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Tech RH

Comment cartographier ses processus RH ?

Temps de lecture : 2 minutes

Qu’il s’agisse de fluidifier des tâches administratives ou de faire évoluer des méthodes, toutes les entreprises se posent la même question : comment faire et par où commencer ? La première action à mener est d’étudier vos méthodes actuelles. Et pour ce faire, nous vous proposons de vous prêter à l’exercice de la cartographie des processus RH. On vous en dit plus.

Sommaire de l'article
cartographier ses processus RH avant de mettre en place un outil

Une cartographie des processus RH pour identifier ses chantiers

Inspirée des techniques de co-création (ou design thinking), la cartographie des processus RH sert à visualiser les dysfonctionnements et à prioriser les chantiers à mener. Pour la réaliser, il vous suffit de réunir un groupe de travail constitué d’un panel représentatif de salariés (collaborateurs, managers, administrateurs…). 

Les pré-requis pour la cartographie

Temps: 1h30

Nombre de participants: votre équipe projet 

Matériel: cartes ACTIONS imprimées (à retrouver à la fin de cet article), stylos et surligneurs de couleurs, ruban adhésif

Lieu: espace calme et confortable

Télécharger le kit

Le déroulé

1- Présentation des règles du jeu (5 min) 

  • expliquez à votre groupe de travail le principe de ce travail et ses enjeux
  • rappelez ce qui doit être évalué   

2- Evaluation de vos méthodes (50 min)

  • affichez toutes les cartes “ACTIONS” au mur 
  • passez-les en revue l’une après l’autre
  • évaluez la pénibilité et le temps passé pour chacune d’entre elles

3- Analyse des résultats (20 min)

  • mettez en avant les points les plus bloquants et assurez-vous du consensus du groupe (sommes-nous tous d’accord que cette méthode pose problème?)
  • élaborez des pistes d’amélioration : Doit-on changer le circuit d’approbation ? Doit-on créer une boîte mail spécifique pour collecter les justificatifs pour les arrêts de travail ? etc 

4- Synthèse (15 min)

  • listez toutes les actions à faire évoluer/supprimer
  • donnez les prochaines étapes de votre projet (suppression d’étapes, recherche d’un outil…)

Conseil : Dépassez les aspects opérationnels et prenez le recul nécessaire pour revoir votre organisation au besoin : qui a accès à quoi ? qui valide quoi ? qui administre les données ?  Modifiez les attributions et rôles de chacun si cela permet de fluidifier significativement vos processus.

Ce qu'il vous faudra renseigner sur les cartes ACTIONS

NOM DE L’ACTION : Nom de l’une des étapes de votre processus de gestion des congés

PERSONNES CONCERNÉES : nommez la catégorie de collaborateurs concernée par la réalisation de cette action (collaborateur, manager, RH, DAF, entreprise externe (paie/comptabilité)…

FORME : spécifiez la forme d’exécution de cette action ( à l’oral, sur papier, via un tableur type Excel ou un logiciel spécifique…)

DURÉE & RÉCURRENCE : estimez le temps que prend la réalisation de cette action et sa récurrence de l’action (une fois par an, tous les mois, etc)

PÉNIBILITÉ : retranscrivez le ressenti des équipes (les collaborateurs sont-ils satisfaits de cette méthode?)

REMARQUES :  Qu’est-ce qui fonctionne bien ? moins bien ? Qu’est ce qui pourrait être mis en place ?

EVALUATION :  évaluez si la méthode pour mener cette action est satisfaisante, si elle a besoin d’être revue, ou s’il faut tout simplement la supprimer/l’externaliser

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