savoir doser.
Une fois son objectif atteint, la communauté apprenante se délite. Si vous souhaitez entretenir la dynamique, il faudra veiller à la stimuler en lui confiant un nouvel enjeu.
La communauté apprenante permet d’acquérir des savoirs et de les développer. Elle se révèle décisive dans un environnement imprévisible et turbulent.

2. Les facteurs de réussite de la communauté apprenante

2.1. L’indispensable hétérogénéité de ses membres

La diversité des membres permet l’émergence de solutions originales parce que l’on multiplie les angles de lecture sur une problématique. On dégage des lignes de force depuis un ensemble d’expériences variées et de connaissances disparates.
Pour s’assurer d’un travail en commun fécond, on veille à éviter la pression de conformité. Ce phénomène amène des participants à se taire ou à modifier leur point de vue afin d’éviter de s’exposer à la désapprobation d’autres membres, surtout en présence de figures d’autorité. En ce sens, on suggère même de « bâillonner » (temporairement) les « leaders ». L’expression de leur point de vue, en amont d’une discussion, annihile toute possibilité de désaccord.
Dans The Smart mission (2022), Edward J. Hoffman, Matthew Kohut et Laurence Prusak s’intéressent aux modes de fonctionnement de la Nasa. Les auteurs identifient de bonnes pratiques de l’agence spatiale, au premier rang desquelles figure l’importance de l’hétérogénéité des équipes. Mais aussi la nécessité d’être honnête sur ses zones d’ignorance ou l’importance de créer un environnement où personne n’a peur de dire qu’il a commis une erreur ou s’est heurté à une impasse.

2.2. Stimuler la communauté apprenante

Les membres sont différents. Pourtant ils doivent tous trouver un bénéfice à participer à la communauté. Et même y prendre du plaisir. Sans quoi, chacun retournera à ses propres activités. Ils doivent avoir un intérêt commun à travailler sur une problématique, apprendre par le partage d’expérience et leurs interactions.
Pour cette raison, il semble capital de souligner le lien entre le partage des connaissances et comment cela transforme les modes opératoires de l’entreprise.
Par ailleurs, si les connaissances produites par la communauté apprenante sont déjà disponibles facilement ailleurs, il apparaît évident que les membres n’ont aucun avantage à y participer.
L’engagement des membres de la communauté apprenante conditionne sa réussite. Dans cette optique, on peut la placer sous la responsabilité d’un animateur en mesure de distribuer la parole et d’encourager l’action de chacun.
Rappelez-vous, une transmission d’information descendante se révèle incapable de produire des solutions innovantes.
Par ailleurs, il est possible d’essayer d’impulser la participation en définissant des règles. Que chacun partage un retour d’expérience ou une observation sur la thématique de travail par exemple. Néanmoins, des règles trop coercitives deviennent souvent contreproductives.

2.3. Imprimer un rythme… sur le temps long

Pour éviter qu’une communauté apprenante ne s’essouffle, nous préconisons de fixer des rendez-vous réguliers, animer des réunions (ou ateliers), publier des contenus qui alimentent la réflexion de chacun et des synthèses des échanges.
Les avancées d’une communauté apprenante ne sont pas spontanées. La dynamique s’inscrit forcément dans la durée. On peut lui appliquer le cercle vertueux de l’amélioration continue (on planifie, on agit, on analyse et l’on ajuste).

3. Les outils pour faciliter la collaboration de la communauté apprenante et la mise à disposition des connaissances produites ici

3.1. Des écrits accessibles

Que ce soit pour les échanges entre membres de la communauté apprenante ou pour partager plus largement les savoirs avec tous les salariés, on préconise la simplicité.
Au sein de la communauté, la production de documents écrits ajoute une couche de travail non négligeable. Il est pertinent de partir des expériences de terrain, de l’opérationnel, et de s’astreindre à les synthétiser dans le but de les partager avec des individus aux parcours et connaissances variés. Cela permet une mise en commun de façon asynchrone et facilite l’accès aux ressources en amont des échanges collectifs et collaboratifs (en savoir plus sur le collaborative learning).
Du point de vue de la mise à disposition des connaissances à destination des salariés, sans verser dans la vulgarisation à outrance, il apparaît judicieux de permettre à chacun de s’emparer des savoirs. En ce sens, mieux vaut proscrire le jargon, formuler les textes simplement et les illustrer de cas pratiques.

3.2. Une plateforme d’accès aux ressources

« C’est l’expertise humaine, et non les outils techniques, qui font la réussite d’un projet », soulignent Edward J. Hoffman, Matthew Kohut et Laurence Prusak, les auteurs de The Smart mission (2022). On ne s’attardera donc pas très longtemps sur les solutions technologiques en mesure d’accompagner la communauté apprenante.
Néanmoins, on vous invite à réfléchir à la mise en place d’un Learning management system, autrement dit, un outil permettant de pérenniser les savoirs acquis par la communauté apprenante. Cette encyclopédie interne permet de sauvegarder les connaissances et de les mettre à disposition des salariés. Sous forme numérique, ces ressources peuvent évoluer avec le temps. Chez Lucca, un espace Notion fait office de « Wikipédia interne ». Il est alimenté en continu. En parallèle, une solution de formation en ligne est accessible à chacun pour élargir son champ de compétences.

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