Aussi appelée carte de société, la carte bancaire d’entreprise est une carte de paiement que l’entreprise accorde à certains de ses employés pour leurs dépenses professionnelles.
Quels sont les différents types de carte d’entreprise ? Combien coûtent-elles ? Comment choisir la carte la plus adaptée à mes besoins ? On fait le point.
L'article en 1 minute
- La carte bancaire d’entreprise évite au salarié d’avancer ses frais : le compte de l’entreprise est débité directement, sans procédure de remboursement.
- Quatre familles existent : carte de débit, carte virtuelle (permanente ou à usage unique), carte de crédit à débit différé, carte prépayée. Le choix dépend du profil de dépenses, pas du prix seul.
- Comptez 80 à 200 € par an et par carte chez une banque traditionnelle ; les néobanques et éditeurs de logiciels de gestion proposent des offres nettement plus basses, souvent intégrées à l’abonnement.
- La carte ne dispense jamais du justificatif : sans facture, pas de déduction de charge ni de récupération de TVA, et le remboursement peut être requalifié en salaire par l’URSSAF.
- Barèmes URSSAF 2026 : 21,40 € par repas au restaurant en déplacement, 10,40 € hors des locaux, 7,50 € sur le lieu de travail.
- Échéance majeure : au 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent être capables de recevoir des factures électroniques. L’émission suit au 1er septembre 2026 (grandes entreprises et ETI) puis au 1er septembre 2027 (PME, TPE, micro-entreprises).
- Encadrez l’usage par une charte écrite : elle sécurise juridiquement l’entreprise en cas de dépense abusive.
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Qu’est-ce qu’une carte bancaire d’entreprise ?
Contrairement aux notes de frais, la carte bancaire permet aux salariés de ne pas utiliser leurs finances personnelles pour avancer leurs dépenses professionnelles. Il n’y a donc pas de remboursement puisque le compte bancaire de l’entreprise est directement débité.
L’utilisation d’une carte bancaire d’entreprise offre ainsi les avantages suivants :
- la maîtrise des dépenses d’entreprise, car les cartes bancaires d’entreprise peuvent être plafonnées ;
- une meilleure visibilité des dépenses car elle permet une vraie distinction entre compte professionnel et compte personnel pour les salariés ;
- un gain de temps concernant les processus de remboursement. Le collaborateur continue à déclarer ses frais mais n’avance plus son argent personne ;
- l’optimisation de la gestion des dépenses d’entreprise : à chaque utilisation de la carte d’entreprise, les informations correspondantes sont enregistrées de façon dématérialisée (à noter que le collaborateur doit tout de même déclarer ses frais).
Quels collaborateurs peuvent détenir une carte d’entreprise ?
En principe, l’employeur comme les employés peuvent utiliser une carte d’entreprise. Et cela, peu importe leur fonction. L’objectif premier étant qu’ils n’aient pas à avancer de frais.
Dans les faits, l’attribution se décide selon l’exposition aux dépenses : commerciaux itinérants, techniciens en intervention, acheteurs, responsables d’équipe disposant d’un budget, collaborateurs en déplacement fréquent. Rien n’oblige l’entreprise à équiper l’ensemble de ses salariés : la carte est un outil de délégation budgétaire, à calibrer poste par poste.
Quelles dépenses peuvent être effectuées avec une carte bancaire d’entreprise ?
Une carte bancaire d’entreprise doit être exclusivement dédiée au paiement des dépenses professionnelles. Plus clairement, elle ne doit être utilisée que pour les frais engagés par l’employé dans le cadre de ses activités et pour le compte de l’entreprise.
Voici les frais professionnels les plus courants :
- les frais de repas ;
- les frais de transport ;
- les frais de péage ;
- les frais liés au télétravail ;
- les frais d’hébergement lorsque l’employé effectue une mission de plus de 24 heures en dehors des locaux de l’entreprise.
Cette liste n’est pas exhaustive. La qualification de dépenses professionnelles dépend des activités de l’entreprise.
Ce que la carte ne dispense pas : justificatifs, URSSAF et TVA
C’est le malentendu le plus fréquent : payer avec la carte de l’entreprise ne suffit pas. Le relevé bancaire n’est pas une pièce justificative comptable. Trois obligations subsistent intégralement.
Le justificatif reste obligatoire. Facture ou ticket doivent être conservés pour justifier la charge devant l’administration fiscale. Depuis l’arrêté du 23 mai 2019, ces pièces peuvent être conservées sous forme numérique, à condition de respecter les exigences de valeur probante (numérisation fidèle, horodatage, empreinte électronique). C’est ce qui permet aux collaborateurs de photographier leurs reçus et de jeter l’original papier.
Les plafonds URSSAF s’appliquent toujours. Lorsque l’entreprise verse une allocation forfaitaire plutôt qu’un remboursement au réel, l’exonération de cotisations est plafonnée. Les montants ont été revalorisés au 1er janvier 2026 :
| Situation du salarié | Plafond d’exonération 2026 | Rappel 2025 |
|---|---|---|
| Repas au restaurant, en déplacement professionnel | 21,40 € | 20,70 € |
| Repas hors des locaux de l’entreprise (chantier, etc.) | 10,40 € | 10,10 € |
| Repas sur le lieu de travail (panier-repas) | 7,50 € | 7,40 € |
Au-delà de ces seuils, la fraction excédentaire est réintégrée dans l’assiette des cotisations sociales et traitée en paie, sauf justification des dépenses réelles.
La TVA obéit à ses propres règles. Elle n’est récupérable que sur présentation d’une facture mentionnant le montant de TVA et, au-delà de 150 €, l’identité du client. Attention aux exclusions classiques : la TVA n’est pas déductible sur les frais d’hébergement engagés au profit des salariés, ni sur les véhicules de tourisme.
Quel type de carte bancaire d’entreprise choisir ?
Il existe différents types de cartes bancaires. Une entreprise peut en effet choisir entre une carte de crédit, une carte de débit, une carte prépayée et une carte virtuelle.
De plus en plus d’entreprises se tournent vers les cartes affaires pour simplifier et optimiser la gestion des dépenses. Fournir des cartes bancaires à ses employés permet de suivre leurs dépenses et de gagner du temps sur les tâches administratives : la dépense est capturée au moment où elle est engagée, et non trois semaines plus tard au moment de la saisie de la note de frais.
Pour choisir, il faut tenir compte des besoins de l’entreprise et de ses collaborateurs, des frais d’utilisation et des options disponibles.
1. Les cartes de débit pour entreprise
La carte de débit d’entreprise peut être émise par une banque ou par un éditeur de logiciels de gestion.
Avantages :
Les attributs vont varier selon son émetteur. Par exemple, elle peut être plafonnable, des contrôles supplémentaires sont paramétrables :
- typologie de marchands ;
- dépenses bloquées sur certains jours ;
- blocage si les dépenses ne sont pas justifiées si elle est connectée au logiciel de gestion.
Limites :
L’émission d’une carte physique est souvent payante et peut engendrer des frais mensuels selon l’émetteur.
Les cartes virtuelles permanentes
La carte virtuelle est une carte bancaire dématérialisée qui offre les mêmes possibilités qu’une carte physique.
Elle est utile pour les paiements en ligne (réservations de billets d’avion ou d’hôtels, etc.) et peut être intégrée sur un Wallet de téléphone portable.
Avantages
- praticité : le chef d’entreprise peut la créer, la créditer ou la bloquer en quelques clics ;
- créée et supprimée en quelques minutes, même usage et plafonds qu’une carte physique ;
- rapidité : créée et supprimée en quelques minutes, même usage et plafonds qu’une carte physique ;
- autonomie de vos salariés : les cartes sont compatibles (dans la majorité des cas) avec Apple Pay et Google Pay.
Limites
- non compatibles avec certains marchands (hôtels ou location de voiture par exemple) ;
- un frein probable à la réactivité des salariés. Ces derniers doivent systématiquement obtenir l’autorisation du chef d’entreprise avant d’effectuer des achats ;
- son utilisation peut engendrer des frais supplémentaires.
Cartes virtuelles à usage unique
La carte à usage unique permet de régler des factures fournisseurs ou des abonnements avec des prélèvements récurrents.
Avantages
- permet de garder le contrôle sur les dépenses des collaborateurs ;
- sécurité : La carte virtuelle est peu susceptible de piratage car ses paramètres sont modifiés après chaque utilisation.
Limites
La création d’une carte virtuelle à usage unique requiert une validation de la part du manager. Elle ne convient donc pas pour les dépenses imprévues et processus de paiement moins fluide.
Les cartes de crédit (ou à débit différé)
Les cartes de crédit sont les plus plébiscitées par les entreprises. Elles fonctionnent par débit différé. Elles sont adaptées aux dépenses dont le montant est fixe connus à l’avance. Le débit différé peut être sur le compte de l’entreprise ou bien sur le compte du collaborateur.
Avantages
Des services complémentaires possibles (avance de trésorerie…).
Limites
- étant donné que le débit est différé, le suivi des dépenses peut être complexe ;
- les frais relatifs à ce type de carte sont souvent élevés.
Les cartes prépayées de société
Une carte prépayée est un moyen de paiement sur lequel est placée une quantité d’argent définie. Contrairement à une carte classique, elle n’est pas directement liée au compte bancaire de l’entreprise. La carte prépayée peut être régulièrement alimentée, tous les débuts de mois par exemple. Elle peut toutefois être réapprovisionnée plus fréquemment en cas de besoin.
Avantages
- la possibilité de restreindre certains types de dépenses. L’employeur peut délimiter les dépenses autorisées ;
- pas de possibilité de découvert. Le salarié ne pourra pas dépasser le plafond de la carte.
Limites
La carte prépayée pose toutefois une limite. Ainsi, il peut être difficile d’assurer le paiement des dépenses imprévues lorsque le plafond de la carte est dépassé.
Combien coûte une carte bancaire d’entreprise ? (et pour quel ROI ?)
Comme pour les cartes bancaires personnelles, le coût d’une carte d’entreprise dépend à la fois de la banque, du type de carte et des services complémentaires.
En moyenne toutefois, comptez entre 80 euros et 200 euros par an pour votre carte bancaire d’entreprise. La facture peut encore augmenter si vous souscrivez à des services complémentaires.
Pour limiter vos coûts, vous pouvez faire jouer la concurrence entre les différents établissements bancaires. Se tourner vers les banques en lignes est aussi une alternative intéressante pour faire des économies substantielles. Ces dernières appliquent en effet des frais de gestion plus abordables en comparaison avec les banques traditionnelles. D’une manière générale, aborder la question du coût d’une carte bancaire revient à considérer le ROI de cette option par rapport aux traditionnelles notes de frais.
Le principal avantage tient dans la rationalisation des dépenses professionnelles. En utilisant une carte d’entreprise, vous pouvez fixer un plafond de dépenses. Vous conservez ainsi une maîtrise totale sur les dépenses réalisées par vos collaborateurs et limitez ainsi les abus.
En résumé, la carte bancaire d’entreprise est une alternative plus avantageuse que les notes de frais pour gérer les dépenses professionnelles. Il suffit de choisir le type de carte adapté et la banque qui répond au mieux aux besoins de votre entreprise.
Quel moyen de paiement est adapté à mes besoins ?
Notre comparatif des moyens de paiement vous permet d’analyser les moyens de paiement couramment proposés aux collaborateurs pour gérer leurs frais professionnels, des plus modernes aux plus traditionnels.
Quel moyen de paiement est adapté à mes besoins ?
Notre comparatif vous aide à analyser les moyens de paiement les plus courants pour gérer les frais professionnels.
Questions fréquentes sur la carte bancaire d'entreprise
Une carte bancaire d'entreprise est-elle obligatoire ?
Non. Aucun texte ne l’impose. L’entreprise peut continuer à fonctionner par notes de frais et remboursements. La carte est un choix d’organisation, pas une obligation légale.
Un salarié peut-il refuser de détenir une carte d'entreprise ?
Oui, en principe, sauf si la détention découle directement des fonctions définies au contrat de travail. En pratique, mieux vaut recueillir l’adhésion du collaborateur et lui faire signer la charte d’utilisation plutôt que d’imposer l’outil.
Faut-il quand même conserver les justificatifs si l'on paie par carte d'entreprise ?
Oui, impérativement. Le relevé bancaire prouve qu’un paiement a eu lieu, pas sa nature professionnelle. Sans facture, la charge est fiscalement contestable et la TVA n’est pas récupérable. L’arrêté du 23 mai 2019 autorise toutefois la conservation des justificatifs sous forme numérisée à valeur probante.
Quels sont les plafonds URSSAF applicables aux frais de repas en 2026 ?
Les plafonds d’exonération, revalorisés au 1er janvier 2026, sont de 21,40 € pour un repas au restaurant en déplacement professionnel, 10,40 € pour un repas pris hors des locaux de l’entreprise, et 7,50 € pour une restauration sur le lieu de travail. Au-delà, la fraction excédentaire est soumise à cotisations sociales.