Dans le cadre de la mise en place du télétravail, l’employeur doit suivre diverses réglementations : Code du Travail, conventions collectives, RGPD, etc. Voici ses droits et ses devoirs pour s’assurer que sa pratique du télétravail est en conformité avec la loi.
Télétravail : les droits de l’employeur
Refus des demandes de télétravail, modification de la pratique, surveillance de l’activité du salarié… Voyons quels sont les droits de l’employeur quant à la mise en place du télétravail dans l’entreprise.
L’employeur peut refuser la demande de télétravail d’un salarié
Le télétravail est basé sur un accord mutuel entre l’entreprise et le salarié. L’employeur peut donc refuser la demande de télétravail d’un salarié. Il doit toutefois motiver son refus par écrit en détaillant les raisons invoquées :
- incapacité du salarié à télétravailler,
- organisation d’équipe incompatible,
- surcharge de travail,
- présence obligatoire,
- impératifs de sécurité et de confidentialité,
- etc.
Il est recommandé de préciser les critères d’éligibilité et les modalités d’acceptation du télétravail dans un accord ou une charte de télétravail. L’employeur ne peut en aucun cas fonder sa décision sur des motifs discriminatoires ou abusifs.
L’employeur peut imposer le télétravail en cas de force majeure
L’employeur peut, en cas de force majeure ou de situation exceptionnelle (risque épidémique, catastrophe naturelle, situation insurrectionnelle, grève, pic de pollution, etc.), imposer le télétravail. Cette exception ne peut se faire que dans le but de garantir la sécurité et la santé de ses salariés, comme ce fut le cas avec le Covid-19.
L’employeur peut revenir sur un précédent accord ou le modifier
L’employeur, au même titre que le salarié, peut renouveler, arrêter ou apporter des modifications à la pratique du télétravail telle qu’elle a été définie au moment de son accord. Ces modifications doivent être formalisées par écrit et donner lieu à un nouvel avenant au contrat du salarié.
L’employeur a le droit de surveiller la navigation internet de ses salariés
Non seulement l’employeur a le droit de surveiller la navigation des salariés, mais il en a également l’obligation pour justifier d’éventuelles activités illicites. En effet, l’employeur est légalement considéré comme un fournisseur d’accès à Internet (FAI) et peut être tenu responsable des actions de ses salariés.
Ainsi, les URLs consultées peuvent être enregistrées et être conservées durant un an. L’employeur n’est en revanche pas autorisé à voir ou à faire des captures d’écran du contenu des pages lorsqu’elles sont consultées par le salarié. Par exemple, l’employeur sera en mesure de voir l’URL de la messagerie personnelle mais pas son contenu. Il doit également informer les salariés avant la mise en application de ces dispositifs.
Télétravail : les obligations de l’employeur
La pratique du télétravail implique le respect de diverses réglementations: égalité de traitement des salariés, droit à la déconnexion, RGPD, santé et sécurité au travail… Voyons en détail quelles sont les obligations de l’employeur.
L’employeur a un devoir d’égalité de traitement envers les salariés
L’employeur est tenu de respecter les mêmes obligations vis-à-vis des télétravailleurs que des salariés sur site. Les salariés à distance doivent donc bénéficier des mêmes avantages légaux et conventionnels que les autres : tickets restaurants, entretiens professionnels, droits à la formation…
L’employeur doit informer ses salariés
Pour être opposable au salarié, l’accord de branche ou l’accord d’entreprise relatif au télétravail doit être connu des salariés et du CSE. L’employeur doit aviser les salariés de la possibilité de consulter un exemplaire de cet accord ou rendre disponible le texte par quelques moyens que ce soit.
Lorsqu’il n’y a pas d’accord, la charte télétravail et la charte informatique doivent figurer au sein du contrat du travail et au sein d’un règlement intérieur ou d’une charte annexée au règlement intérieur pour avoir une valeur juridique. L’employeur devra prouver qu’un exemplaire du règlement a bien été remis au salarié.
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L’employeur doit respecter le droit à la déconnexion des salariés
L’entreprise doit indiquer précisément au salarié en télétravail les plages horaires au cours desquelles il doit rester joignable et ne pas le contacter en dehors. En complément, l’employeur peut sensibiliser le salarié aux bonnes pratiques quant à l’utilisation des outils numériques (ex: paramétrage des outils pour un arrêt automatique des notifications en dehors des horaires de bureau) pour prévenir les risques psycho-sociaux.
L’employeur doit suivre les prérogatives du RGPD dans la pratique du télétravail
Le RGPD, dans la continuité de la loi Informatique et Libertés, impose à l’employeur de respecter trois grands principes : licéité, loyauté et transparence.
Dans le cadre de la mise en place d’un dispositif de contrôle des données du salarié à distance, l’employeur doit faire intervenir le Délégué à la protection des données de l’entreprise afin d’informer les salariés de l’utilisation et de la protection de leurs données personnelles :
- Finalité attendue du traitement ;
- Justification légale du dispositif ;
- Nom du responsable de traitement ;
- Destinataire des données ;
- Durée de conservation ;
- Rappel des droits d’opposition, d’accès, de rectification et d’oubli ;
- Rappel de la possibilité de faire un recours auprès de la CNIL.
Les moyens techniques n’existent pas toujours pour identifier le caractère personnel des échanges. C’est par exemple le cas des conversations sur messagerie instantanée. La Cour européenne des droits de l’homme invite ici les juridictions nationales à examiner :
- l’étendue de la surveillance opérée par l’employeur ;
- le degré d’intrusion dans la vie privée ;
- les motifs invoqués de la surveillance.
Les modalités de suivi des temps de travail et de l’activité en télétravail devront être précisées dans un accord ou une charte.
L’employeur doit équiper les salariés en télétravail
L’employeur a une obligation de moyens auprès de ses salariés. En principe, l’employeur est donc chargé de fournir les équipements nécessaires au télétravail. Aussi, le télétravailleur doit-il pouvoir disposer d’un équipement mobilier et informatique suffisant pour mener à bien sa mission et respecter les règles de santé au travail même à distance.
Même lorsque le télétravail régulier est mis en place à l’initiative du salarié, l’employeur doit fournir les équipements nécessaires à l’exercice du télétravail, sauf si le télétravailleur utilise son propre équipement. L’entreprise peut également autoriser les salariés à utiliser leurs supports personnels en télétravail.
Dans le cas où le salarié utilise ses propres équipements à des fins professionnelles, les frais engagés pour l’utilisation de ces outils sont considérés comme des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi. À ce titre, ils lui sont remboursés et ils sont exclus de l’assiette de cotisations de Sécurité sociale. Le remboursement de ces dépenses peut s’effectuer sur la base des frais réellement engagés ou sur la base d’une allocation forfaitaire.
Une politique Bring Your Own Device doit également être mise en place pour protéger les données de l’entreprise. Il est fortement recommandé d’instaurer un cloisonnement de comptes et de sécuriser l’outil du télétravailleur. L’employeur reste quoiqu’il arrive le responsable de traitement des données de l’entreprise.
L’employeur doit protéger la santé et la sécurité des télétravailleurs
Un employeur doit assurer la sécurité et la santé des salariés, même s’ils ne travaillent pas dans les locaux de l’entreprise. Cela concerne essentiellement l’ergonomie du mobilier, la qualité du matériel et la prévention des risques psycho-sociaux.
L’employeur peut également transmettre au salarié un récapitulatif des normes de sécurité et s’assurer que le lieu de télétravail est en conformité. Enfin, l’entreprise peut fournir la liste des salariés à distance aux services de santé au travail pour qu’ils puissent bénéficier d’un suivi spécifique à la pratique du télétravail (travail sur écran, posture, déconnexion…).
Bon à savoir : un mal de dos lié à la posture habituelle de travail du salarié, apparu de manière progressive, ne présente pas le caractère soudain nécessaire à la qualification d’accident du travail. Quant à une éventuelle reconnaissance de ce type de douleurs dorsales en tant que maladie professionnelle, ce n’est pas envisageable en l’état actuel des tableaux des maladies professionnelles.
Pourquoi n’êtes-vous toujours pas à l’aise avec le télétravail ?
“78% des français sont séduits par le modèle hybride”, “68% des entreprises françaises sont convaincues que les gains de productivité engendrés par le télétravail peuvent être pérennisés une fois la pandémie terminée”…
Mais depuis que l’Etat a levé l’obligation de télétravailler, vous êtes bien plus à l’écoute des 22% de salariés qui regrettent la machine à café. En d’autres termes, le télétravail c’est bien mais, chez les autres.
Organisation, culture d’entreprise, ou plus vraisemblablement changement d’habitudes, vos raisons sont sans doute légitimes, du moins à vos yeux. Il s’agit toutefois du sens de l’histoire. Ces nouvelles formes de travail seront la norme de demain. Pour gérer cette transformation plus sereinement, il va donc falloir briser quelques idées reçues :
- De la mise en place du télétravail et de l’insatisfaction générale
- Lorsque la distance est là, le travail en équipe s’effrite.
- Quand le manager est à distance, les télétravailleurs dansent
Rappel des obligations du salarié en télétravail
Le salarié en situation de télétravail a aussi des obligations qu’il convient de rappeler dans son contrat, un accord d’entreprise ou à défaut dans une charte.
Le télétravailleur doit respecter ses horaires et ses plages de disponibilités
Le télétravailleur doit respecter les plages horaires durant lesquelles il doit être joignable par l’entreprise ainsi que les durées maximales quotidiennes et hebdomadaires, et les temps de repos. Le salarié sous convention en forfait jours n’est pas soumis à l’horaire collectif de travail mais doit tout de même respecter ses temps de repos.
Un outil de suivi des temps de travail permet de respecter les réglementations en vigueur et de lever des alertes auprès des managers et services RH lorsque le salarié déclare trop d’heures ou des temps de repos trop courts.
Le salarié est responsable des équipements qui lui sont remis
Le salarié doit prendre soin du matériel et utiliser les équipements mis à disposition par l’entreprise exclusivement dans le cadre de ses missions. En cas d’utilisation à des fins personnelles, des sanctions disciplinaires pourront être appliquées conformément au règlement intérieur de l’entreprise.
Pour résumer les droits et obligations de l’employeur
- de refuser la demande de télétravail d’un salarié
- d’imposer la pratique du télétravail en cas de force majeure pour assurer la sécurité et la santé des salariés
- de revenir sur un précédent accord, arrêter ou modifier la pratique du télétravail
- de surveiller l’usage du matériel et des outils confiés au salarié à distance, à condition de l’avoir prévenu en amont
- de proposer les mêmes avantages aux télétravailleurs que les salariés en travail présentiel ( (tickets restaurants, droits à la formation…)
- d’informer les salariés des modalités de mise en place du télétravail et des dispositifs de contrôle et de collecte de données
- de respecter le droit à la déconnexion et la vie privée des télétravailleurs
- d’assurer la santé et la sécurité des télétravailleurs
- de donner les moyens aux télétravailleurs de mener à bien leurs missions (équipements, outils, formation…)
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