Les réglementations encadrant la mise en place du télétravail dans les entreprises ont été tardives en France. Ce n’est qu’en 2012 que le travail à distance obtient pour la première fois un statut juridique dans le Code du Travail. Jusqu’en 2018, le télétravail devait être encadré par voie contractuelle, par un accord collectif ou à défaut une charte d’entreprise. Aujourd’hui, un « simple accord » suffit.

Ce changement, censé simplifier la pratique du télétravail, pose la question de sa formalisation et de sa mise en place. Que dit la loi sur le télétravail ? A quelle réglementation votre organisation est-elle soumise ? Quelle démarche devez-vous suivre pour border la mise en place et la pratique du télétravail au sein de votre organisation ?

Ce que dit le Code du travail au sujet du télétravail

Les dispositions légales relatives au télétravail sont prévues aux articles L. 1222-9 et suivants du Code du travail depuis la loi n° 2012-387 du 22 mars 2012 et enrichis par les ordonnances Macron de 2017. Ils précisent les points suivants :

La définition légale du télétravail

Le Code du travail définit le télétravail comme une forme d’organisation dont le travail qui aurait pu être réalisé sur site et qui s’effectue à distance, soit dès l’embauche soit ultérieurement, à l’aide des technologies de l’information et de la communication.

Cette définition étant relativement large, on observe dans la pratique différentes formes de télétravail, d’où la nécessité de définir la pratique du télétravail dans une charte d’entreprise.

Le principe d’accord mutuel

Sauf en cas de force majeure ou de situation exceptionnelle, l’employeur ne peut pas imposer le télétravail à un collaborateur. Ainsi, le refus de télétravailler ne peut être un motif de licenciement.

L’employeur peut également refuser le télétravail à l’un de ses salariés ou revenir sur un accord précédemment donné, à condition de motiver sa réponse. Prévoyez donc les possibilités de refus et de sortie du télétravail en les appuyant sur des éléments tangibles comme :

  • l’incompatibilité du télétravail avec le poste occupé,
  • le manque d’autonomie du salarié dans la réalisation de ses missions,
  • la non atteinte d’objectifs…

Un comité peut également être constitué pour statuer sur un refus incompris par un salarié.

L’obligation d’information des salariés

L’employeur est tenu d’informer ses salariés des modalités du télétravail, dont :

  • les conditions de passage en télétravail et de retour à une exécution du contrat de travail sur site,
  • les modalités d’acceptation et de mise en oeuvre du télétravail,
  • la détermination des plages horaires durant lesquelles l’employeur peut habituellement contacter le salarié en télétravail,
  • les modalités d’accès aux salariés en situation de handicap,
  • la mise en place de dispositifs, ou logiciels pour la pratique du télétravail comme le contrôle de temps de travail ou de régulation de la charge de travail.

Nous verrons plus loin quels moyens utiliser pour diffuser ces informations en interne.

L’égalité de traitement des salariés

Les salariés en télétravail bénéficient des mêmes avantages légaux et conventionnels que les salariés travaillant dans les locaux.

Néanmoins, certains points ont besoin d’être clarifiés comme la prise en charge des frais professionnels, des tickets restaurants…  Les droits et obligations des télétravailleurs devront être rappelés dans une charte ou dans les clauses du contrat des télétravailleurs.

Les modalités légales de mise en place du télétravail

Depuis 2018, un « simple accord » suffit pour mettre en place le télétravail. Il faut toutefois préalablement vérifier les modalités prévues dans l’accord si vous en dépendez pour s’assurer de respecter les droits et les obligations de l’employeur.

Votre accord de branche prévoit des dispositions spécifiques à la pratique du télétravail

Si votre organisation est en effet soumise à un accord collectif, annexé ou non à la convention collective, les modalités du télétravail sont encadrées de manière précise. Il est possible de prévoir des dispositions plus avantageuses pour le salarié dans son contrat ou dans une charte d’entreprise.

A défaut d’accord, formalisez la mise en place du télétravail par écrit

Sans réglementation spécifique à votre accord de branche ou convention collective, vous pouvez formaliser la mise en place du télétravail de différentes manières.

Par « simple écrit »

Lorsqu’un salarié demande à télétravailler de manière occasionnelle, il est préférable de formaliser votre accord ainsi que les modalités du télétravail par courrier ou email. Vous pourrez préciser la durée de la période de télétravail et rappeler les horaires auxquels le salarié peut être joint. Vous pourrez aussi détailler la mise à disposition de matériel ou la prise en charge des frais professionnels.

Si c’est l’entreprise qui l’impose, précisez la durée estimée en nombre de jours.

Par voie contractuelle

Si vous ne souhaitez autoriser le télétravail régulier qu’à un nombre restreint de salariés, encadrer la pratique du full-remote ou accorder des avantages supplémentaires à un télétravailleur, le recours au contrat ou à un avenant au contrat est plus pertinent.

Voici des clauses que vous pouvez y faire figurer :

  • Passage à la situation de télétravail ;
  • Lieu de travail et de télétravail et équipement : aménagement, mise en conformité, utilisation du matériel, prise en charges des frais professionnels ;
  • Durée de travail, plages de disponibilité et suivi des temps ;
  • Participation à la vie collective ;
  • Respect de la vie privée ;
  • Protection et confidentialité des données ;
  • Formation ;
  • Santé et sécurité ;
  • Période d’expérimentation, d’adaptation ou d’évolution du télétravail.

Par une charte élaborée par l’employeur

Que cela soit pour détailler les procédures spécifiques à l’entreprise ou apporter des dispositions plus avantageuses que celles de l’accord collectif dont vous dépendez, il est préférable de rédiger une charte de télétravail. Si en théorie l’employeur n’est pas tenu de le faire, il est recommandé de l’élaborer en collaboration avec les membres du comité social et économique.

La question du RGPD dans le télétravail

Le Règlement général sur la protection des données personnelles ne traite pas directement du télétravail. En revanche, il pose la question de la protection des données hors des murs de l’entreprise.

L’employeur est responsable du traitement des données personnelles de ses salariés, de ses clients/ prospects et de ses fournisseurs. Par conséquent, il doit adapter sa politique de protection des données pour éviter toute violation de données dans le cadre du travail à distance.

Ainsi, l’employeur devra mettre à jour la charte informatique qui pourra notamment obliger le salarié à révéler toute faille de sécurité intervenue dans le cadre du télétravail et l’inviter à être prudent lors de téléchargements, dans l’utilisation de périphériques mobiles, etc.

En parallèle, le salarié possède des droits nouveaux ou enrichis, comme le droit à une information plus claire sur l’usage de ses données, un droit d’accès amélioré et le droit à l’oubli. Dans un contexte d’usages mixtes à domicile (professionnels et personnels), l’employeur ne peut « tracker » l’activité de ses salariés de manière disproportionnées par rapport à la finalité du traitement.

La CNIL, tolérante durant la première année de mise en application, commence à durcir le ton. Les premières sanctions devraient tomber courant de l’année 2020. Pour rappel, en cas de violation de données personnelles, l’entreprise encourt une sanction pouvant s’élever jusqu’à 4 % de son chiffre d’affaires mondial.

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