L’arrivée d’un salarié dans une entreprise est stratégique. Elle entérine le recrutement, fidélise et engage un talent sur le long terme. Force est de constater que la tâche n’est pas aisée. Selon une étude Deloitte menée en 2014, 4% des salariés mettent fin à leur période d’essai le 1er jour du contrat et plus de 20% quittent l’entreprise au cours du 1er mois.

Si l’onboarding est déjà un challenge en présentiel, le faire à distance est un vrai défi. En effet, comment permettre à un télétravailleur :

  • de s’imprégner de la culture de l’entreprise ?
  • de s’intégrer dans son équipe, tout comme dans le reste de l’organisation ?
  • d’être évalué correctement pendant sa période d’essai ?

Voici 3 conseils pour adapter votre processus d’onboarding au contexte du travail à distance

 

1- Redoubler d’attention sur les tâches du onboarding dédiées à la logistique 

Cela peut sembler tomber sous le sens, voire trivial mais il n’y a rien de pire que d’accueillir un nouveau collaborateur avec du matériel défectueux. Non réception de l’ordinateur, problème d’accès aux outils de l’entreprise, connexion internet chaotique, soucis de paramétrages… les raisons qui peuvent transformer le 1er jour d’un salarié à distance en vrai fiasco sont nombreuses. 

Un bon moyen d’éviter les effets de bord lié à la distance est d’ajouter des tâches dédiées à la vérification des équipements et des outils dans le processus d’onboarding :

  • auditer la qualité de la connexion internet du lieu du télétravail,
  • envoyer l’équipement informatique, les codes d’accès et les identifiants personnels au salarié avant le 1er jour du contrat et d’en vérifier la bonne réception,
  • organiser une visio-conférence pour présenter les outils utilisés par l’entreprise et en expliquer le fonctionnement,
  • lui demander de se connecter et de personnaliser ses comptes avant son premier jour : télécharger sa photo, personnaliser son pseudo, écrire sa biographie pour se présenter à ses collègues…

Le télétravailleur pourra ainsi se consacrer entièrement à la découverte de l’entreprise et de ses collègues dès son 1er jour. 

Tout était prêt avant mon 1er jour. Le matériel informatique a été envoyé à mon domicile. J’ai reçu tous les accès et j’ai pu découvrir les outils à distance. Je me suis senti “attendu”.C’était rassurant.” 

Marc Malka, recruté à distance par Lucca en mai 2020.  

Pour aller plus loin : Automatiser la gestion du onboarding

Pour traiter les tâches à réaliser, le mieux est encore d’automatiser votre processus d’onboarding avec une solution qui permet de nommer vos tâches, de leur attribuer un responsable et une date d’échéance. Les plateformes les plus avancées proposent des systèmes d’alerte et de relances automatiques, de quoi s’assurer que :

  • le responsable informatique commande et paramètre le matériel, 
  • le manager élabore les formations,
  • le RH cale les entretiens de mi-période d’essai,

 

2- Impliquer davantage de collaborateurs dans le onboarding pour limiter l’isolement du télétravailleur

La distance peut provoquer un sentiment d’isolement chez le télétravailleur. Et c’est d’autant plus le cas lorsqu’on est nouveau dans une entreprise et qu’on ne connaît personne excepté les personnes qui nous ont recruté. 

En multipliant les points de contact avec des interlocuteurs variés lors du processus d’onboarding, le collaborateur se sent davantage attendu. 

Cela peut se traduire par :

  • la nomination d’un parrain (idéalement une personne d’une équipe différente) en charge de présenter la culture de l’entreprise et avec qui le télétravailleur pourra développer une relation privilégiée ,
  • l’attribution d’un référent RH dont le rôle sera de faire un suivi hebdomadaire du télétravailleur et organisera des points réguliers avec le manager ,
  • l’organisation de moments informels (jeux, e-café…) pour permettre au télétravailleur de découvrir des collègues issus d’autres équipes. 

“Nous utilisons l’application “Donut” sur Slack. Elle sélectionne de manière aléatoire 4 collaborateurs issus d’équipes différentes et propose des créneaux pour qu’ils se rencontrent lors d’un déjeuner ou d’un café virtuel. C’est un outil efficace pour mixer les équipes, mélanger les métiers… et surtout découvrir la personne qui se cache derrière le collègue.”

Manon Silvain, DRH de Lucca

Pour aller plus loin : Miser sur l’effet promo

Vous avez plusieurs recrutements simultanés ? Si cela est possible, faites démarrer les contrats le même jour et accueillez-les au même moment (au cours d’une visioconférence par exemple). En plus d’optimiser les ressources internes, les nouvelles recrues bénéficieront d’un “effet promo”. Idéal pour limiter le sentiment d’isolement du “petit nouveau” et créer une dynamique de groupe qui favorise son intégration.

 

3- Fixer rapidement des objectifs à atteindre 

On pense à tort qu’il faut attendre que le collaborateur se soit acclimaté, ait eu ses premières formations pour l’intégrer sur des projets. Or, l’expertise pour laquelle vous l’avez recruté est immédiatement « opérationnelle ». Utilisez-la sans attendre et permettez-lui d’obtenir ses premières victoires via la fixation d’objectifs atteignables

On évite ainsi que le télétravailleur ne passe ses premières semaines 100% en formation, ce qui limite le risque de désengagement. Autre effet bénéfique :  le manager et le référent RH peuvent évaluer de manière objective le travailleur à distance et décider de mettre fin ou non à sa période d’essai. Il faut toutefois veiller à adapter les objectifs au contexte du onboarding ET du travail à distance. 

“Concentrez-vous sur ce qui est réalisable et délivrable. Evaluez plutôt la production que la performance. On pourra par exemple demander à un rédacteur web de publier son premier article sur le blog de l’entreprise, ou à un chargé de clientèle de résoudre son premier ticket au support”.

Chloé Martin, Product Owner Poplee Entretiens et Objectifs

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Pour aller plus loin : Augmenter la fréquence des entretiens entre le salarié et son manager 

Une nouvelle recrue n’osera pas toujours demander des clarifications ou poser des questions spontanément à son manager. A cela s’ajoute la complexité et l’asynchronicité de la communication à distance. Pour lever tout doute, organisez des points réguliers (au moins 1 par semaine le premier mois) entre le télétravailleur et son manager pour vous assurer que l’intégration se passe bien et que les objectifs à atteindre sont bien compris.

 

Ressources complémentaires

Wébinaire : Manon Silvain, DRH de Lucca et Marc Malka, télétravailleur en full remote, partagent ici leur retour d’expérience sur le onboarding 100% à distance pendant le confinement (27’50).

Articles : 

⇒ Comment Lucca gère le onboarding de ses nouvelles recrues à distance

⇒ 7 bonnes pratiques pour mettre en place le télétravail dans son entreprise

 

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