Carte bancaire d’entreprise : qu’est-ce que c’est et comment la choisir ?

Gestion des dépenses

Aussi appelée carte de société, la carte bancaire d’entreprise est une carte de paiement que l’entreprise accorde à certains de ses employés pour leurs dépenses professionnelles.

Quels sont les différents types de carte d’entreprise ? Combien coûtent-elles ? Comment choisir la carte la plus adaptée à mes besoins ? On fait le point.

carte bancaire pour entreprise
Temps de lecture : 8 minutes

Aussi appelée carte de société, la carte bancaire d’entreprise est une carte de paiement que l’entreprise accorde à certains de ses employés pour leurs dépenses professionnelles.

Quels sont les différents types de carte d’entreprise ? Combien coûtent-elles ? Comment choisir la carte la plus adaptée à mes besoins ? On fait le point.

Sommaire

Qu’est-ce qu’une carte bancaire d’entreprise ?

Contrairement aux notes de frais, la carte bancaire permet aux salariés de ne pas utiliser leurs finances personnelles pour avancer leurs dépenses professionnelles.

Il n’y a donc pas de remboursement puisque le compte bancaire de l’entreprise est directement débité.

L’utilisation d’une carte bancaire d’entreprise offre ainsi les avantages suivants :

  • la maîtrise des dépenses d’entreprise, car les cartes bancaires d’entreprise peuvent être plafonnées.
  • une meilleure visibilité des dépenses car elle permet une vraie distinction entre compte professionnel et compte personnel pour les salariés.
  • un gain de temps concernant les processus de remboursement. Le collaborateur continue à déclarer ses frais mais n’avance plus son argent personnel.
  • l’optimisation de la gestion des dépenses d’entreprise : à chaque utilisation de la carte d’entreprise, les informations correspondantes sont enregistrées de façon dématérialisée (à noter que le collaborateur doit tout de même déclarer ses frais).

Quels collaborateurs peuvent détenir une carte d’entreprise ?

En principe, l’employeur comme les employés peuvent utiliser une carte d’entreprise. Et cela, peu importe leur fonction. L’objectif premier étant qu’ils n’aient pas à avancer de frais.

Quelles dépenses peuvent être effectuées avec une carte bancaire d’entreprise ?

Une carte bancaire d’entreprise doit être exclusivement dédiée au paiement des dépenses professionnelles. Plus clairement, elle ne doit être utilisée que pour les frais engagés par l’employé dans le cadre de ses activités et pour le compte de l’entreprise.

Voici les frais professionnels les plus courants :

  • les frais de repas,
  • les frais de transport,
  • les frais de péage,
  • les frais liés au télétravail,
  • les frais d’hébergement lorsque l’employé effectue une mission de plus de 24 heures en dehors des locaux de l’entreprise,

Cette liste n’est pas exhaustive. La qualification de dépenses professionnelles dépend des activités de l’entreprise.

Quel type de carte bancaire d’entreprise choisir ?

Il existe différents types de cartes bancaires. Une entreprise peut en effet choisir entre une carte de crédit, une carte de débit, une carte prépayée et une carte virtuelle.

Pour choisir, il faut tenir compte des besoins de l’entreprise et de ses collaborateurs, des frais d’utilisation et des options disponibles.

1. Les cartes de débit pour entreprise

La carte de débit d’entreprise peut être émise par une banque ou par un éditeur de logiciels de gestion. 

Avantages :

Les attributs vont varier selon son émetteur. Par exemple, elle peut être plafonnable, des contrôles supplémentaires sont paramétrables :

  • Typologie de marchands,
  • Dépenses bloquées sur certains jours,
  • Blocage si les dépenses ne sont pas justifiées si elle est connectée au logiciel de gestion.

Limite : 

L’émission d’une carte physique est souvent payante et peut engendrer des frais mensuel selon l’émetteur.

Les cartes virtuelles permanentes

La carte virtuelle est une carte bancaire dématérialisée qui offre les mêmes possibilités qu’une carte physique.

Elle est utile pour les paiements en ligne (réservations de billets d’avion ou d’hôtels, etc.) et peut être intégrée sur un Wallet de téléphone portable.

Avantages

  • Praticité. Le chef d’entreprise peut la créer, la créditer ou la bloquer en quelques clics. 
  • Créée et supprimée en quelques minutes, même usage et plafonds qu’une carte physique.
  • Rapidité : créée et supprimée en quelques minutes, même usage et plafonds qu’une carte physique.
  • Autonomie de vos salariés : les cartes sont compatibles (dans la majorité des cas) avec Apple pay et Google pay.

Limites

  • Non compatibles avec certains marchands (hôtels ou location de voiture par exemple).
  • Un frein probable à la réactivité des salariés. Ces derniers doivent systématiquement obtenir l’autorisation du chef d’entreprise avant d’effectuer des achats. 
  • Son utilisation peut engendrer des frais supplémentaires.

Cartes virtuelles à usage unique

La carte à usage unique permet de régler des factures fournisseurs ou des abonnements avec des prélèvements récurrents.

Avantages

  • Permet de garder le contrôle sur les dépenses des collaborateurs.
  • Sécurité : La carte virtuelle est peu susceptible de piratage car ses paramètres sont modifiés après chaque utilisation.

Limites

La création d’une carte virtuelle à usage unique requiert une validation de la part du manager. Elle ne convient donc pas pour les dépenses imprévues et processus de paiement moins fluide.

Les cartes de crédit (ou à débit différé)

Les cartes de crédit sont les plus plébiscitées par les entreprises. Elles fonctionnent par débit différé. Elles sont adaptées aux dépenses dont le montant est fixe connus à l’avance. Le débit différé peut être sur le compte de l’entreprise ou bien sur le compte du collaborateur.

Avantages

Des services complémentaires possibles (avance de trésorerie…).

Limites

  • Étant donné que le débit est différé, le suivi des dépenses peut être complexe.
  • Les frais relatifs à ce type de carte sont souvent élevés.

Les cartes prépayées de société

Une carte prépayée est un moyen de paiement sur lequel est placé une quantité d’argent définie. Contrairement à une carte classique, elle n’est pas directement liée au compte bancaire de l’entreprise. La carte prépayée peut être régulièrement alimentée, tous les débuts de mois par exemple. Elle peut toutefois être réapprovisionné plus fréquemment en cas de besoin.

Avantages

  • La possibilité de restreindre certains types de dépenses. L’employeur peut délimiter les dépenses autorisées.
  • Pas de possibilité de découvert. Le salarié ne pourra pas dépasser le plafond de la carte.

Limites

La carte prépayée pose toutefois une limite. Ainsi, il peut être difficile d’assurer le paiement des dépenses imprévues lorsque le plafond de la carte est dépassé.

Combien coûte une carte bancaire d’entreprise ? (et pour quel ROI ?)

Comme pour les cartes bancaires personnelles, le coût d’une carte d’entreprise dépend à la fois de la banque, du type de carte et des services complémentaires.

En moyenne toutefois, comptez entre 80 euros et 200 euros par an pour votre carte bancaire d’entreprise.

La facture peut encore augmenter si vous souscrivez à des services complémentaires 

Pour limiter vos coûts, vous pouvez faire jouer la concurrence entre les différents établissements bancaires. Se tourner vers les banques en lignes est aussi une alternative intéressante pour faire des économies substantielles. Ces dernières appliquent en effet des frais de gestion plus abordables en comparaison avec les banques traditionnelles.

D’une manière générale, aborder la question du coût d’une carte bancaire revient à considérer le ROI de cette option par rapport aux traditionnelles notes de frais.

Le principal avantage tient dans la rationalisation des dépenses professionnelles. En utilisant une carte d’entreprise, vous pouvez fixer un plafond de dépenses. Vous conservez ainsi une maîtrise totale sur les dépenses réalisées par vos collaborateurs et limitez ainsi les abus.

En résumé, la carte bancaire d’entreprise est une alternative plus avantageuse que les notes de frais pour gérer les dépenses professionnelles. Il suffit de choisir le type de carte adapté et la banque qui répond au mieux aux besoins de votre entreprise.

Quel moyen de paiement est adapté à mes besoins ?

Notre comparatif des moyens de paiement vous permet d’analyser les moyens de paiement couramment proposés aux collaborateurs pour gérer leurs frais professionnels, des plus modernes aux plus traditionnels.

Quel moyen de paiement est adapté à mes besoins ?

Notre comparatif des moyens de paiement vous permet d’analyser les moyens de paiement couramment proposés aux collaborateurs pour gérer leurs frais professionnels, des plus modernes aux plus traditionnels.

Articles similaires

Enregistrement comptable : comment comptabiliser les opérations des cartes bancaires ?

Gestion des dépenses

Comment créer sa charte d’utilisation d’une carte bancaire professionnelle ?

Gestion des dépenses

Comment utiliser une carte bancaire d’entreprise ? 

Gestion des dépenses

Comment prévenir l’utilisation abusive d’une carte bancaire professionnelle ?

Gestion des dépenses