Dans la gestion des ressources humaines, les données transitent souvent entre plusieurs logiciels : gestion des congés, paie, notes de frais, etc. La ressaisie manuelle d’informations d’un outil à un autre est chronophage, source d’erreurs, et n’est plus une option viable. Pour gagner en efficacité, deux grandes méthodes coexistent pour transférer ces données : les imports/exports de fichiers et les API. Découvrez dans cet article, les deux manières de transmettre de la donnée RH : les imports/exports de fichiers et les API.
Export ou import de fichiers RH : la méthode qui a fait ses preuves
La majorité des transferts de données RH s’appuie encore sur l’export de fichiers (CSV, XLS, etc.) depuis un logiciel source, puis leur import dans un logiciel cible. Cette méthode est simple à comprendre et ne nécessite pas de compétences techniques avancées.
Sommaire de l'article
Avantages
- Facilité d’utilisation pour les équipes maîtrisant les formats Excel ou CSV.
- Présente dans la plupart des logiciels RH.
- Permet un contrôle manuel du contenu avant import.
Inconvénients
- Multiples manipulations manuelles, donc risque d’erreurs humaines (formatage, oublis, doublons).
- Processus souvent chronophage.
- Transferts asynchrones, souvent à heures fixes, ce qui peut retarder la mise à jour des données.
- Pour les fichiers volumineux, l’utilisation d’un serveur FTP peut automatiser partiellement le transfert, mais reste sensible aux erreurs (fichiers manquants, corrompus).
API et données RH : bienvenue dans une nouvelle ère
Une API (Application Programming Interface) est une interface qui permet à deux applications de communiquer directement et en temps réel. Par exemple, une API peut synchroniser automatiquement les données d’un logiciel de gestion des absences avec un logiciel de paie.
Avantages
- Transfert en temps réel, donnée par donnée, sans attendre un lot complet.
- Réduction quasi totale des interventions humaines, donc moins d’erreurs.
- Possibilité de paramétrer des messages d’erreur précis (ex : utilisateur déjà existant).
- Grande agilité : création, mise à jour ou suppression automatique des comptes dans plusieurs outils à partir d’un Core RH centralisé.
- Adapté aux environnements complexes et évolutifs.
Inconvénients
- Toutes les solutions ne proposent pas d’API.
- Mise en place technique plus complexe, nécessitant souvent des compétences en développement et une configuration précise.
- Nécessite une collaboration étroite entre équipes techniques et métiers.
Nos recommandations pour un projet de transit de données RH réussi
Penser à l’hybride
Déterminez ce qui est à automatiser ou non. Par exemple, le nom d’un service ne va pas changer toutes les semaines et ne fait pas l’objet d’une automatisation contrairement à l’arrivée ou la mise à jour de nouveaux collaborateurs dans votre structure (changement d’adresse etc).
Échelonner votre projet
Impliquer un prestataire externe
Lorsque vous n’avez pas les ressources nécessaires en interne et même si vous avez un DSI en interne, assurez-vous qu’il possède les compétences nécessaires à la mise en place et l’entretien des API ou que les profils techniques internes sont disponibles.
Évaluer votre besoin
Si votre besoin se limite à automatiser des tâches redondantes et simples comme l’enregistrement des pièces jointes de vos emails dans Google Drive, il se pourrait que des outils comme la version gratuite de Zapier fasse l’affaire. Planifiez des contrôles réguliers (à 1, 3 et 6 mois) pour vérifier la cohérence des données et ajuster les paramétrages si nécessaire.
Le transfert des données RH est crucial pour gagner en efficacité et limiter les erreurs. Les imports/exports de fichiers restent simples mais limités, tandis que les API offrent une automatisation en temps réel, idéale pour les environnements complexes. Adoptez une démarche progressive et adaptée à vos besoins pour réussir votre projet.
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