Comprendre (une fois pour toutes) les indemnités kilométriques

Gestion des dépenses

Le calcul des frais kilométriques est une problématique qui déroute de nombreux salariés, notamment lorsqu’ils franchissent le seuil des 5 000 km parcourus sur l’année civile.

L’actualisation du barème kilométrique officiel pose également problème : le barème annuel est généralement publié fin février ou début mars, mais applicable rétroactivement depuis le début de l’année. Il convient donc de régulariser les frais kilométriques déjà remboursés à vos collaborateurs.

Voici donc une méthode de calcul des indemnités kilométriques qui vous ôtera définitivement cette épine du pied.

comprendre comment gérer les frais kilométriques
Temps de lecture : 7 minutes
Sommaire de l'article

Gérer les tranches du barème kilométrique

Le barème kilométrique fonctionne en pratique comme le barème progressif de l’impôt sur le revenu. Il n’est pas donc pas du tout intuitif pour la plupart d’entre nous.

Prenons l’exemple du barème applicable en 2023 aux véhicules de 5 CV fiscaux.

  • Sur les 5 000 premiers kilomètres parcourus, tout va bien. Le remboursement est calculé en multipliant la distance parcourue “d” par un taux de 0,636 € par kilomètre. Le salarié a parcouru d = 100 km, on lui rembourse 100 x 0,636 = 63,6 €.
  • À partir de 5 001 km, la formule devient plus obscure, le montant remboursé valant alors d x 0,357 €/km + 1 395 €. De nombreux salariés s’attendent donc à recevoir un remboursement de plus de 1 000 € pour le trajet qui les fait passer au-dessus du seuil.

Naturellement, cela ne fonctionne pas ainsi. Le barème ne s’applique pas par trajet, mais en regardant la distance totale parcourue depuis le début de l’année. Ces 1 395 € ajoutés au remboursement au-delà du seuil de 5 000 km servent en fait à compenser la baisse du taux de remboursement par kilomètre sur le changement de barème.

Voici donc une méthode infaillible pour calculer l’indemnité kilométrique à rembourser à un salarié au titre d’un trajet :

  • Regardez la distance totale parcourue depuis le début de l’année, y compris le nouveau trajet. Par exemple :
    • En consultant mes notes de frais du début de l’année, je vois que j’ai déjà parcouru 4 900 km.
    • Je fais un nouveau trajet de 200 km.
    • J’ai donc parcouru un total de 4 900 + 200 = 5 100 km.
  • Appliquez la formule du barème kilométrique à cette distance total, en utilisant la tranche correspondante.
    • Ma carte grise indique une puissance fiscale de 5 CV pour ma voiture.
    • Avec d = 5 100 km parcourus, je suis dans la tranche du barème entre 5 000 et 20 000 km.
    • La formule qui s’applique pour moi est donc : d x 0,357 €/km + 1 395 €
    • Le calcul me donne comme résultat un remboursement totale de  3 215,7€ d’indemnités kilométriques.
  • Regardez le montant cumulé qui été remboursé depuis le début de l’année, c’est-à-dire sans tenir compte du nouveau trajet. Il ne reste plus qu’à faire la différence entre ce deux montants pour trouver le remboursement dû au titre du nouveau trajet.

Petite curiosité : le barème renferme une surprise pour les salariés lors du changement de seuil. Un exemple, toujours pour un véhicule de 5 CV fiscaux :

  • J’ai parcouru 5 000 km depuis le début de l’année. On m’a donc remboursé un total de 5 000 x 0,636 = 3 180 €.
  • Je reprends mon véhicule personnel pour un court trajet d’un kilomètre. Le remboursement total auquel j’ai droit est alors de 5 001 x 0,357 + 1 395 = 3 180,4€.

Résultat, ce nouveau trajet m’est remboursé à haute de 0,40€. J’aurais mieux fait de marcher.

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Régulariser les indemnités kilométriques

La beauté de cette méthode de calcul est qu’elle fonctionne également lorsque le barème change en cours d’année.

Prenons un exemple :

  • Au début de l’année 2023, j’ai parcouru 100 km. Le barème 2023 n’ayant pas encore été publié à l’époque, mon employeur m’a remboursé sur la base du barème 2022.
  • J’ai donc touché 100 km x 0,603 €/km = 60,3 €.
  • Le nouveau barème kilométrique est publié fin février, le taux par kilomètre passe à 0,636 €/km.
  • Je fais un nouveau trajet de 50 km. On me le rembourse en appliquant la méthode précédente :
    • Distance totale : 100 + 50 = 150 km.
    • Montant remboursable total : 150 x 0,636 = 95,4 €.
    • Montant déjà perçu : 60,3 €.
    • Montant à rembourser pour le trajet : 95,4  – 60,3 = 35,1 €.

Si je n’avais pas appliqué cette méthode, mais simplement appliqué le remboursement du nouveau trajet avec le barème 2023, le frais kilométrique aurait simplement été de 50 x 0,603 = 30,15 €.

La dépense précédente, calculée avec le barème obsolète, n’aurait donc pas été régularisée… au désavantage du salarié.

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