La généralisation des Systèmes d’Information Ressources Humaines (SIRH) dans les entreprises est aujourd’hui une réalité. La plupart des organisations ont automatisé la gestion de leurs processus administratifs, tels que la paie, la gestion des temps et des plannings. Pourtant, malgré la diversité des solutions disponibles sur le marché, une part importante des PME et ETI exprime une insatisfaction vis-à-vis de leur outil RH. Voyons ensemble quelles sont les principales causes de ce mécontentement et comment choisir un outil plus adapté à vos besoins.
Sommaire de l'article
Les principales causes d'insatisfaction
Les retours des utilisateurs mettent en lumière plusieurs points récurrents qui freinent l’adoption et l’efficacité des outils RH.
- Complexité d’utilisation et de mise en place : un outil trop compliqué peut décourager les utilisateurs et ralentir les processus.
- Coût perçu comme trop élevé : le rapport qualité/prix est un critère déterminant dans le choix d’un SIRH.
- Manque de personnalisation : les solutions trop rigides ne répondent pas toujours aux spécificités de chaque entreprise.
- Erreurs et écarts entre le SIRH et la paie : des incohérences peuvent générer des problèmes administratifs et de confiance.
- Manque d’ergonomie : une interface peu intuitive limite l’adoption par les collaborateurs.
- Service client peu réactif : un support insuffisant complique la résolution rapide des problèmes.
- Difficultés d’adaptation à la croissance ou à la complexité de l’entreprise : gestion des workflows complexes, multi-entités, internationalisation (calendriers, devises, langues).
Comment (mieux) choisir son nouvel outil : méthodes et grilles de benchmark
Le marché des solutions RH est vaste et les contrats SaaS offrent une grande flexibilité, facilitant le changement d’outil. Pour faire un choix éclairé, voici une méthode recommandée.
- Constituer une équipe projet interne : regroupez des utilisateurs finaux, managers, administrateurs de l’outil, ainsi que la DSI pour garantir une bonne intégration technique.
- Faire un état des lieux de l’outil actuel : identifiez les fonctionnalités essentielles, celles qui plaisent ou déplaisent, et celles qui manquent.
- Définir les besoins fonctionnels en lien avec la stratégie de l’entreprise : par exemple, recrutement, internationalisation, croissance externe.
- Comparer les solutions présélectionnées : analysez leurs avantages et inconvénients, réalisez des tests.
- Contacter les clients des éditeurs : recueillez leurs retours sur la qualité du service client et la satisfaction globale.
Changement d’outil RH : les points d’attention avant de se lancer
La prise en main du nouvel outil en interne
Qui dit nouvel outil, dit nouvelles habitudes, procédures et responsabilités. Or, les gens n’aiment pas le changement. C’est humain. Toutefois, le message passe d’autant plus facilement qu’il est accompagné de pédagogie.
- Expliquez le nouveau fonctionnement en illustrant par les bénéfices attendus.
- Demandez également à votre éditeur de vous fournir des supports (guides utilisateurs, vidéos, quizz à destination des utilisateurs ou managers) pour aider les collaborateurs à prendre en main l’outil en toute autonomie.
- Faites en de même avec vos prestataires externes comme les gestionnaires de paie par exemple.
Le transfert des données
Assurez-vous de récupérer et convertir correctement les historiques de paie et les données salariés dans un format compatible avec le nouveau SIRH, via fichiers d’export ou API.
La gestion du moment de bascule
Faites en sorte de déployer le nouvel outil avant la fin du contrat de l’ancien. Pour cela, renseignez-vous sur les délais de votre nouvel éditeur et dégagez du temps pour vous consacrer aux différentes étapes de déploiement (particularités et usages de votre réglementaire de paie, intégrations avec des outils tiers, collecte des données, paramétrages). Vous éviterez ainsi d’avoir 2 outils inutilisables au même moment.
Prévoyez également une période transitoire de doublon de calculs pour contrôler, identifier ou justifier les écarts en paie. Assurez-vous également de la continuité du déclaratif légal pour limiter les risques de pénalités auprès des administrations.
Faites de votre SIRH votre meilleur investissement de l’année :
- automatisez vos processus pour libérer vos équipes des tâches chronophages,
- centralisez et fiabilisez vos données pour des décisions éclairées,
- gagnez en efficacité et concentrez-vous sur ce qui compte vraiment : vos collaborateurs.