API et RH : Comment gérer le transfert des données sans ressaisie ?

Tech RH

D’une solution de gestion des congés, en passant par la paie à celle qui gère les notes de frais : toutes transitent des données RH. Leur ressaisie manuelle d’un logiciel à un autre est chronophage, source d’erreurs et ne peut donc plus être une optionBénéficier d’outils SIRH permet de vous libérer du temps pour des tâches à plus hautes valeurs ajoutées. 

Découvrez dans cet article, les deux manières de transmettre de la donnée RH : les imports/exports de fichiers et les API.

API et Export de données RH
Temps de lecture : 9 minutes

Export ou import de fichiers RH, la méthode qui a fait ses preuves

Les imports de fichiers (CSV, XLS…) représentent la majorité des transferts de données pour les ressources humaines. Le fonctionnement est le suivant : pour récupérer les informations d’un logiciel A, il faut réaliser un export des données sous format .csv par exemple puis l’importer dans le logiciel B.

Sommaire de l'article

Avantages de l’export ou import de fichiers

Lorsque vous êtes à l’aise avec le format XLS ou CSV, cette action permet de maîtriser le transfert sans compétence technique et la plupart des logiciels présente cette option.

Inconvénients de l’export ou import de fichiers

De l’exportation à l’importation du fichier en passant par son formatage, cette méthodologie implique de nombreuses manipulations. Ces dernières prennent non seulement du temps mais en plus laissent place aux erreurs humaines éventuelles.

FTP pour automatiser le transfert de fichiers plus volumineux

Un serveur FTP (File Transfert Protocol) est un répertoire partagé et distant dans lequel il est possible de déposer des fichiers. Ces derniers sont ensuite consommés par un autre logiciel.

fonctionnement API rh

Un FTP permet le transfert de fichiers volumineux ainsi que la semi ou totale automatisation de l’envoi des fichiers (export et import). De l’import manuel à l’utilisation du FTP, les erreurs -souvent humaines- de transferts peuvent arriver (ex : mon fichier a disparu).

Il faut donc mettre en place une gestion des erreurs via une analyse avant import. Enfin, les transferts de fichiers sont asynchrones et à heures fixes.

Optimisez la gestion de vos données RH : découvrez toutes les bonnes pratiques dans notre guide dédié

API et données RH, bienvenue dans une nouvelle ère

Les API sont partout : dans votre application météo, pour utiliser l’appareil photo de votre Iphone depuis Instagram… Elles facilitent la vie des développeurs et des utilisateurs. Chez les RH, les API permettent de faciliter et automatiser le transfert de données collaborateurs d’un logiciel (gestion des absences) à un autre (logiciel pour la paie).

Le fonctionnement est le suivant : une API (Application Programming Interface) est une passerelle permettant à deux applications différentes (une source et une destination) de communiquer entre elles et de faciliter l’échange de données.

Avantages des API pour les RH

Les API permettent de transférer des données en temps réel. Il ne s’agit pas comme pour le FTP, d’un ‘batch’ envoyé à heures fixes. L’envoi se fait “donnée à donnée” et non pas en masse. Il est donc plus facile d’analyser s’il y a un problème et de paramétrer des messages d’erreurs :

“L’utilisateur Marc Dupont existe déjà dans votre base” – dans le cas où vous ajoutez de nouveaux utilisateurs. 

Presque plus d’intervention humaine, pas de fichier à créer s’il faut ajouter une colonne… L’API est plus agile et automatise davantage. Vous pouvez par exemple automatiser la création de comptes dans un logiciel externe (Salesforce, Office 365, Slack…) depuis la création d’un utilisateur dans un Core RH. Il suffit de fermer votre compte sur le Core RH pour clôturer tous les autres.

Inconvénients des API

Toutes les solutions ne proposent pas des API et leur mise en place originale est plus complexe (ce n’est pas un simple fichier excel). Celle-ci nécessite une configuration au minimum entre les deux logiciels jusqu’à du code.

Nos recommandations pour un projet impliquant un transit de données RH

Penser à l’hybride

Déterminez ce qui est à automatiser ou non. Par exemple, le nom d’un service ne va pas changer toutes les semaines et ne fait pas l’objet d’une automatisation contrairement à l’arrivée ou la mise à jour de nouveaux collaborateurs dans votre structure (changement d’adresse etc).

Échelonner votre projet

Il n’est pas nécessaire de tout faire lors de la première phase. Vous pouvez commencer par la création des utilisateurs puis leur mise à jour. Cela permet de ne pas solliciter toutes les équipes techniques qui auront des projets plus stratégiques ou prioritaires à gérer.

Impliquer un prestataire externe

Lorsque vous n’avez pas les ressources nécessaires en interne et même si vous avez un DSI en interne, assurez-vous qu’il possède les compétences nécessaires à la mise en place et l’entretien des API ou que les profils techniques internes sont disponibles.

Évaluer votre besoin

Si votre besoin se limite à automatiser des tâches redondantes et simples comme l’enregistrement des pièces jointes de vos emails dans Google Drive, il se pourrait que des outils comme la version gratuite de Zapier fasse l’affaire.

Bon à savoir :  Il faut prévoir un suivi régulier post reprise (à 1 mois, 3 mois, 6 mois) pour s’assurer de la cohérence des mesures prises pour accompagner le retour au travail ou les réajuster au besoin.

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