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Tech RH

Comment cartographier ses processus RH ?

Temps de lecture : 2 minutes

Qu’il s’agisse de fluidifier des tâches administratives ou de faire évoluer des méthodes, toutes les entreprises se posent la même question : comment faire et par où commencer ? La première action à mener est d’étudier vos méthodes actuelles. Et pour ce faire, nous vous proposons de vous prêter à l’exercice de la cartographie des processus RH. On vous en dit plus.

Sommaire de l'article

Une cartographie des processus RH pour identifier ses chantiers

Inspirée des techniques de co-création (ou design thinking), la cartographie des processus RH sert à visualiser les dysfonctionnements et à prioriser les chantiers à mener. Pour la réaliser, il vous suffit de réunir un groupe de travail constitué d’un panel représentatif de salariés (collaborateurs, managers, administrateurs…). 

Les pré-requis

Temps: 1h30

Nombre de participants: votre équipe projet 

Matériel: cartes ACTIONS imprimées (à retrouver à la fin de cet article), stylos et surligneurs de couleurs, ruban adhésif

Lieu: espace calme et confortable

Le déroulé

1- Présentation des règles du jeu (5 min) 

  • expliquez à votre groupe de travail le principe de ce travail et ses enjeux
  • rappelez ce qui doit être évalué   

2- Evaluation de vos méthodes (50 min)

  • affichez toutes les cartes “ACTIONS” au mur 
  • passez-les en revue l’une après l’autre
  • évaluez la pénibilité et le temps passé pour chacune d’entre elles

3- Analyse des résultats (20 min)

  • mettez en avant les points les plus bloquants et assurez-vous du consensus du groupe (sommes-nous tous d’accord que cette méthode pose problème?)
  • élaborez des pistes d’amélioration : Doit-on changer le circuit d’approbation ? Doit-on créer une boîte mail spécifique pour collecter les justificatifs pour les arrêts de travail ? etc 

4- Synthèse (15 min)

  • listez toutes les actions à faire évoluer/supprimer
  • donnez les prochaines étapes de votre projet (suppression d’étapes, recherche d’un outil…)

Conseil : Dépassez les aspects opérationnels et prenez le recul nécessaire pour revoir votre organisation au besoin : qui a accès à quoi ? qui valide quoi ? qui administre les données ?  Modifiez les attributions et rôles de chacun si cela permet de fluidifier significativement vos processus.

Ce qu'il vous faudra renseigner sur les cartes ACTIONS

NOM DE L’ACTION : Nom de l’une des étapes de votre processus de gestion des congés

PERSONNES CONCERNÉES : nommez la catégorie de collaborateurs concernée par la réalisation de cette action (collaborateur, manager, RH, DAF, entreprise externe (paie/comptabilité)…

FORME : spécifiez la forme d’exécution de cette action ( à l’oral, sur papier, via un tableur type Excel ou un logiciel spécifique…)

DURÉE & RÉCURRENCE : estimez le temps que prend la réalisation de cette action et sa récurrence de l’action (une fois par an, tous les mois, etc)

PÉNIBILITÉ : retranscrivez le ressenti des équipes (les collaborateurs sont-ils satisfaits de cette méthode?)

REMARQUES :  Qu’est-ce qui fonctionne bien ? moins bien ? Qu’est ce qui pourrait être mis en place ?

EVALUATION :  évaluez si la méthode pour mener cette action est satisfaisante, si elle a besoin d’être revue, ou s’il faut tout simplement la supprimer/l’externaliser

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