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Tech RH

Pourquoi 48% des PME et ETI ne sont pas satisfaites de leur outil RH actuel et comment y remédier

Temps de lecture : 3 minutes

L’enquête menée par myRHline pour Horoquartz en mai 2021 l’a confirmé : la mise en place de SIRH s’est généralisée. Sur les 180 PME, ETI et grands groupes interrogés, 8 décideurs sur 10 ont indiqué avoir automatisé la gestion de leurs processus administratifs (paie, gestion des temps et des plannings). 

Le marché propose aujourd’hui de nombreuses solutions, adaptées à tous secteurs d’activités et à tous les budgets. Mais, se valent-elles toutes ? L’étude “Ce que les RH attendent (vraiment) de leurs outils” menée par Empowill en février 2021 affirme le contraire. Près d’1 PME/ETI sur 2 a déclaré être insatisfaite de son outil. Voyons quelles sont les principales causes d’insatisfaction et les moyens d’y remédier.

Sommaire de l'article

Les principales causes d'insatisfaction : erreurs en paie, manque d’ergonomie, déficit de réactivité du service client

L’étude Empowill révèle dans son enquête que les principales causes d’insatisfaction des PME sont la complexité d’utilisation et de mise en place (75%), le prix trop élevé (60%), et le manque de personnalisation (50%). 

Parmi les autres sources de mécontements, nous pouvons également observer :

  • les écarts incompréhensibles entre le SIRH et la paie, 
  • le manque d’ergonomie qui freine l’utilisation de l’outil et son adoption en interne, 
  • le déficit de réactivité du service client,
  • l’impossibilité de s’adapter au développement de l’entreprise  comme les workflows complexes, les multi-entités, l’international (calendriers, devises ou langues).

Comment (mieux) choisir son nouvel outil : méthodes et grilles de benchmark

Le nombre de solutions sur le marché et la flexibilité des contrats SaaS permettent désormais aux entreprises de changer d’outils aisément. Voici comment procéder pour s’assurer de bien choisir son nouvel outil. 

1- Créer une équipe projet en interne composée d’utilisateurs finaux, de managers, de personnes destinées à administrer l’outil. Chacune ayant un rôle différent dans le processus, il faut les points de vue de tout le monde. Sans oublier la DSI garant de la bonne intégration de ce nouvel outil dans le système existant. 

2- Faire un état des lieux de l’utilisation de l’outil actuel et lister les fonctionnalités essentielles/inutiles, celles qui plaisent/déplaisent aux équipes et celles qui manquent.

3- Traduire le plan d’action de l’entreprise en besoins fonctionnels. Ex: recrutements, internationalisation, croissance externe…

4- Faire une étude comparative des quelques solutions sélectionnées ainsi que des tests. En lister les avantages et les inconvénients. 

5- Contacter les clients des éditeurs sélectionnés et les questionner sur leur niveau de satisfaction (notamment sur la qualité et la disponibilité du service client).

Nous vous avons concocté une grille de benchmark SIRH, intéressé ?

Changement d’outil RH : les points d’attention avant de se lancer

Une fois votre choix arrêté, soignez la transition entre les deux outils. Pour Guillaume Allain, Chief Product Officer chez Lucca, il est important de ne pas rater :

La prise en main du nouvel outil en interne

Qui dit nouvel outil, dit nouvelles habitudes, procédures et responsabilités. Or, les gens n’aiment pas le changement. C’est humain. Toutefois, le message passe d’autant plus facilement qu’il est accompagné de pédagogie. 

  • Expliquez, rabâchez le nouveau fonctionnement en illustrant par les bénéfices attendus. 
  • Demandez également à votre éditeur de vous fournir des supports (guides utilisateurs, vidéos, quizz à destination des utilisateurs ou managers) pour aider les collaborateurs à prendre en main l’outil en toute autonomie.
  • Faites en de même avec vos prestataires externes comme les gestionnaires de paie par exemple.

Le transfert des données

Reprenez les historiques de paie (cumuls, bulletins…) et récupérez les informations des salariés. Convertissez les données dans un format compatible avec votre nouveau SIRH et importez-les via un fichier d’export ou une API.

La gestion du moment de bascule

Faites en sorte de déployer le nouvel outil avant la fin du contrat de l’ancien. Pour cela, renseignez-vous sur les délais de votre nouvel éditeur et dégagez du temps pour vous consacrer aux différentes étapes de déploiement (particularités et usages de votre réglementaire de paie, intégrations avec des outils tiers, collecte des données, paramétrages). Vous éviterez ainsi d’avoir 2 outils inutilisables au même moment.

Prévoyez également une période transitoire de doublon de calculs pour contrôler, identifier ou justifier les écarts en paie. Assurez-vous également de la continuité du déclaratif légal pour limiter les risques de pénalités auprès des administrations.

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