Une étude de la Global Business Travel Association parue en octobre 2015 dresse un panorama mondial des pratiques de gestion des notes de frais. Cette étude est émaillée de statistiques très intéressantes sur les processus en vigueur dans les entreprises : le taux d’équipement en logiciels de gestion des notes de frais, la diffusion des pratiques de dématérialisation des justificatifs, etc.

L’étude annonce toutefois que le coût de traitement moyen d’une note de frais, portant sur une unique nuit d’hôtel, s’élèverait à 53 €. Le temps de traitement de cette même note de frais est estimé à 20 minutes.

Traduisons-le en coût salarial : 53 € pour 20 minutes de temps de traitement, cela représente un taux horaire de 159 €. Avec une hypothèse de 1 600 heures travaillées par an, des charges sociales et des frais généraux représentant 50% du coût total, cela correspond à un très confortable salaire brut annuel de 127 000 €

Par ailleurs, sur un échantillon de près de 50 000 nuitées, nous avons relevé qu’une nuit d’hôtel déclarée en note de frais en France coûte 91,70 €.

Le coût de gestion représenterait alors plus de la moitié de la note de frais. L’estimation n’est donc pas très crédible.

Il n’est pas impossible que certaines des entreprises sondées aient inclus le prix de la chambre d’hôtel dans leur estimation du coût. Ces 53 € ne représenteraient alors pas uniquement des coûts de traitement.

Les estimations de coûts de gestion servent souvent à évaluer le ROI escompté d’un logiciel de note de frais ou d’un projet de conduite du changement. Cette information est donc précieuse pour le décideur.

Dans un prochain article, nous vous proposerons des indicateurs permettant d’estimer les gains à retirer de l’amélioration de votre gestion des notes de frais. Remplissez le formulaire ci-dessous pour être informé(e) de sa publication.



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