Les factures et tickets papiers scannés sont opposables à l’administration en cas de contrôle depuis le 31 mars 2017. Il est toutefois nécessaire de signer électroniquement ces documents, ce qui implique de faire appel à une autorité de certification qui relève du RGS* ou de l’eIDAS. Explications.
L'article en 1 minute
- La dématérialisation des notes de frais est légale depuis 2017 : les tickets papier scannés et signés électroniquement sont opposables à l’Urssaf et au fisc.
- Les justificatifs dématérialisés doivent être signés électroniquement ou apposés d’un cachet serveur garantissant l’intégrité du document (absence de modification).
- Deux normes garantissent la fiabilité de la signature : le RGS (français) et l’eIDAS/eIDAS v2 (européen). Depuis novembre 2024, eIDAS v2 renforce les exigences de sécurité (authentification multi-facteur, sécurité renforcée).
- L’autorité de certification doit être référencée par l’ANSSI (liste TSL) pour être acceptée par l’administration. La certification Adobe AATL offre une couche de confiance supplémentaire.
- En 2025, utiliser des solutions SaaS modernes (Docusign, Universign, Adobe Sign) facilite la conformité eIDAS v2 et offre une meilleure expérience utilisateur.
Allez à l'essentiel
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Archivage : le tout numérique est possible
Depuis 2004, les factures émises directement au format numérique, comme les justificatifs de Voyages-SNCF, pouvaient être conservées telles quelles, sans qu’il soit nécessaire de les imprimer.
Depuis le 31 mars 2017, les justificatifs de note de frais papier, scannés et archivés en bonne et due forme, suffisent également en cas de contrôle de l’Urssaf ou du fisc. L’arrêté du 23 mai 2019 a harmonisé les exigences. En 2025, le contexte réglementaire a évolué avec l’eIDAS v2 (novembre 2024), qui renforce les exigences de sécurité et d’authentification pour les signatures électroniques. L’Urssaf et le fisc reconnaissent les justificatifs dématérialisés conformes à ces nouvelles normes.
Il n’est donc plus indispensable de conserver des monceaux de facturettes dans ses placards à archives.
S’épargner l’archivage des justificatifs de note de frais
La dématérialisation à valeur probante repose sur l’intégrité des documents archivés, c’est-à-dire l’absence de modification du fichier informatique établi depuis l’original.
Pour répondre à cette exigence, il est impératif de signer électroniquement les documents ou d’y apposer un cachet serveur, qui est une signature électronique de personne morale. Dans les deux cas, on utilise un certificat électronique obtenu auprès d’une autorité de certification, qui atteste de l’identité du signataire.
La présence d’une signature électronique garantit que le document n’a pas été modifié : toute altération du document après la signature invalide cette dernière.
Le cachet serveur ou la signature électronique doivent reposer sur un certificat conforme au référentiel général de sécurité (RGS) ou, depuis 2024, au règlement eIDAS révisé (eIDAS v2, entré en vigueur en novembre 2024). L’autorité de certification doit être référencée sur la Trust-service Status List (TSL) de l’ANSSI. Les deux normes (RGS et eIDAS v2) sont désormais équivalentes et acceptées par l’administration française.
eIDAS ou RGS* : 2 normes équivalentes
RGS*. Le référentiel général de sécurité (RGS) est un cadre réglementaire français dont l’objet est « d’instaurer la confiance dans les échanges au sein de l’administration et avec les citoyens ». Il a été instauré par le décret n°2010-112 du 2 février 2010 en application de l’ordonnance n°2005-1516 du 8 décembre 2005.
Une autorité de certification accréditée RGS est donc reconnue comme fiable par les autorités françaises.
Le niveau une étoile s’applique aux certificats électroniques émis sous format logiciel, c’est-à-dire qui peuvent être utilisés pour signer sans utiliser de dispositif physique.
eIDAS. Les critères pour être référencé comme prestataire de service de confiance sur la Trust-service Status List sont posés par le règlement européen n°910/2014 du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance, dit « eIDAS ». En France, l’ANSSI certifie les autorités de confiance en application de ces critères.
Le plus : une autorité de certification référencée par Adobe
La force d’une signature électronique est liée à la fiabilité et à la notoriété de l’autorité de certification. La certification RGS* ou eIDAS sont des critères de fiabilité très forts, mais encore peu connus de tous.
Afin d’aider l’utilisateur à évaluer la qualité d’une signature électronique, l’application Acrobat Reader éditée par Adobe, l’entreprise créatrice du format PDF, est capable d’interroger une liste des autorités de certification reconnues.
Le programme Adobe Approved Trust List (AATL) établit cette liste de confiance en fonction d’exigences techniques liées aux méthodes d’identification utilisées pour le cachet serveur ou la signature électronique.
La reconnaissance AATL d’Adobe offre l’avantage de faire apparaître la mention « Signé au moyen d’une signature valable » sur les justificatifs de frais numérisés par l’intermédiaire de ces autorités de certification, lorsqu’ils sont ouverts dans Acrobat.
Checklist pour dématérialiser vos notes de frais en 2025
✅ Vérifier que votre prestataire de signature électronique est conforme eIDAS v2 ET RGS
✅ S’assurer que les justificatifs scannés bénéficient d’une signature ou d’un cachet serveur
✅ Utiliser une autorité de certification référencée par l’ANSSI (vérifiable sur la TSL)
✅ Conserver les documents signés dans un format pérenne (PDF, PDF-A)
✅ Documenter votre processus de dématérialisation (traçabilité)
✅ Tester l’ouverture des documents dans Acrobat Reader (reconnaissance AATL)
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Questions fréquentes sur les notes de frais dématérialisées
Quel est le certificat minimum obligatoire pour dématérialiser des notes de frais en 2025 ?
Un certificat conforme au RGS ou à l’eIDAS v2, délivré par une autorité de certification référencée par l’ANSSI (liste TSL). eIDAS v2 (depuis novembre 2024) impose des exigences plus strictes (authentification multi-facteur). Vérifier que votre prestataire est explicitement conforme eIDAS v2.
Faut-il absolument utiliser Adobe pour la dématérialisation des notes de frais ?
Non. Adobe n’est pas obligatoire, mais sa certification AATL offre une valeur ajoutée : elle permet à Acrobat Reader d’afficher « Signé au moyen d’une signature valable ». Des solutions alternatives (Docusign, Universign) sont parfaitement valides si elles sont conformes eIDAS v2 et ANSSI.
Quelles sont les conséquences de l'eIDAS v2 pour les entreprises dématérialisant leurs notes de frais ?
L’eIDAS v2 renforce la sécurité : obligation d’authentification qualifiée plus stricte, potentiellement avec multi-facteur. Les entreprises doivent vérifier que leur prestataire de signature électronique est à jour eIDAS v2. Les solutions obsolètes basées sur eIDAS v1 (2014) ne seront plus conformes.