La signature du contrat de travail marque le vrai début de la relation entre l’employeur et le salarié. Trop souvent perçue comme une formalité administrative, elle joue pourtant un rôle clé dans la sécurisation du recrutement. Faut-il la faire avant l’arrivée du collaborateur, le jour J ou après ? Découvrez à quel moment il faut signer le contrat de travail et pourquoi cette étape ne doit pas être prise à la légère.
L'article en 1 minute
- un contrat signé avant l’entrée en fonction sécurise la relation de travail et limite les risques de contentieux ;
- l’absence d’écrit prive l’entreprise d’une preuve essentielle en cas de litige ;
- la signature électronique constitue un mode de preuve valable au même titre qu’une signature manuscrite.
Pourquoi la signature du contrat de travail est-elle une étape juridique clé ?
La signature du contrat de travail marque le début de la relation contractuelle entre l’employeur et le salarié. Ce n’est pas qu’une simple formalité : c’est une sécurité juridique pour les deux parties.
Dès lors qu’un salarié commence à travailler, un contrat, même oral, est formé. Cependant, l’absence d’un écrit peut entraîner des incertitudes sur les engagements pris, les missions, la rémunération ou encore la durée du travail.
Qu’elle soit manuscrite ou électronique, la signature permet de fixer noir sur blanc tous les éléments essentiels (type de poste, clauses particulières, durée, période d’essai, congés, rémunération, temps partiel ou plein, mobilité, etc.) et de sécuriser la relation entre les deux parties.
Sans cette formalisation, il devient bien plus difficile de faire valoir ses droits en cas de litige. Du point de vue de l’entreprise, c’est aussi une manière de cadrer la collaboration dès le départ.
Quand faut-il faire signer le contrat de travail ?
Le contrat de travail doit idéalement être signé avant la prise de poste effective.
C’est la meilleure façon de sécuriser l’embauche, d’éviter les malentendus et de se prémunir contre un désistement de dernière minute.
En pratique, il est recommandé de faire signer le contrat quelques jours avant l’arrivée du salarié. Cela laisse le temps de relire, d’échanger sur les clauses et de régler les formalités administratives.
Légalement, le contrat peut être signé jusqu’au jour de l’entrée en fonction, sauf exceptions :
- le contrat doit obligatoirement être signé avant la prise de poste pour un contrat d’apprentissage ;
- pour un CDI à temps plein, l’écrit n’est pas exigé par la loi, mais il reste vivement recommandé afin de prouver les conditions convenues (poste, salaire, durée, période d’essai, etc.).
Quels sont les risques si le contrat de travail n’est pas signé avant l’arrivée du collaborateur ?
Repousser la signature du contrat de travail après l’entrée en fonction du salarié expose l’employeur à plusieurs risques juridiques et organisationnels.
Risque | Conséquences possibles |
Requalification du contrat | Un CDD ou un contrat d’intérim non signé peut être requalifié en CDI, avec toutes les obligations qui en découlent (indemnités, procédure de rupture, etc.). |
Litiges sur les conditions | Sans écrit, il devient difficile de prouver les termes convenus : rémunération, durée du travail, clauses particulières, etc. |
Annulation de clauses | Les clauses devant obligatoirement figurer dans un écrit (confidentialité, non-concurrence, période d’essai) peuvent être annulées. |
Rupture de confiance | Le salarié peut être déstabilisé par l’absence de contrat à son arrivée, ce qui nuit à son onboarding. |
Si l’employeur a l’obligation de rédiger un contrat de travail et qu’il ne le fait pas, il peut être redevable d’une amende de :
- 1 500 euros pour un contrat à temps partiel ou intermittent ;
- 3 750 euros pour un CDD ou un contrat de travail temporaire.
Quelles sont les meilleures pratiques pour sécuriser la signature du contrat de travail ?
1. Anticiper la signature
Transmettez le contrat à signer sans attendre une fois la décision d’embauche validée.
Cela permet au futur collaborateur de lire, poser ses questions et signer en toute confiance. Un contrat envoyé tôt, c’est aussi un recrutement sécurisé et une intégration plus fluide.
Bon à savoir : pensez à clôturer le processus de recrutement pour les autres candidats. Envoyez par exemple une lettre de refus de candidature aux profils non retenus pour formaliser votre décision et préserver une bonne relation candidat.
2. Favoriser la signature électronique
La signature électronique a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite.
Elle simplifie la conclusion du contrat et accélère le processus d’embauche, tout en renforçant la sécurité juridique.
Elle permet de signer en quelques clics, même à distance, d’assurer la traçabilité des échanges grâce à l’horodatage, et de centraliser facilement tous les documents signés dans un espace sécurisé.
3. Archiver le document
Une fois signé, le contrat doit être archivé de manière sécurisée, idéalement dans un coffre-fort numérique ou dans un SIRH conforme aux exigences légales.
En cas de contrôle ou de litige, cette traçabilité permet de retrouver et produire rapidement la version signée du document.
L’archivage centralisé facilite également le suivi de la vie du contrat : ajout d’avenants, évolution du poste, mobilité interne ou changement de statut.
En savoir plus sur la signature du contrat de travail
Peut-on faire signer un contrat de travail après l’arrivée d’un salarié ?
Oui, c’est possible dans certains cas.
Pour un CDI, le contrat peut être signé après l’entrée en fonction, même si cela reste déconseillé pour des raisons de sécurité juridique.
En revanche, pour un CDD ou un contrat d’intérim, la loi impose une signature dans un délai de deux jours ouvrables suivant l’embauche.
Enfin, le contrat d’apprentissage doit impérativement être signé avant la prise de poste du salarié.
Est-il obligatoire de signer un CDI par écrit ?
Sauf disposition contraire intégrée dans une convention collective, le CDI à temps plein n’a pas l’obligation d’être écrit. Toutefois, un document écrit reste fortement recommandé pour encadrer les éléments essentiels du contrat : période d’essai, durée du travail, rémunération, clauses particulières (mobilité, non-concurrence, etc.).
De même, selon l’article L 1221-2 du Code du travail, l’absence d’écrit fait naître une présomption de CDI, ce qui peut compliquer toute preuve ou contestation ultérieure.
Peut-on annuler une embauche avant la signature d’un contrat de travail ?
Oui, l’employeur comme le candidat peuvent se rétracter librement tant qu’aucun document n’a été signé.
Cependant, la situation change si une promesse d’embauche écrite ou une offre de contrat de travail acceptée a déjà été transmise. Dans ce cas, l’employeur est juridiquement engagé et une rétractation peut être assimilée à une rupture abusive.
Que se passe-t-il si le salarié ne vient pas le premier jour de travail ?
Un salarié qui ne se présente pas à son premier jour alors qu’il avait signé un contrat de travail se trouve dans une situation d’abandon de poste. Si vous n’avez pas de nouvelle du salarié dans un délai de 48 heures, envoyez-lui une mise en demeure de justifier son absence. Sans réponse de sa part, vous pouvez lui transmettre une deuxième mise en demeure quelques jours plus tard, puis envisager une sanction à son égard.
Faire signer un contrat de travail n’est pas une simple formalité administrative. C’est un acte qui fixe le cadre de la collaboration, sécurise les deux parties et instaure une relation de confiance dès le départ.
Guide : recruter en mode collectif
Découvrez des conseils concrets pour impliquer managers, professionnels RH et collaborateurs à chaque étape du processus de recrutement.