Télétravail, flexi-travail, présentiel… Quelles que soient les formes d’organisation du travail présentes dans votre entreprise, vous devez décompter les temps de présence et de repos. Comment mettre en place un projet de GTA ? Comment s’assurer de l’adhésion des collaborateurs ? Un logiciel de gestion des temps se révèle indispensable pour suivre le temps de travail de vos salariés selon la réglementation en vigueur.

Qu’est-ce que la gestion du temps et des activités ?

Aussi appelée GTA, la gestion des temps et activités assure un suivi des temps de travail et des projets des salariés.

La gestion du temps de travail comprend :

  • le forfait jours ou forfait heures ;
  • le calcul des heures supplémentaires ;
  • le repos quotidien et hebdomadaire ;
  • la durée maximale de travail ;
  • les absences des salariés ;
  • ...

La gestion des activités représente l’attribution des tâches à un collaborateur ou à une équipe.

Quels sont les enjeux d’une bonne gestion du temps ?

Premier enjeu : un respect des obligations légales. D’après l’article D3171-8 du Code du travail, l’employeur doit contrôler le temps de travail de ses salariés :

  • minimum 11 heures de repos consécutives (sauf dérogations) ;
  • minimum 20 minutes de pause consécutives pour 6 heures travaillées ;
  • maximum 48 heures de travail sur une même semaine ;
  • ...

En cas de contrôle de l’inspection du travail et/ou de litiges avec un salarié, vous fournissez des preuves concrètes.

Deuxième enjeu : une fiabilisation des données. Le service des ressources humaines s’appuie sur des informations sûres et accessibles à tout moment.

Troisième enjeu : une amélioration de la productivité. Vous évitez les doubles saisies, les risques d’erreurs et autres pertes de temps (échanges d’emails, appels téléphoniques aux salariés…). En résumé, vous vous déchargez des tâches chronophages.

Quatrième enjeu : une meilleure organisation. Légalité garantie des plannings de travail, suivi simplifié des heures supplémentaires… vos reportings RH étant précis et complets, les managers optimisent la planification des projets. Une bonne gestion des temps profite à toute l’entreprise.

Comment mettre en place un projet GTA et le réussir ?

Envie de réaliser un suivi d’activité efficace au sein de votre entreprise ? Suivez ces conseils pour surmonter les éventuelles difficultés.

Les principaux freins à la mise en place d’un projet GTA

Vous ne savez pas vers quel logiciel vous tourner ? Privilégiez une solution fiable, sécurisée et qui va à l’essentiel. Suivi des temps de présence ou suivi des temps passés sur chaque activité ? Réfléchissez à vos besoins.

Vous craignez de perdre du temps en formant les salariés à un nouvel outil ? D’où la nécessité de choisir un logiciel intuitif qui propose une prise en main rapide et simple. La saisie des temps ne doit pas être une corvée.

Les salariés appréhendent le fait d’être contrôlés ? Au contraire, l’idée est de valoriser les temps de présence. Sans oublier que tous les employeurs doivent appliquer le droit à la déconnexion (en vigueur depuis le 8 août 2016). Les temps de repos et de congés sont donc respectés.

Comment s’assurer que la solution de GTA s’adapte bien aux besoins des utilisateurs ?

La collaboration de l’ensemble des salariés est essentielle dans un projet de GTA : ce sont eux qui déclarent leurs temps. Votre outil de gestion des temps et des activités doit donc remporter un fort taux d’adhésion. N’hésitez pas à questionner les collaborateurs via des sondages ou des groupes de travail. L’objectif ? Comprendre leurs attentes pour faire le meilleur choix de logiciel.

Quelles sont les différentes manières de gérer les temps et les activités ?

Suivi manuel ou suivi automatique ? Quelles sont les spécificités pour chacune des deux solutions ?

Utilisation d’un tableur

Un logiciel tableur comme Excel vous permet de créer des feuilles de temps. A vous de les mettre en page (de façon claire et intuitive) et de les paramétrer. Une fois les feuilles de temps finalisées, envoyez-les à vos salariés : chacun indique la durée effective de son travail, ses pauses, ses absences, etc.

Le tableur calcule le nombre d’heures travaillées, les heures supplémentaires et les heures manquantes.

Utilisation d’un outil spécifique

Un logiciel de GTA digitalise le suivi du temps de travail et le calcul des heures supplémentaires. Et les avantages sont nombreux :

  • gain de temps (pour le service RH mais aussi les salariés et l’entreprise dans son intégralité) ;
  • fiabilité des données ;
  • stockage sécurisé des informations ;
  • validation simple et rapide des feuilles de temps par les managers ;
  • génération d’alertes en cas de dépassement des durées légales ;
  • extraction des éléments vers votre logiciel de paie.

Plusieurs modèles de feuilles de temps vous sont proposés : à vous de les personnaliser en fonction des besoins de l’entreprise. Quid des salariés en mission extérieure ? Qu’ils soient en déplacement ou dans l’entreprise, vos collaborateurs peuvent utiliser une badgeuse virtuelle qui s’actualise en temps réel.

Toutes les entreprises sont concernées par le suivi des temps et des activités, quelle que soit leur taille. Pour gagner du temps, un projet de GTA peut être mis en place via un logiciel spécialisé. Les conditions de la réussite ? Une implication des collaborateurs et une communication sur les changements à venir au sein de l’entreprise.